Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Propriétés de la Page

Auteur du document

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1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

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17		-= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
	17	+= Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19		-Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
	19	+Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20	20
21		-* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
	21	+* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22	22	* **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
	23	+* **Adapter la grille aux types de collections**
23	23	* **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
24		-* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
	25	+* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
25	25	* **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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27	27	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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29		->(% class="small" %)Cas d'usage :
	30	+>(% class="small" %)Exemples :
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31		->(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
	32	+>(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
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33		->(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
	34	+>(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
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36		->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
	37	+>(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
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40		->(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
	41	+>(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
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42		->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
	43	+(% class="box infomessage" %)
	44	+(((
	45	+== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
	46	+
	47	+* Modèles de saisie rapide : pour une saisie ponctuelle et répétitive
	48	+
	49	+À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
	50	+
	51	+>(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
	52	+>(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
	53	+
	54	+
43	43	)))
	56	+)))
44	44
45	45	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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...	...	@@ -50,6 +50,10 @@
50	50	* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51	51	* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52	52
	66	+= Créer une grille de saisie =
	67	+
	68	+La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	69	+
53	53	(% class="box successmessage" %)
54	54	(((
55	55	Bonnes pratiques :
...	...	@@ -62,10 +62,6 @@
62	62	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
63	63	)))
64	64
65		-= Créer une grille de saisie =
66		-
67		-La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68		-
69	69	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
70	70
71	71	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
...	...	@@ -81,10 +81,12 @@
81	81	(((
82	82	**Bonnes pratiques : **
83	83
84		-Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
	97	+Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
85	85
86		-* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
	99	+* choisissez d’abord un terme ;
87	87	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
	101	+
	102	+Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
88	88	)))
89	89
90	90	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -174,7 +174,7 @@
174	174	* Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
175	175	* Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
176	176	* Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
177		-* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
	192	+* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
178	178	)))
179	179
180	180	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -336,6 +336,8 @@
336	336	(((
337	337	**Aller plus loin**
338	338
	354	+* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
	355	+* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
339	339	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
340	340	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
341	341	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]