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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 08:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,12 +18,14 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
22 22  
23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 +
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 25  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
26 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
28 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
27 27  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
28 28  
29 29  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
... ... @@ -31,261 +31,129 @@
31 31  >(% class="small" %)Cas d'usage :
32 32  
33 33  (((
34 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
36 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
35 35  )))
36 36  
37 37  (((
38 ->(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
40 +>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table Événements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
39 39  
40 ->(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
42 +>(% class="small" %)Campagne photo//(table Photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
41 41  
42 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
43 -)))
44 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table Biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
44 44  
45 -== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
46 -
47 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
48 -
49 -* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 -* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 -* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -Bonnes pratiques :
56 -
57 -* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 -* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 -* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 -* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
46 +
63 63  )))
64 64  
65 -= Créer une grille de saisie =
66 66  
67 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 68  
69 -== Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 -Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
72 72  
73 -1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
74 -1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
75 -1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
77 -1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
78 -1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 -1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 -1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
81 -
82 -(% class="box successmessage" %)
53 +
54 +)))
55 +)))|(% style="width:300px" %)(((
56 +(% class="box" %)
83 83  (((
84 -**Bonnes pratiques : **
85 -
86 -Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 -
88 -* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 -* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
58 +**Sommaire**
90 90  )))
91 91  
92 -[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -
94 -
95 -[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 -
106 -
107 -[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 -
110 -[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -
112 -
113 -== Créer la grille ==
114 -
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
116 -
117 -1. (((
118 -**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
119 -
120 -* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 -* Choisissez ensuite la **table cible**.
61 +(% class="box" %)
62 +(((
63 +**Aller plus loin**
122 122  )))
123 -1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 -1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 -1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 -1. (((
127 -**Ajoutez les champs** de votre modèle :
128 128  
129 -* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 -* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 -* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
66 +(% class="box" %)
67 +(((
68 +**Icônes principales**
132 132  )))
133 -1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
134 134  
135 -(% class="box successmessage" %)
136 136  (((
137 -**Bonnes pratiques** : 
72 +
138 138  
139 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
140 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
141 -* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
142 -)))
143 143  
144 -[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
76 +
77 +)))
78 +)))
146 146  
147 -[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 149  
150 -[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
83 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
152 152  
153 -[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
154 154  
87 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
155 155  
156 -[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
157 157  
91 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
158 158  
159 -[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +[[image:1744032015632-983.png]]
160 160  
95 +//Créer un modèle de saisie//
161 161  
162 -== Configurer les champs ==
97 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
163 163  
164 -Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
99 +[[image:1744032578836-556.png]]
165 165  
166 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
167 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
168 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
169 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
170 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
101 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
171 171  
172 - Pour configurer un champ :
103 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
173 173  
174 -1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
175 -1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
176 -1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
177 -1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
105 +[[image:1744032650325-591.png]]
178 178  
179 -(% class="box successmessage" %)
180 -(((
181 -Bonnes pratiques :
107 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
182 182  
183 -* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
184 -* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
185 -* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
186 -* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
187 -)))
109 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
188 188  
189 -[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +[[image:1744032706632-723.png]]
190 190  
113 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
191 191  
192 -[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 194  
195 -== Affecter la grille aux utilisateurs ==
196 196  
197 -Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
118 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
198 198  
199 -1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
200 -1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
201 -1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
202 -1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
203 -1. **Sélectionnez la table** concernée.
204 -1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
205 -1. **Appliquez les modifications**.
206 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
120 +(% style="\" %)
121 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
207 207  
208 -Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
209 -
210 -[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 -
212 -----
213 -
214 -[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 -
217 -= Modifier une grille de saisie =
218 -
219 -Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
220 -
221 -(% class="box warningmessage" %)
123 +(% class="box infomessage" style="\" %)
222 222  (((
223 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
125 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
224 224  )))
225 225  
226 -== Ajouter des champs ==
128 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
227 227  
228 -== Supprimer des champs ==
130 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
229 229  
132 +[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
230 230  
134 +(% style="text-align: center;" %)
135 +//Créer un modèle de saisie//
231 231  
232 -= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
233 233  
234 -Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
138 +(% style="\" %)
139 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
235 235  
236 -* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
237 -* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
141 +[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
238 238  
239 -(% class="box warningmessage" %)
240 -(((
241 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
242 -)))
143 +(% style="text-align: center;" %)
144 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
243 243  
244 -(% class="box successmessage" %)
245 -(((
246 -**Bonnes pratiques : **
247 247  
248 -* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
249 -* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
250 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
251 -)))
147 +(% style="\" %)
148 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
252 252  
253 -== Masquer une grille ==
150 +[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
254 254  
152 +(% style="text-align: center;" %)
153 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
255 255  
256 -== Supprimer une grille ==
257 257  
156 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
258 258  
158 +[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
259 259  
260 -
261 -
262 -)))
263 -)))|(% style="width:300px" %)(((
264 -(% class="box" %)
265 -(((
266 -**Sommaire**
267 -
268 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
269 -)))
270 -
271 -(% class="box" %)
272 -(((
273 -**Aller plus loin**
274 -
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