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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 08:29
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,8 +18,10 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
22 22  
23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 +
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 25  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -44,7 +44,7 @@
44 44  
45 45  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
46 46  
47 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
49 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
48 48  
49 49  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 50  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -54,12 +54,12 @@
54 54  (((
55 55  Bonnes pratiques :
56 56  
57 -* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 -* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 -* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 -* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
59 +* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 +* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 +* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 +* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
63 63  )))
64 64  
65 65  = Créer une grille de saisie =
... ... @@ -112,7 +112,7 @@
112 112  
113 113  == Créer la grille ==
114 114  
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
117 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
116 116  
117 117  1. (((
118 118  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -128,7 +128,6 @@
128 128  
129 129  * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 130  * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 -* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
132 132  )))
133 133  1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
134 134  
... ... @@ -136,10 +136,10 @@
136 136  (((
137 137  **Bonnes pratiques** : 
138 138  
139 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
140 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
141 141  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
142 -* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée.
143 +* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
143 143  )))
144 144  
145 145  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -157,118 +157,22 @@
157 157  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 159  
160 -[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 -
162 -
163 163  == Configurer les champs ==
164 164  
165 -Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
163 +Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
166 166  
167 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
168 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
169 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
170 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
171 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
165 +* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
166 +* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
167 +* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
168 +* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
169 +* **Valeur** : rappel du code du terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
172 172  
173 - Pour configurer un champ :
174 174  
175 -1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
176 -1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
177 -1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
178 -1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
179 179  
180 -(% class="box successmessage" %)
181 -(((
182 -Bonnes pratiques :
183 183  
184 -* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
185 -* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
186 -* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
187 -* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
188 -)))
189 189  
190 -[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 192  
193 -[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 -
195 -
196 -[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 -
198 -
199 -== Affecter la grille aux utilisateurs ==
200 -
201 -Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
202 -
203 -1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**.
204 -1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
205 -1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
206 -1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
207 -1. **Sélectionnez la table** concernée.
208 -1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
209 -1. **Appliquez les modifications**.
210 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
211 -
212 -(% class="box successmessage" %)
213 -(((
214 -Bonnes pratiques :
215 -
216 -* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles.
217 -* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
218 -)))
219 -
220 -[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -----
223 -
224 -[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 -
226 -
227 -= Modifier une grille de saisie =
228 -
229 -Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
230 -
231 -(% class="box warningmessage" %)
232 -(((
233 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
234 -)))
235 -
236 -== Ajouter des champs ==
237 -
238 -
239 -== Supprimer des champs ==
240 -
241 -
242 -
243 -= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
244 -
245 -Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
246 -
247 -* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
248 -* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
249 -
250 -(% class="box warningmessage" %)
251 -(((
252 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
253 -)))
254 -
255 -(% class="box successmessage" %)
256 -(((
257 -**Bonnes pratiques : **
258 -
259 -* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
260 -* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
261 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
262 -)))
263 -
264 -== Masquer une grille ==
265 -
266 -
267 -== Supprimer une grille ==
268 -
269 -
270 -
271 -
272 272  
273 273  )))
274 274  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -285,7 +285,6 @@
285 285  
286 286  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
287 287  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
288 -* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
289 289  )))
290 290  
291 291  (% class="box" %)
... ... @@ -301,3 +301,5 @@
301 301  
302 302  )))
303 303  )))
208 +
209 +
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