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Modifications pour le document Gérer les organismes

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Organismes et préfixes
1 +Gérer les organismes
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,63 +1,137 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
4 4  
5 -= Gestion des organismes =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les **organismes** (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :
6 6  
7 -La table des organismes permet de déclarer la ou les institutions dont les inventaires seront gérés dans Flora musée
8 +* déclarer les organismes dans l’application,
9 +* définir des **préfixes d’inventaire** permettant leur coexistence,
10 +* mettre en œuvre des **restrictions d’accès** selon le musée d’appartenance,
11 +* et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
8 8  
9 -Elle permet de définir une série de paramètres utilisés pour la différenciation des numéros d\'inventaire (préfixe musée), la sécurisation des accès (ne modifier que les notices de \"mon musée\"), l\'export POP (valeurs par défait, code SMF)
13 +Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
14 +)))
10 10  
11 -X
16 +(((
17 += (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Déclarer un organisme dans Flora =
12 12  
13 -= Préfixe associé à un organisme =
19 +La table **Organismes** permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans **Flora**. Cette configuration est indispensable pour :
14 14  
15 -Dans la table des biens et des entrées le champ Préfixe musée permet de saisir des numéro d\'inventaires et numéro d\'entrée identiques, mais uniques pour chaque préfixe, c\'est ce qui permet de faire cohabiter plusieurs \'inventaires\' dans une même application
21 +* Associer un **préfixe unique** aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
22 +* Mettre en place une **sécurité d’accès** par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
23 +* Paramétrer les **exports POP**, notamment avec le **numéro d’agrément SMF** requis.
16 16  
17 -X
25 +(% class="box infomessage" %)
26 +(((
27 +Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un **code unique** pour chaque organisme (champ unique_key) identique au **code de préfixe** (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.
28 +)))
18 18  
19 -A notre que ce champ préfixe peut aussi ètre utilisé, à l\'intérieur d\'un même musée pour différencier des grands ensembles de collection ou des types de biens différents (biens empruntés pour exposition, matériel d\'étude...).
30 +Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
20 20  
21 -Les préfixes sont paramétrés dans la liste MUS_PREFIXENUMINV.lst
32 +2. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
22 22  
23 -(% class="\" %)
24 -(((
25 -Note importante : Il est conseillé de faire en sorte que la unique_key de l\'organisme soit égale au code du préfixe, car cela permet :
34 +3. Saisir les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur** Enregistrer.**
26 26  
27 -- d\'associer automatiquement le bon préfixe à la notice lors de sa création
36 +4. Vérifier la notice.
28 28  
29 -- de gérer des rôles avec des droits d\'accès sur les tables dépendantes de l\'organisme de rattachement de l\'utilisateur connecté. Créez d\'abord les notices dans la table des organismes, puis créez ensuite les préfixes avec les codes concernés
38 +[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 +
40 +
41 +[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +
43 +
44 +[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752582222630-568.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +
46 +
47 += Configurer les préfixe d'inventaire =
48 +
49 +Le champ **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
50 +
51 +Cela permet :
52 +
53 +* La **cohabitation de plusieurs inventaires** dans une même application Flora ;
54 +* La gestion distincte de **sous-ensembles de collection** au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
55 +
56 +Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs :** MUS_PREFIXENUMINV.lst**
57 +
58 +(% class="box infomessage" %)
59 +(((
60 +**Conseil technique :**
61 +Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :
62 +
63 +* L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
64 +* La gestion de **droits d’accès filtrés** par préfixe.
30 30  )))
31 31  
32 -X
67 += Activer la sécurité d'accès par organisme =
33 33  
69 +Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
34 34  
35 -= Sécurité d\'accès par organisme =
71 +== Fonctionnement ==
36 36  
37 -La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.
73 +* **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
74 +* **Photos, Vidéos, Autres documents,** **Bibliothèque, etc. :** restriction fondée sur le champ **Musée**.
38 38  
39 -Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.
76 +== Effets de la restriction ==
40 40  
41 -Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).
78 +* Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
79 +* Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
80 +* Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
81 +* Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
42 42  
43 -Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.
83 +(% class="box infomessage" %)
84 +(((
85 +**Remarques importantes :**
44 44  
45 -Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multisites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.
87 +* Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
88 +* Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
89 +* Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
90 +)))
46 46  
47 -Il ne peut ya avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.
92 +== Restreindre les accès par groupe ==
48 48  
49 -Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.
94 +Deux **rôles standard** permettent de restreindre l’accès selon le musée :
50 50  
51 -X
96 +(% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
97 +|Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
98 +|Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
52 52  
100 +(% class="box infomessage" %)
101 +(((
102 +**À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **profils utilisateurs** (individuels ou groupes) depuis l’administration des droits.
103 +)))
53 53  
54 -== Activer les restrictions d\'accès par musée pour un utilisateur ou un groupe ==
105 +
106 +)))
55 55  
56 -Deux rôles standard permettent d\'activer ces restrictions :
108 +
109 +)))|(% style="width:300px" %)(((
110 +(% class="box" %)
111 +(((
112 +**Sommaire**
57 57  
58 -**Filtre code musée sur notices **: empèchera l\'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée
114 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
115 +)))
59 59  
60 -**Filtre code musée sur tables **: empèchera l\'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée (très peu utilisé)
117 +(% class="box" %)
118 +(((
119 +**Aller plus loin**
61 61  
121 +* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
122 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
123 +)))
62 62  
63 -X
125 +(% class="box" %)
126 +(((
127 +**Icônes principales**
128 +)))
129 +
130 +(((
131 +
132 +
133 +
134 +)))
135 +)))
136 +
137 +
1748005406307-139.png
Auteur
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Contenu
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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