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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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sur 2025/09/15 13:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -25,136 +25,185 @@
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
28 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
28 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
29 29  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
30 30  
31 31  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
32 32  
33 ->(% class="small" %)Cas d'usage :**Documentation simplifiée** //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : **numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial**.
34 ->(% class="small" %)Cette grille est particulièrement utile pour **accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.(%%)(((
33 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
35 35  
35 +(((
36 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
37 +)))
36 36  
37 -(% class="small" %)**Prêts et expositions** //(table Événements)// : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des manifestations : **titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, assurances**.
39 +(((
40 +>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
38 38  
42 +>(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
39 39  
40 -(% class="small" %)**Campagne photo** //(table Photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : **dimensions, état avant prise de vue, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.)**. Ces champs, issus de la photothèque, facilitent la gestion cohérente des images et leur valorisation.
44 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
45 +)))
41 41  
47 +== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
42 42  
43 -(% class="small" %)**Étude scientifique** //(table Biens)// : concevoir une grille destinée à des **collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les **matériaux**, les **techniques de fabrication**, les **noms scientifiques**, les **analyses comparatives**, la **bibliographie**, ainsi que les **représentations et décors**.
49 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
44 44  
45 -
51 +* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 +* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
53 +* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
54 +
55 +(% class="box successmessage" %)
56 +(((
57 +Bonnes pratiques :
58 +
59 +* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 +* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 +* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 +* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
46 46  )))
47 47  
67 += Créer une grille de saisie =
48 48  
69 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
49 49  
71 +== Préparer un modèle de saisie rapide ==
50 50  
73 +Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
51 51  
52 -
53 -)))
54 -)))|(% style="width:300px" %)(((
55 -(% class="box" %)
56 -(((
57 -**Sommaire**
58 -)))
75 +1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
76 +1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
77 +1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
78 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
79 +1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
80 +1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
81 +1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
82 +1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
59 59  
60 -(% class="box" %)
84 +(% class="box successmessage" %)
61 61  (((
62 -**Aller plus loin**
63 -)))
86 +**Bonnes pratiques : **
64 64  
65 -(% class="box" %)
66 -(((
67 -**Icônes principales**
88 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
89 +
90 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
91 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
68 68  )))
69 69  
70 -(((
71 -
94 +[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
97 +[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -
76 -)))
77 -)))
78 78  
100 +[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 80  
103 +[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
83 83  
84 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
106 +[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
87 87  
88 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
109 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
91 91  
92 -[[image:1744032015632-983.png]]
112 +[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -//Créer un modèle de saisie//
95 95  
96 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
115 +== Créer la grille ==
97 97  
98 -[[image:1744032578836-556.png]]
117 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
99 99  
100 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
119 +1. (((
120 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
101 101  
102 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
122 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
123 +* Choisissez ensuite la **table cible**.
124 +)))
125 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
126 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
127 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
128 +1. (((
129 +**Ajoutez les champs** de votre modèle :
103 103  
104 -[[image:1744032650325-591.png]]
131 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
132 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
133 +)))
134 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
105 105  
106 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
136 +(% class="box successmessage" %)
137 +(((
138 +**Bonnes pratiques** : 
107 107  
108 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
140 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
142 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
143 +* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
144 +)))
109 109  
110 -[[image:1744032706632-723.png]]
146 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
113 113  
149 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 115  
152 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
118 118  
119 -(% style="\" %)
120 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
155 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 -(% class="box infomessage" style="\" %)
123 -(((
124 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
125 -)))
126 126  
127 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
158 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
130 130  
131 -[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
161 +== Configurer les champs ==
132 132  
133 -(% style="text-align: center;" %)
134 -//Créer un modèle de saisie//
163 +Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
135 135  
165 +* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
166 +* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
167 +* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
168 +* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
169 +* **Valeur** : rappel du code du terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
136 136  
137 -(% style="\" %)
138 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
139 139  
140 -[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
141 141  
142 -(% style="text-align: center;" %)
143 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
144 144  
145 145  
146 -(% style="\" %)
147 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
148 148  
149 -[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
150 150  
151 -(% style="text-align: center;" %)
152 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
177 +
178 +)))
179 +)))|(% style="width:300px" %)(((
180 +(% class="box" %)
181 +(((
182 +**Sommaire**
153 153  
184 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
185 +)))
154 154  
155 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
187 +(% class="box" %)
188 +(((
189 +**Aller plus loin**
156 156  
157 -[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
191 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
192 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
193 +)))
158 158  
159 -(% style="text-align: center;" %)
160 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
195 +(% class="box" %)
196 +(((
197 +**Icônes principales**
198 +)))
199 +
200 +(((
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +)))
207 +)))
208 +
209 +
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