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Version 80.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:19
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
12
13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
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17 = Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 * **Adapter la grille aux types de collections**
24 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
25 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
26 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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28 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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30 >(% class="small" %)Exemples :
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32 >(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
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34 >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
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37 >(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
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41 >(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
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43 (% class="box infomessage" %)
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45 == Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
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47 * Modèles de saisie rapide : pour une saisie ponctuelle et répétitive
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49 À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
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51 >(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
52 >(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
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58 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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60 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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62 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
63 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
64 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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66 = Créer une grille de saisie =
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68 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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70 (% class="box successmessage" %)
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72 Bonnes pratiques :
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74 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
75 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
76 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
77 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
78 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
79 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
80 )))
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82 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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84 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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86 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
87 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
88 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
89 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
90 1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
91 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
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93 (% class="box successmessage" %)
94 (((
95 **Bonnes pratiques : **
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97 Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
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99 * choisissez d’abord un terme ;
100 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
101
102 Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
103 )))
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105 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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108 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110
111 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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113
114 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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117 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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120 [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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126 == Créer la grille ==
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128 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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130 1. (((
131 **Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
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133 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
134 * Choisissez ensuite la **table cible**.
135 )))
136 1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
137 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
138 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
139 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
140 1. **Sauvegardez** la grille.
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142 (% class="box successmessage" %)
143 (((
144 **Bonnes pratiques** : 
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146 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
147 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
148 )))
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150 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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153 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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156 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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159 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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162 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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165 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
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168 == Configurer les champs ==
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170 Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
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172 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
173 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
174 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
175 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
176 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
177
178 Pour configurer un champ :
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180 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
181 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
182 1. **Activez les options** nécessaires.
183 1. **Sauvegardez vos choix**.
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185 (% class="box successmessage" %)
186 (((
187 Bonnes pratiques :
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189 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
190 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
191 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
192 * Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
193 )))
194
195 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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197
198 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199
200
201 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
205
206 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
207
208 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
209 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
210 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
211 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
212 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
213 1. **Appliquez **les modifications.
214 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
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216 (% class="box successmessage" %)
217 (((
218 Bonnes pratiques :
219
220 * **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
221 * Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
222 )))
223
224 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226 ----
227
228 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229
230
231 [[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232
233
234 = Modifier une grille de saisie =
235
236 (% class="box warningmessage" %)
237 (((
238 Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
239 )))
240
241 (% class="box successmessage" %)
242 (((
243 **Bonnes pratiques : **
244
245 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
246 )))
247
248 == Ajouter des champs ==
249
250 1. Revenez dans la table concernée en mode création.
251 1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
252 1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
253 1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
254 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
255 1. Sauvegardez la grille.
256
257 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 [[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 == Supprimer des champs ==
273
274 1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
275 1. **Supprimez **le champ.
276 1. **Sauvegardez** la grille.
277
278 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 [[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282
283
284 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
285
286 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
287
288 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
289 |**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
290 |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
291
292 (% class="box successmessage" %)
293 (((
294 **Bonnes pratiques : **
295
296 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
297 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
298 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
299 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
300 )))
301
302 == Masquer une grille ==
303
304 1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
305 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
306 1. Choisissez la **source **et la **table**.
307 1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
308 1. **Appliquez les modifications**.
309
310 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 == Supprimer une grille ==
320
321 (% class="box warningmessage" %)
322 (((
323 Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
324 )))
325
326 1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
327 1. Sélectionnez la grille personnalisée.
328 1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
329
330 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331
332
333 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334
335
336 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337
338
339
340
341 )))
342 )))|(% style="width:300px" %)(((
343 (% class="box" %)
344 (((
345 **Sommaire**
346
347 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
348 )))
349
350 (% class="box" %)
351 (((
352 **Aller plus loin**
353
354 * [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
355 * [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
356 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
357 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
358 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
359 )))
360
361 (% class="box" %)
362 (((
363 **Icônes principales**
364
365 __Modèle de saisie rapide__
366
367 * [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
368
369 * [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
370
371 * [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
372
373 * [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
374
375 __Éditeur de grilles__
376
377 * [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
378
379 * [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
380
381 * [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
382
383 * [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
384
385 * [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
386 )))
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