Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 72.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 16:04

version	line-number	content
5.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.2 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
7.1	6	Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
6.1	7
5.1	8	* standard, fournies et mises à jour par Flora ;
	9	* personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
4.1	10
69.1	11	Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standards du point de vue des utilisateurs.
6.1	12
63.1	13	Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les grilles livrées par défaut.
5.1	14	)))
4.1	15
5.1	16	(((
8.1	17	= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
5.1	18
63.1	19	Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
5.1	20
60.1	21	* Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
7.1	22	* Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
60.1	23	* Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
	24	* Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels ;
7.1	25	* Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
5.1	26
60.1	27	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
5.1	28
11.1	29	>(% class="small" %)Cas d'usage :
5.1	30
63.1	31	>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents pour un projet ou une thématique précise (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une saisie rapide et focalisée.
	32
	33	>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de rendre le chantier opérationnel et efficace, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
	34
11.1	35	(((
69.1	36	>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou des stagiaires.
10.1	37	)))
	38
9.1	39	(((
69.1	40	>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour optimiser la saisie au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
5.1	41
69.1	42	>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
17.1	43	)))
7.1	44
24.1	45	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
17.1	46
60.1	47	Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
17.1	48
	49	* Archives : Unités d’archives, Versements.
	50	* Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
	51	* Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
	52
	53	(% class="box successmessage" %)
	54	(((
72.1	55
	56	)))
	57
	58	= Créer une grille de saisie =
	59
	60	La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	61
	62	(% class="box successmessage" %)
	63	(((
18.1	64	Bonnes pratiques :
17.1	65
60.1	66	* Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
	67	* Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
	68	* Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
	69	* Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
	70	* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
	71	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours ajouter ou retirer des champs.
5.1	72	)))
8.1	73
27.1	74	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
8.1	75
26.1	76	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
8.1	77
60.1	78	1. Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
	79	1. Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
	80	1. Choisissez la grille complète comme référence afin de disposer de tous les champs.
26.1	81	1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
69.1	82	1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
60.1	83	1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.
18.1	84
28.1	85	(% class="box successmessage" %)
	86	(((
29.1	87	Bonnes pratiques :
	88
60.1	89	Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec une valeur par défaut :
29.1	90
60.1	91	* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
	92	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
28.1	93	)))
	94
26.1	95	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	96
20.1	97
26.1	98	[[//Choix de la grille de saisie Complète//>>image:1757941197364-969.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21.1	99
22.1	100
26.1	101	[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23.1	102
24.1	103
26.1	104	[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105
	106
	107	[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	108
	109
69.1	110	[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26.1	111
	112
	113	[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	114
	115
40.1	116	== Créer la grille ==
26.1	117
43.1	118	Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
26.1	119
29.1	120	1. (((
63.1	121	Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles.
26.1	122
35.1	123	* Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
29.1	124	* Choisissez ensuite la table cible.
	125	)))
63.1	126	1. Cliquez sur Créer, en bas à gauche.
60.1	127	1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (généralement la grille complète).
	128	1. Associez le modèle de saisie rapide préparé.
	129	1. Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
	130	1. Sauvegardez la grille.
28.1	131
32.1	132	(% class="box successmessage" %)
	133	(((
	134	Bonnes pratiques :
29.1	135
60.1	136	* L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
	137	* Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.
32.1	138	)))
29.1	139
38.1	140	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758014423899-928.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29.1	141
32.1	142
37.1	143	[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	144
	145
37.1	146	[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	147
	148
37.1	149	[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	150
	151
38.1	152	[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	153
	154
52.1	155	[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	156
	157
41.1	158	== Configurer les champs ==
36.1	159
60.1	160	Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
37.1	161
43.1	162	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
	163	\|(% style="width:167px" %)Champ obligatoire\|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en rouge si activé.\|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
	164	\|(% style="width:167px" %)Champ non-éditable\|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais bloqué.\|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
	165	\|(% style="width:167px" %)Style important\|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en gras.\|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
60.1	166	\|(% style="width:167px" %)Style Caché\|(% style="width:283px" %)Le champ est masqué, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.\|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
37.1	167
45.1	168	Pour configurer un champ :
38.1	169
60.1	170	1. Positionnez-vous sur le champ.
	171	1. Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
	172	1. Activez les options nécessaires.
	173	1. Sauvegardez vos choix.
39.1	174
45.1	175	(% class="box successmessage" %)
	176	(((
46.1	177	Bonnes pratiques :
	178
60.1	179	* Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
	180	* Utilisez le style Important avec parcimonie.
	181	* Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
	182	* Le champ Valeur n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
45.1	183	)))
40.1	184
45.1	185	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.1	186
	187
45.1	188	[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43.1	189
	190
53.1	191	[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	192
	193
57.1	194	== Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
43.1	195
53.1	196	Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
43.1	197
61.1	198	1. Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
53.1	199	1. Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
61.1	200	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
	201	1. Choisissez la source et la table concernées.
49.1	202	1. Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
60.1	203	1. Appliquez les modifications.
49.1	204	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
44.1	205
53.1	206	(% class="box successmessage" %)
	207	(((
	208	Bonnes pratiques :
52.1	209
60.1	210	* Répétez l’opération si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
	211	* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
53.1	212	)))
45.1	213
53.1	214	[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	215
47.1	216	----
45.1	217
53.1	218	[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	219
	220
54.1	221	[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	222
	223
51.1	224	= Modifier une grille de saisie =
47.1	225
50.1	226	(% class="box warningmessage" %)
	227	(((
61.1	228	Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées.
50.1	229	)))
47.1	230
69.1	231	(% class="box successmessage" %)
	232	(((
71.1	233	Bonnes pratiques :
70.1	234
71.1	235	* Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
69.1	236	)))
	237
52.1	238	== Ajouter des champs ==
50.1	239
61.1	240	1. Revenez dans la table concernée en mode création.
	241	1. Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide, puis enregistrez-le et fermez-le.
	242	1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
	243	1. Retournez dans l’éditeur de grilles et ouvrez la grille à modifier.
63.1	244	1. Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si nécessaire.
61.1	245	1. Sauvegardez la grille.
53.1	246
56.1	247	[[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	248
	249
	250	[[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	251
	252
58.1	253	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	254
	255
64.1	256	[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56.1	257
	258
	259	[[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	260
	261
52.1	262	== Supprimer des champs ==
50.1	263
61.1	264	1. Ouvrez la grille concernée dans l’éditeur de grilles.
	265	1. Supprimez le champ.
54.1	266	1. Sauvegardez la grille.
51.1	267
68.1	268	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	269
	270
69.1	271	[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	272
54.1	273
51.1	274	= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
	275
50.1	276	Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
	277
61.1	278	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
63.1	279	\|Masquer\|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.\|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).\|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
61.1	280	\|Supprimer\|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.\|(% style="width:189px" %)Définitif.\|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
50.1	281
	282	(% class="box successmessage" %)
	283	(((
	284	Bonnes pratiques :
	285
	286	* Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
	287	* Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
69.1	288	* Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible des administrateurs.
71.1	289	* Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
50.1	290	)))
	291
51.1	292	== Masquer une grille ==
50.1	293
61.1	294	1. Dans Accès > Gestion des rôles, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
58.1	295	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
61.1	296	1. Choisissez la source et la table.
63.1	297	1. Décochez la ou les grilles souhaitées.
58.1	298	1. Appliquez les modifications.
50.1	299
58.1	300	[[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	301
	302
	303	[[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	304
	305
	306	[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	307
	308
50.1	309	== Supprimer une grille ==
	310
56.1	311	(% class="box warningmessage" %)
	312	(((
61.1	313	Les grilles standards livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
56.1	314	)))
50.1	315
61.1	316	1. Dans Administration > Données > Édition de grilles, ouvrez la table concernée.
	317	1. Sélectionnez la grille personnalisée.
63.1	318	1. Cliquez sur Supprimer la grille et confirmez.
50.1	319
58.1	320	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	321
58.1	322
	323	[[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	324
	325
59.1	326	[[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58.1	327
	328
	329
8.1	330
	331	)))
5.1	332	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	333	(% class="box" %)
	334	(((
	335	Sommaire
22.1	336
	337	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	338	)))
	339
	340	(% class="box" %)
	341	(((
	342	Aller plus loin
20.1	343
21.1	344	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
30.1	345	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
53.1	346	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	347	)))
	348
	349	(% class="box" %)
	350	(((
	351	Icônes principales
65.1	352
	353	__Modèle de saisie rapide__
	354
	355	* [[image:1758100123968-697.png\|\|height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide
	356
	357	* [[image:1758100115866-401.png\|\|height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle
	358
	359	* [[image:1758100106998-856.png\|\|height="23" width="24"]] Champs mémorisés
	360
	361	* [[image:1758100094787-467.png\|\|height="29" width="16"]] Fermer le modèle
	362
	363	__Éditeur de grilles__
	364
67.1	365	* [[image:1758100420627-451.png\|\|height="23" width="23"]] Ajouter un champ
66.1	366
67.1	367	* [[image:1758100384013-413.png\|\|height="23" width="23"]] Retirer un champ
66.1	368
	369	* [[image:1758100463003-925.png\|\|height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
	370
	371	* [[image:1758100524871-521.png\|\|height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
	372
	373	* [[image:1758100592656-805.png\|\|height="29" width="27"]] Supprimer la grille
5.1	374	)))
	375
	376	(((
6.1	377
5.1	378
	379
	380
	381
	382	)))
	383	)))

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