Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :

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* **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;

9

* **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.

10

11

Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.

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Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.

)))

(((

= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =

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== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==

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Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :

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* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.

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* **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).

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* **Adapter la grille aux types de collections**

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* **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.

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* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.

28

* **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.

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En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.

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>(% class="small" %)Exemples :

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>(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs

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>(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections : grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle

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(((

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>(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.

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(((

>(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==

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* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive

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** Gain de temps

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** Idéal pour un traitement ponctuel

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** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme

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À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.

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>(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre

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>(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).

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* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie

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** Adaptée aux usages métiers

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** Améliore la cohérence des données

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** Pensée pour une utilisation continue

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À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.

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>(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.

)))

)))

== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==

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Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :

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* **Archives** : Unités d’archives, Versements.

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* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.

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* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.

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= Créer une grille de saisie =

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La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.

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(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.

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* Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.

88

* Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).

89

* Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.

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* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.

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* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.

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)))

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== Préparer un modèle de saisie rapide ==

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Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.

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1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.

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1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**

100

1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.

101

1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.

102

1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].

103

1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.

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(% class="box successmessage" %)

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(((

107

**Bonnes pratiques : **

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Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :

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* choisissez d’abord un terme ;

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* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.

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114

Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.

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)))

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[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Créer la grille ==

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Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.

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1. (((

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**Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.

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* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).

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* Choisissez ensuite la **table cible**.

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)))

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1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.

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1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).

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1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.

151

1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.

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1. **Sauvegardez** la grille.

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(% class="box successmessage" %)

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(((

156

**Bonnes pratiques** :

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* L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.

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* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.

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)))

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162

[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Configurer les champs ==

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Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie

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|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.

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|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.

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|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.

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|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie

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190

Pour configurer un champ :

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1. **Positionnez-vous** sur le champ.

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1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.

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1. **Activez les options** nécessaires.

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1. **Sauvegardez vos choix**.

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197

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.

202

* Utilisez le style **Important** avec parcimonie.

203

* Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.

204

* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.

205

)))

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207

[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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210

[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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213

[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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216

== Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==

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218

Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.

219

220

1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.

221

1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.

222

1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.

223

1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.

224

1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.

225

1. **Appliquez **les modifications.

226

1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.

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228

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.

233

* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.

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)))

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[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

----

[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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242

243

[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Modifier une grille de saisie =

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.

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)))

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(% class="box successmessage" %)

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(((

255

**Bonnes pratiques : **

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257

* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.

258

)))

259

260

== Ajouter des champs ==

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1. Revenez dans la table concernée en mode création.

263

1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.

264

1. Fermez la notice sans l’enregistrer.

265

1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.

266

1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.

267

1. Sauvegardez la grille.

268

269

[[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

270

271

272

[[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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274

275

[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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278

[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

281

[[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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283

284

== Supprimer des champs ==

285

286

1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.

287

1. **Supprimez **le champ.

288

1. **Sauvegardez** la grille.

289

290

[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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292

293

[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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296

= Masquer ou supprimer une grille de saisie =

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298

Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :

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300

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé

301

|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.

302

|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.

303

304

(% class="box successmessage" %)

305

(((

306

**Bonnes pratiques : **

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308

* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.

309

* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.

310

* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.

311

* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.

312

)))

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314

== Masquer une grille ==

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316

1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.

317

1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.

318

1. Choisissez la **source **et la **table**.

319

1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.

320

1. **Appliquez les modifications**.

321

322

[[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

323

324

325

[[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Supprimer une grille ==

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(% class="box warningmessage" %)

334

(((

335

Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.

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)))

337

338

1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.

339

1. Sélectionnez la grille personnalisée.

340

1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.

341

342

[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

343

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345

[[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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347

348

[[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]

367

* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

368

* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

369

* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]

370

* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

376

377

__Modèle de saisie rapide__