Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Version 55.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 08:43

version	line-number	content
5.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.2 et ultérieures
4.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
7.1	6	Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
6.1	7
5.1	8	* standard, fournies et mises à jour par Flora ;
	9	* personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
4.1	10
5.1	11	Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.
6.1	12
	13	Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.
5.1	14	)))
4.1	15
5.1	16	(((
8.1	17	= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
5.1	18
8.1	19	Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc un grand nombre de champs, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
5.1	20
43.1	21	La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
8.1	22
7.1	23	* Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
	24	* Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
	25	* Faciliter la formation et l’intégration des nouveaux utilisateurs.
15.1	26	* Garantir la cohérence documentaire en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
7.1	27	* Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
5.1	28
7.1	29	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
5.1	30
11.1	31	>(% class="small" %)Cas d'usage :
5.1	32
11.1	33	(((
14.1	34	>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour accompagner des collègues novices ou stagiaires, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.
10.1	35	)))
	36
9.1	37	(((
14.1	38	>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements : titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
5.1	39
14.1	40	>(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
7.1	41
14.1	42	>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
17.1	43	)))
7.1	44
24.1	45	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
17.1	46
52.1	47	Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
17.1	48
	49	* Archives : Unités d’archives, Versements.
	50	* Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
	51	* Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
	52
	53	(% class="box successmessage" %)
	54	(((
18.1	55	Bonnes pratiques :
17.1	56
45.1	57	* Travaillez avec un compte administrateur générique (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
	58	* Conservez une grille complète par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
	59	* Documentez clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
	60	* Testez chaque nouvelle grille avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
	61	* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
	62	* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible d’ajouter ou de retirer des champs selon l’évolution des pratiques.
5.1	63	)))
8.1	64
25.1	65	= Créer une grille de saisie =
8.1	66
40.1	67	La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	68
27.1	69	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
8.1	70
26.1	71	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
8.1	72
28.1	73	1. Connectez-vous avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
27.1	74	1. Accédez à la table concernée puis créez une nouvelle notice.
26.1	75	1. Choisissez la grille de saisie de référence. En général, sélectionnez la grille complète afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
	76	1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
27.1	77	1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le [[image:1754557909695-525.png]]
26.1	78	1. Sélectionnez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
	79	1. Enregistrez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
	80	1. Annulez la saisie afin de ne pas créer de fiche inutile.
18.1	81
28.1	82	(% class="box successmessage" %)
	83	(((
29.1	84	Bonnes pratiques :
	85
	86	Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut. Pour cela :
	87
	88	* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
	89	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
28.1	90	)))
	91
26.1	92	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	93
20.1	94
26.1	95	[[//Choix de la grille de saisie Complète//>>image:1757941197364-969.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21.1	96
22.1	97
26.1	98	[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23.1	99
24.1	100
26.1	101	[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	102
	103
	104	[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105
	106
	107	[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	108
	109
	110	[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	111
	112
40.1	113	== Créer la grille ==
26.1	114
43.1	115	Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
26.1	116
29.1	117	1. (((
	118	Accédez au menu Administrer > Données > Édition de grilles.
26.1	119
35.1	120	* Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
29.1	121	* Choisissez ensuite la table cible.
	122	)))
31.1	123	1. Cliquez sur le bouton Créer, situé en bas à gauche.
35.1	124	1. Nommez la nouvelle grille et sélectionnez le scénario parent (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
37.1	125	1. Sélectionnez le modèle de saisie rapide préparé à l’étape 1.
29.1	126	1. (((
	127	Ajoutez les champs de votre modèle :
28.1	128
29.1	129	* Cliquez sur Ajouter tous les champs pour aller plus vite, ou
31.1	130	* Sélectionnez-les un par un si nécessaire.
52.1	131	* Vous pouvez également retirer un champ de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
29.1	132	)))
	133	1. Sauvegardez la grille pour finaliser la création.
28.1	134
32.1	135	(% class="box successmessage" %)
	136	(((
	137	Bonnes pratiques :
29.1	138
33.1	139	* Vous n’avez pas le choix de l’ordre des champs : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
53.1	140	* Le bouton Sauvegarder n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée.
32.1	141	)))
29.1	142
38.1	143	[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758014423899-928.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29.1	144
32.1	145
37.1	146	[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	147
	148
37.1	149	[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	150
	151
37.1	152	[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	153
	154
38.1	155	[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34.1	156
	157
52.1	158	[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	159
	160
41.1	161	== Configurer les champs ==
36.1	162
52.1	163	Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
37.1	164
43.1	165	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
	166	\|(% style="width:167px" %)Champ obligatoire\|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en rouge si activé.\|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
	167	\|(% style="width:167px" %)Champ non-éditable\|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais bloqué.\|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
	168	\|(% style="width:167px" %)Style important\|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en gras.\|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
46.1	169	\|(% style="width:167px" %)Style Caché\|(% style="width:283px" %)Le champ est masqué, même s’il contient une donnée.\|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
37.1	170
45.1	171	Pour configurer un champ :
38.1	172
45.1	173	1. Positionnez-vous sur le champ concerné dans la grille.
	174	1. Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
	175	1. Activez les options souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
	176	1. Sauvegardez vos choix avant de quitter l'éditeur.
39.1	177
45.1	178	(% class="box successmessage" %)
	179	(((
46.1	180	Bonnes pratiques :
	181
52.1	182	* Combinez Obligatoire avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
46.1	183	* Utilisez le style Important avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
	184	* Le style Caché est particulièrement utile lorsque vous avez des champs non-éditables contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
	185	* Le champ Valeur apparaît uniquement comme rappel du code lié au terme prédéfini dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique = 01).
45.1	186	)))
40.1	187
45.1	188	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42.1	189
	190
45.1	191	[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43.1	192
	193
53.1	194	[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195
	196
48.1	197	== Affecter la grille aux utilisateurs ==
43.1	198
53.1	199	Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
43.1	200
53.1	201	1. Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles.
	202	1. Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
49.1	203	1. Allez dans l’onglet Scenarii.
	204	1. Choisissez la source de données (ex. Musée, Default, Archives).
	205	1. Sélectionnez la table concernée.
	206	1. Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
	207	1. Appliquez les modifications.
	208	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
44.1	209
53.1	210	(% class="box successmessage" %)
	211	(((
	212	Bonnes pratiques :
52.1	213
53.1	214	* Répétez l’opération autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles.
	215	* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
	216	)))
45.1	217
53.1	218	[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	219
47.1	220	----
45.1	221
53.1	222	[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47.1	223
	224
54.1	225	[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	226
	227
51.1	228	= Modifier une grille de saisie =
47.1	229
50.1	230	Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une grille personnalisée pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
47.1	231
50.1	232	(% class="box warningmessage" %)
	233	(((
	234	Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
	235	)))
47.1	236
52.1	237	== Ajouter des champs ==
50.1	238
53.1	239
52.1	240	== Supprimer des champs ==
50.1	241
55.1	242	1. Accédez à l’éditeur de grilles via Administration > Données > Édition de grilles.
54.1	243	1. Sélectionnez la source de données et la table, puis ouvrez la grille à modifier.
	244	1. Sélectionnez le modèle de saisie rapide.
	245	1. Supprimez le champ que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
	246	1. Sauvegardez la grille.
55.1	247	1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
51.1	248
55.1	249	[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51.1	250
54.1	251
51.1	252	= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
	253
50.1	254	Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
	255
	256	* Masquer la grille : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
	257	* Supprimer la grille : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
	258
	259	(% class="box warningmessage" %)
	260	(((
	261	Les grilles standards livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
	262	)))
	263
	264	(% class="box successmessage" %)
	265	(((
	266	Bonnes pratiques :
	267
	268	* Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
	269	* Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
	270	* Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible au groupe administrateur.
	271	)))
	272
51.1	273	== Masquer une grille ==
50.1	274
	275
	276	== Supprimer une grille ==
	277
	278
	279
	280
8.1	281
	282	)))
5.1	283	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	284	(% class="box" %)
	285	(((
	286	Sommaire
22.1	287
	288	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	289	)))
	290
	291	(% class="box" %)
	292	(((
	293	Aller plus loin
20.1	294
21.1	295	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide\|\|rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
30.1	296	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome\|\|target="_blank"]]
53.1	297	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome\|\|target="_blank"]]
5.1	298	)))
	299
	300	(% class="box" %)
	301	(((
	302	Icônes principales
	303	)))
	304
	305	(((
6.1	306
5.1	307
	308
	309
	310
	311	)))
	312	)))

Code source wiki de Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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