Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -10,41 +10,41 @@
  Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
--Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
++Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
  )))
  (((
  = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
--Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
++Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
--La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
--
--* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
++* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
--* **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
--* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
++* **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
++* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
--En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
++En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
  >(% class="small" %)Cas d'usage :
++>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
++
++>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
++
  (((
-->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
++>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
  )))
  (((
-->(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
++>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
-->(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
--
-->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
++>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
  )))
  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
--Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
++Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
@@ -54,12 +54,12 @@
  (((
  Bonnes pratiques :
--* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
--* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
--* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
--* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
--* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
--* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
++* Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
++* Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
++* Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
++* Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
++* Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
++* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
  )))
  = Créer une grille de saisie =
@@ -70,23 +70,21 @@
  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
--1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
--1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
--1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
++1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
++1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
++1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
 . Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
--1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
--1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
--1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
--1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
++1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
++1.  Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
  (% class="box successmessage" %)
  (((
  **Bonnes pratiques : **
--Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
++Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
--* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
--* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
++* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
++* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
  )))
  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -115,29 +115,23 @@
  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
 . (((
--**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
++**Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
  * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
  * Choisissez ensuite la **table cible**.
  )))
--1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
--1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
--1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
--1. (((
--**Ajoutez les champs** de votre modèle :
++1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
++1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
++1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
++1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
++1. **Sauvegardez** la grille.
--* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
--* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
--* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
--)))
--1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
--
  (% class="box successmessage" %)
  (((
  **Bonnes pratiques** :
--* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
--* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée.
++* L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
++* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
  )))
  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -160,29 +160,29 @@
  == Configurer les champs ==
--Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
++Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
  |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
  |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
  |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
--|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
++|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
   Pour configurer un champ :
--1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
--1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
--1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
--1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
++1. **Positionnez-vous** sur le champ.
++1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
++1. **Activez les options** nécessaires.
++1. **Sauvegardez vos choix**.
  (% class="box successmessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
--* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
--* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
--* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
--* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
++* Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
++* Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
++* Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
++* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
  )))
  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -198,13 +198,12 @@
  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
--1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**.
++1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
 . **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
--1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
--1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
--1. **Sélectionnez la table** concernée.
++1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
++1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
 . **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
--1. **Appliquez les modifications**.
++1. **Appliquez **les modifications.
 . **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
  (% class="box successmessage" %)
@@ -211,8 +211,8 @@
  (((
  Bonnes pratiques :
--* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles.
--* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
++* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
++* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
  )))
  [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -227,23 +227,20 @@
  = Modifier une grille de saisie =
--Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
--
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
++Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
  )))
  == Ajouter des champs ==
--1. **Revenez dans la table concernée en mode création** pour accéder au modèle de saisie rapide.
--1. **Ajoutez le champ manquant** dans le modèle (sélection par l’étoile).
--1. **Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide**, puis **fermez la grille (notice) sans l’enregistrer. **
--1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**.
--1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
--1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le si besoin** (obligatoire, important, non-éditable, caché).
--1. **Sauvegardez** la grille.
--1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
++1. Revenez dans la table concernée en mode création.
++1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
++1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
++1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
++1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
++1. Sauvegardez la grille.
++1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
  [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -253,7 +253,6 @@
  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1758093623090-718.png;charset=utf-8]]
  [[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -263,12 +263,10 @@
  == Supprimer des champs ==
--1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administration > Données > Édition de grilles**.
--1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
--1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**.
--1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
++1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
++1. **Supprimez **le champ.
 . **Sauvegardez** la grille.
--1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
++1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
  [[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -277,8 +277,9 @@
  Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
--* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
--* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
++|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
++|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
  (% class="box successmessage" %)
  (((
@@ -291,14 +291,12 @@
  == Masquer une grille ==
--1. Depuis l’espace de travail **Administration**, accédez au menu **Accès > Gestion des rôles**.
--1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
++1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
 . Allez dans l’onglet **Scenarii**.
--1. **Choisissez la source de données** (ex. //Musée//, //Default//, //Archives//).
--1. **Sélectionnez la table** concernée.
--1. **Décochez la ou les grilles personnalisées** dans la liste des grilles disponibles.
++1. Choisissez la **source **et la **table**.
++1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
 . **Appliquez les modifications**.
--1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus.
++1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
  [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -313,13 +313,12 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
++Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
  )))
--1. Accédez au menu **Administrer > Données > Édition de grilles**.
--1. Sélectionnez la **source de données** et la **table** concernée.
--1. Sélectionnez la** grille personnalisée **que vous souhaitez supprimer.
--1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et** confirmez **la suppression.
++1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
++1. Sélectionnez la grille personnalisée.
++1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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