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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,8 +18,10 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
22 22  
23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 +
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 25  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -44,7 +44,7 @@
44 44  
45 45  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
46 46  
47 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
49 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
48 48  
49 49  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 50  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -54,18 +54,16 @@
54 54  (((
55 55  Bonnes pratiques :
56 56  
57 -* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 -* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 -* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 -* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
59 +* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 +* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 +* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 +* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
63 63  )))
64 64  
65 65  = Créer une grille de saisie =
66 66  
67 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 -
69 69  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 71  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -110,9 +110,9 @@
110 110  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -== Créer la grille ==
113 +== Créer la grille et paramétrer ses champs ==
114 114  
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
116 116  
117 117  1. (((
118 118  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -122,14 +122,19 @@
122 122  )))
123 123  1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 124  1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 -1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
125 +1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 126  1. (((
127 127  **Ajoutez les champs** de votre modèle :
128 128  
129 129  * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 130  * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 -* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
132 132  )))
132 +1. (((
133 +**Configurez les champs** :
134 +
135 +* cochez les champs **obligatoires** ou jugés **importants**,
136 +* paramétrez les **champs à liste** (définissez s’ils sont **éditables ou non éditables**).
137 +)))
133 133  1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
134 134  
135 135  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -136,179 +136,99 @@
136 136  (((
137 137  **Bonnes pratiques** : 
138 138  
144 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
145 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
139 139  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
140 -* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée.
147 +* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
141 141  )))
142 142  
143 -[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +[[image:1744187047475-142.png]]
144 144  
145 145  
146 -[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +[[image:1744187119368-363.png]]
147 147  
148 148  
149 -[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +[[image:1744187154047-676.png]]
150 150  
151 151  
152 -[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 154  
155 -[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
158 -[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 160  
161 -== Configurer les champs ==
165 +
166 +)))
167 +)))|(% style="width:300px" %)(((
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Sommaire**
162 162  
163 -Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
172 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
173 +)))
164 164  
165 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
166 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
167 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
168 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
169 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
170 -
171 - Pour configurer un champ :
172 -
173 -1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
174 -1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
175 -1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
176 -1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
177 -
178 -(% class="box successmessage" %)
175 +(% class="box" %)
179 179  (((
180 -Bonnes pratiques :
177 +**Aller plus loin**
181 181  
182 -* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
183 -* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
184 -* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
185 -* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
179 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
180 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
186 186  )))
187 187  
188 -[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 -
190 -
191 -[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 -
193 -
194 -[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 -
196 -
197 -== Affecter la grille aux utilisateurs ==
198 -
199 -Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
200 -
201 -1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**.
202 -1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
203 -1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
204 -1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
205 -1. **Sélectionnez la table** concernée.
206 -1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
207 -1. **Appliquez les modifications**.
208 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
209 -
210 -(% class="box successmessage" %)
183 +(% class="box" %)
211 211  (((
212 -Bonnes pratiques :
213 -
214 -* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles.
215 -* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
185 +**Icônes principales**
216 216  )))
217 217  
218 -[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +(((
189 +
219 219  
220 -----
221 221  
222 -[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
193 +
194 +)))
195 +)))
224 224  
225 -[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 227  
228 -= Modifier une grille de saisie =
229 229  
230 -Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
231 231  
232 -(% class="box warningmessage" %)
233 -(((
234 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
235 -)))
236 236  
237 -== Ajouter des champs ==
238 238  
239 239  
240 -== Supprimer des champs ==
241 241  
242 -1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**.
243 -1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
244 -1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**.
245 -1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
246 -1. **Sauvegardez** la grille.
247 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
205 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
248 248  
207 +[[image:1744032578836-556.png]]
249 249  
209 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
250 250  
211 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
251 251  
213 +[[image:1744032650325-591.png]]
252 252  
215 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
253 253  
254 -= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
217 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
255 255  
256 -Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
219 +[[image:1744032706632-723.png]]
257 257  
258 -* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
259 -* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
221 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
260 260  
261 -(% class="box warningmessage" %)
262 -(((
263 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
264 -)))
265 265  
266 -(% class="box successmessage" %)
267 -(((
268 -**Bonnes pratiques : **
269 269  
270 -* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
271 -* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
272 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
273 -)))
274 274  
275 -== Masquer une grille ==
276 276  
277 277  
278 -== Supprimer une grille ==
279 279  
280 280  
281 281  
282 282  
283 -
284 -)))
285 -)))|(% style="width:300px" %)(((
286 -(% class="box" %)
287 -(((
288 -**Sommaire**
289 289  
290 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
291 -)))
292 292  
293 -(% class="box" %)
294 -(((
295 -**Aller plus loin**
296 296  
297 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
298 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
299 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
300 -)))
301 301  
302 -(% class="box" %)
303 -(((
304 -**Icônes principales**
305 -)))
306 306  
307 -(((
308 -
309 309  
310 -
311 -
312 -
313 -)))
314 -)))
238 +(% style="text-align: center;" %)
239 +//sie//
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