Skip to Content
Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/09/16 16:42
Masquer les derniers auteurs
Doriane Bautista 5.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
Doriane Bautista 4.1 2
Doriane Bautista 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Doriane Bautista 7.1 6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
Doriane Bautista 6.1 7
Doriane Bautista 5.1 8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
Doriane Bautista 4.1 10
Doriane Bautista 5.1 11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
Doriane Bautista 6.1 12
13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
Doriane Bautista 5.1 14 )))
Doriane Bautista 4.1 15
Doriane Bautista 5.1 16 (((
Doriane Bautista 8.1 17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
Doriane Bautista 5.1 18
Doriane Bautista 8.1 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
Doriane Bautista 5.1 20
Doriane Bautista 43.1 21 La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
Doriane Bautista 8.1 22
Doriane Bautista 7.1 23 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
Doriane Bautista 15.1 26 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Doriane Bautista 7.1 27 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
Doriane Bautista 5.1 28
Doriane Bautista 7.1 29 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
Doriane Bautista 5.1 30
Doriane Bautista 11.1 31 >(% class="small" %)Cas d'usage :
Doriane Bautista 5.1 32
Doriane Bautista 11.1 33 (((
Doriane Bautista 14.1 34 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
Doriane Bautista 10.1 35 )))
36
Doriane Bautista 9.1 37 (((
Doriane Bautista 14.1 38 >(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
Doriane Bautista 5.1 39
Doriane Bautista 14.1 40 >(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
Doriane Bautista 7.1 41
Doriane Bautista 14.1 42 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
Doriane Bautista 17.1 43 )))
Doriane Bautista 7.1 44
Doriane Bautista 24.1 45 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
Doriane Bautista 17.1 46
47 Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
48
49 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52
53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
Doriane Bautista 18.1 55 Bonnes pratiques :
Doriane Bautista 17.1 56
Doriane Bautista 45.1 57 * Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 * Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 * **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 * **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 * **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 * Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
Doriane Bautista 5.1 63 )))
Doriane Bautista 8.1 64
Doriane Bautista 25.1 65 = Créer une grille de saisie =
Doriane Bautista 8.1 66
Doriane Bautista 40.1 67 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68
Doriane Bautista 27.1 69 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
Doriane Bautista 8.1 70
Doriane Bautista 26.1 71 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
Doriane Bautista 8.1 72
Doriane Bautista 28.1 73 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
Doriane Bautista 27.1 74 1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
Doriane Bautista 26.1 75 1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
Doriane Bautista 27.1 77 1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
Doriane Bautista 26.1 78 1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
Doriane Bautista 18.1 81
Doriane Bautista 28.1 82 (% class="box successmessage" %)
83 (((
Doriane Bautista 29.1 84 **Bonnes pratiques : **
85
86 Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87
88 * choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
Doriane Bautista 28.1 90 )))
91
Doriane Bautista 26.1 92 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 19.1 93
Doriane Bautista 20.1 94
Doriane Bautista 26.1 95 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 21.1 96
Doriane Bautista 22.1 97
Doriane Bautista 26.1 98 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 23.1 99
Doriane Bautista 24.1 100
Doriane Bautista 26.1 101 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105
106
107 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
Doriane Bautista 40.1 113 == Créer la grille ==
Doriane Bautista 26.1 114
Doriane Bautista 43.1 115 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
Doriane Bautista 26.1 116
Doriane Bautista 29.1 117 1. (((
118 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
Doriane Bautista 26.1 119
Doriane Bautista 35.1 120 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Doriane Bautista 29.1 121 * Choisissez ensuite la **table cible**.
122 )))
Doriane Bautista 31.1 123 1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
Doriane Bautista 35.1 124 1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
Doriane Bautista 37.1 125 1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
Doriane Bautista 29.1 126 1. (((
127 **Ajoutez les champs** de votre modèle :
Doriane Bautista 28.1 128
Doriane Bautista 29.1 129 * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
Doriane Bautista 31.1 130 * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
Doriane Bautista 29.1 131 )))
132 1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
Doriane Bautista 28.1 133
Doriane Bautista 32.1 134 (% class="box successmessage" %)
135 (((
136 **Bonnes pratiques** : 
Doriane Bautista 29.1 137
Doriane Bautista 45.1 138 * **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 * **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Doriane Bautista 33.1 140 * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
Doriane Bautista 32.1 141 )))
Doriane Bautista 29.1 142
Doriane Bautista 38.1 143 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 29.1 144
Doriane Bautista 32.1 145
Doriane Bautista 37.1 146 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 33.1 147
148
Doriane Bautista 37.1 149 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 33.1 150
151
Doriane Bautista 37.1 152 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 33.1 153
154
Doriane Bautista 38.1 155 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 34.1 156
157
Doriane Bautista 41.1 158 == Configurer les champs ==
Doriane Bautista 36.1 159
Doriane Bautista 43.1 160 Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
Doriane Bautista 37.1 161
Doriane Bautista 43.1 162 Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
Doriane Bautista 37.1 163
Doriane Bautista 43.1 164 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
Doriane Bautista 46.1 168 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
Doriane Bautista 37.1 169
Doriane Bautista 45.1 170 Pour configurer un champ :
Doriane Bautista 38.1 171
Doriane Bautista 45.1 172 1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
Doriane Bautista 39.1 176
Doriane Bautista 45.1 177 (% class="box successmessage" %)
178 (((
Doriane Bautista 46.1 179 Bonnes pratiques :
180
181 * Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 * Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 * Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 * Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
Doriane Bautista 45.1 186 )))
Doriane Bautista 40.1 187
Doriane Bautista 45.1 188 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 42.1 189
190
Doriane Bautista 45.1 191 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 43.1 192
193
Doriane Bautista 48.1 194 == Affecter la grille aux utilisateurs ==
Doriane Bautista 43.1 195
Doriane Bautista 47.1 196 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
Doriane Bautista 43.1 197
Doriane Bautista 49.1 198 1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
200 1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 1. **Sélectionnez la table** concernée.
203 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 1. **Appliquez les modifications**.
205 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
Doriane Bautista 44.1 206
Doriane Bautista 49.1 207 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 45.1 208
Doriane Bautista 47.1 209 ----
Doriane Bautista 45.1 210
Doriane Bautista 49.1 211 [[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 47.1 212
213
Doriane Bautista 50.1 214 = Modifier une grille de saisie =
Doriane Bautista 47.1 215
Doriane Bautista 50.1 216 Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
Doriane Bautista 47.1 217
Doriane Bautista 50.1 218 (% class="box warningmessage" %)
219 (((
220 Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
221 )))
Doriane Bautista 47.1 222
Doriane Bautista 50.1 223
224 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
225
226 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
227
228 * **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
229 * **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
230
231 (% class="box warningmessage" %)
232 (((
233 Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
234 )))
235
236 (% class="box successmessage" %)
237 (((
238 **Bonnes pratiques : **
239
240 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
241 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
242 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
243 )))
244
245 == Masquer une grille ==
246
247
248 == Supprimer une grille ==
249
250
251
252
Doriane Bautista 8.1 253
254 )))
Doriane Bautista 5.1 255 )))|(% style="width:300px" %)(((
256 (% class="box" %)
257 (((
258 **Sommaire**
Doriane Bautista 22.1 259
260 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 261 )))
262
263 (% class="box" %)
264 (((
265 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 20.1 266
Doriane Bautista 21.1 267 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Doriane Bautista 30.1 268 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 5.1 269 )))
270
271 (% class="box" %)
272 (((
273 **Icônes principales**
274 )))
275
276 (((
Doriane Bautista 6.1 277
Doriane Bautista 5.1 278
279
280
281
282 )))
283 )))