Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 76.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 15:48

version	line-number	content
5.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.2 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
7.1	6	Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
6.1	7
5.1	8	* standard, fournies et mises à jour par Flora ;
	9	* personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
4.1	10
69.1	11	Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standards du point de vue des utilisateurs.
6.1	12
63.1	13	Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les grilles livrées par défaut.
5.1	14	)))
4.1	15
5.1	16	(((
8.1	17	= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
5.1	18
63.1	19	Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
5.1	20
60.1	21	* Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
7.1	22	* Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
60.1	23	* Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
	24	* Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels ;
7.1	25	* Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
5.1	26
60.1	27	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
5.1	28
11.1	29	>(% class="small" %)Cas d'usage :
5.1	30
63.1	31	>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents pour un projet ou une thématique précise (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une saisie rapide et focalisée.
	32
	33	>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de rendre le chantier opérationnel et efficace, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
	34
11.1	35	(((
69.1	36	>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou des stagiaires.
10.1	37	)))
	38
9.1	39	(((
69.1	40	>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour optimiser la saisie au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
5.1	41
69.1	42	>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
17.1	43	)))
7.1	44
24.1	45	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
17.1	46
60.1	47	Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
17.1	48
	49	* Archives : Unités d’archives, Versements.
	50	* Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
	51	* Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
	52
72.1	53	= Créer une grille de saisie =
	54
	55	La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	56
	57	(% class="box successmessage" %)
	58	(((
18.1	59	Bonnes pratiques :
17.1	60
60.1	61	* Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
	62	* Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
	63	* Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
	64	* Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
	65	* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
	66	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours ajouter ou retirer des champs.
5.1	67	)))
8.1	68
27.1	69	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
8.1	70
26.1	71	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
8.1	72
60.1	73	1. Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
	74	1. Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
	75	1. Choisissez la grille complète comme référence afin de disposer de tous les champs.
26.1	76	1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
69.1	77	1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
60.1	78	1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.
18.1	79
28.1	80	(% class="box successmessage" %)
	81	(((
29.1	82	Bonnes pratiques :
	83
74.1	84	Vous pouvez pré-paramétrer les champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.) avec une valeur par défaut :
29.1	85
74.1	86	* choisissez d’abord un terme ;
60.1	87	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
74.1	88
	89	Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
28.1	90	)))
	91
26.1	92	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	93
20.1	94
26.1	95	[[//Choix de la grille de saisie Complète//>>image:1757941197364-969.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21.1	96
22.1	97
26.1	98	[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23.1	99
24.1	100
26.1	101	[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	102
	103
	104	[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105
	106
69.1	107	[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26.1	108
	109
	110	[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	111
	112
40.1	113	== Créer la grille ==
26.1	114
43.1	115	Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
26.1	116
29.1	117	1. (((
63.1	118	Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles.
26.1	119
35.1	120	* Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
29.1	121	* Choisissez ensuite la table cible.
	122	)))
63.1	123	1. Cliquez sur Créer, en bas à gauche.
60.1	124	1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (généralement la grille complète).
	125	1. Associez le modèle de saisie rapide préparé.
	126	1. Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
	127	1. Sauvegardez la grille.
28.1	128
32.1	129	(% class="box successmessage" %)
	130	(((
	131	Bonnes pratiques :
29.1	132
60.1	133	* L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
	134	* Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.
32.1	135	)))
29.1	136
38.1	137	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758014423899-928.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29.1	138
32.1	139
37.1	140	[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	141
	142
37.1	143	[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	144
	145
37.1	146	[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	147
	148
38.1	149	[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	150
	151
52.1	152	[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	153
	154
41.1	155	== Configurer les champs ==
36.1	156
60.1	157	Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
37.1	158
43.1	159	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
	160	\|(% style="width:167px" %)Champ obligatoire\|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en rouge si activé.\|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
	161	\|(% style="width:167px" %)Champ non-éditable\|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais bloqué.\|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
	162	\|(% style="width:167px" %)Style important\|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en gras.\|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
60.1	163	\|(% style="width:167px" %)Style Caché\|(% style="width:283px" %)Le champ est masqué, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.\|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
37.1	164
45.1	165	Pour configurer un champ :
38.1	166
60.1	167	1. Positionnez-vous sur le champ.
	168	1. Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
	169	1. Activez les options nécessaires.
	170	1. Sauvegardez vos choix.
39.1	171
45.1	172	(% class="box successmessage" %)
	173	(((
46.1	174	Bonnes pratiques :
	175
60.1	176	* Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
	177	* Utilisez le style Important avec parcimonie.
	178	* Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
75.1	179	* Le champ Valeur n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
45.1	180	)))
40.1	181
45.1	182	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.1	183
	184
45.1	185	[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43.1	186
	187
53.1	188	[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	189
	190
57.1	191	== Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
43.1	192
53.1	193	Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
43.1	194
61.1	195	1. Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
53.1	196	1. Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
61.1	197	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
	198	1. Choisissez la source et la table concernées.
49.1	199	1. Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
60.1	200	1. Appliquez les modifications.
49.1	201	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
44.1	202
53.1	203	(% class="box successmessage" %)
	204	(((
	205	Bonnes pratiques :
52.1	206
60.1	207	* Répétez l’opération si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
	208	* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
53.1	209	)))
45.1	210
53.1	211	[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212
47.1	213	----
45.1	214
53.1	215	[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	216
	217
54.1	218	[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	219
	220
51.1	221	= Modifier une grille de saisie =
47.1	222
50.1	223	(% class="box warningmessage" %)
	224	(((
61.1	225	Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées.
50.1	226	)))
47.1	227
69.1	228	(% class="box successmessage" %)
	229	(((
71.1	230	Bonnes pratiques :
70.1	231
71.1	232	* Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
69.1	233	)))
	234
52.1	235	== Ajouter des champs ==
50.1	236
61.1	237	1. Revenez dans la table concernée en mode création.
	238	1. Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide, puis enregistrez-le et fermez-le.
	239	1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
	240	1. Retournez dans l’éditeur de grilles et ouvrez la grille à modifier.
63.1	241	1. Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si nécessaire.
61.1	242	1. Sauvegardez la grille.
53.1	243
56.1	244	[[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	245
	246
	247	[[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	248
	249
58.1	250	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	251
	252
64.1	253	[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56.1	254
	255
	256	[[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	257
	258
52.1	259	== Supprimer des champs ==
50.1	260
61.1	261	1. Ouvrez la grille concernée dans l’éditeur de grilles.
	262	1. Supprimez le champ.
54.1	263	1. Sauvegardez la grille.
51.1	264
68.1	265	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	266
	267
69.1	268	[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	269
54.1	270
51.1	271	= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
	272
50.1	273	Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
	274
61.1	275	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
63.1	276	\|Masquer\|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.\|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).\|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
61.1	277	\|Supprimer\|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.\|(% style="width:189px" %)Définitif.\|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
50.1	278
	279	(% class="box successmessage" %)
	280	(((
	281	Bonnes pratiques :
	282
	283	* Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
	284	* Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
69.1	285	* Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible des administrateurs.
71.1	286	* Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
50.1	287	)))
	288
51.1	289	== Masquer une grille ==
50.1	290
61.1	291	1. Dans Accès > Gestion des rôles, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
58.1	292	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
61.1	293	1. Choisissez la source et la table.
63.1	294	1. Décochez la ou les grilles souhaitées.
58.1	295	1. Appliquez les modifications.
50.1	296
58.1	297	[[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	298
	299
	300	[[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	301
	302
	303	[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	304
	305
50.1	306	== Supprimer une grille ==
	307
56.1	308	(% class="box warningmessage" %)
	309	(((
61.1	310	Les grilles standards livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
56.1	311	)))
50.1	312
61.1	313	1. Dans Administration > Données > Édition de grilles, ouvrez la table concernée.
	314	1. Sélectionnez la grille personnalisée.
63.1	315	1. Cliquez sur Supprimer la grille et confirmez.
50.1	316
58.1	317	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	318
58.1	319
	320	[[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	321
	322
59.1	323	[[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58.1	324
	325
	326
8.1	327
	328	)))
5.1	329	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	330	(% class="box" %)
	331	(((
	332	Sommaire
22.1	333
	334	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	335	)))
	336
	337	(% class="box" %)
	338	(((
	339	Aller plus loin
20.1	340
74.1	341	* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome\|\|target="_blank"]]
76.1	342	* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.WebHome\|\|target="_blank"]]
21.1	343	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
30.1	344	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
53.1	345	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	346	)))
	347
	348	(% class="box" %)
	349	(((
	350	Icônes principales
65.1	351
	352	__Modèle de saisie rapide__
	353
	354	* [[image:1758100123968-697.png\|\|height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide
	355
	356	* [[image:1758100115866-401.png\|\|height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle
	357
	358	* [[image:1758100106998-856.png\|\|height="23" width="24"]] Champs mémorisés
	359
	360	* [[image:1758100094787-467.png\|\|height="29" width="16"]] Fermer le modèle
	361
	362	__Éditeur de grilles__
	363
67.1	364	* [[image:1758100420627-451.png\|\|height="23" width="23"]] Ajouter un champ
66.1	365
67.1	366	* [[image:1758100384013-413.png\|\|height="23" width="23"]] Retirer un champ
66.1	367
	368	* [[image:1758100463003-925.png\|\|height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
	369
	370	* [[image:1758100524871-521.png\|\|height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
	371
	372	* [[image:1758100592656-805.png\|\|height="29" width="27"]] Supprimer la grille
5.1	373	)))
	374
	375	(((
6.1	376
5.1	377
	378
	379
	380
	381	)))
	382	)))

Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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