Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 28 suppressions)
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Détails
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... ... @@ -18,271 +18,145 @@ 18 18 19 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions. 20 20 21 -La personnalisation offre plusieursbénéfices:21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs. 22 22 23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices : 24 + 23 23 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus. 24 24 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche). 25 25 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs. 26 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf.charte de saisie).28 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution. 27 27 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés. 28 28 29 29 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage. 30 30 31 ->(% class="small" %)Cas d'usage : 33 +>(% class="small" %)Cas d'usage :**Documentation simplifiée** //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : **numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial**. 34 +>(% class="small" %)Cette grille est particulièrement utile pour **accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données. 32 32 33 33 ((( 34 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**. 35 -))) 37 + 36 36 37 -((( 38 ->(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents. 39 +(% class="small" %)**Prêts et expositions** //(table Événements)// : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des manifestations : **titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, assurances**. 39 39 40 ->(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.). 41 41 42 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors. 43 -))) 42 +(% class="small" %)**Campagne photo** //(table Photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : **dimensions, état avant prise de vue, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.)**. Ces champs, issus de la photothèque, facilitent la gestion cohérente des images et leur valorisation. 44 44 45 -== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? == 46 46 47 - Les grillesde saisiepersonnalisées peuventêtre crééesdans laplupartdes tablesdeFlora.Ellesconcernent:45 +(% class="small" %)**Étude scientifique** //(table Biens)// : concevoir une grille destinée à des **collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les **matériaux**, les **techniques de fabrication**, les **noms scientifiques**, les **analyses comparatives**, la **bibliographie**, ainsi que les **représentations et décors**. 48 48 49 -* **Archives** : Unités d’archives, Versements. 50 -* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC. 51 -* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons. 52 - 53 -(% class="box successmessage" %) 54 -((( 55 -Bonnes pratiques : 56 - 57 -* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel. 58 -* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs. 59 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps. 60 -* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement. 61 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation. 62 -* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques. 47 + 63 63 ))) 64 64 65 -= Créer une grille de saisie = 66 66 67 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs. 68 68 69 -== Préparer un modèle de saisie rapide == 70 70 71 -Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille. 72 72 73 -1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). 74 -1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.** 75 -1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles. 76 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche. 77 -1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le [[image:1754557909695-525.png]] 78 -1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]] 79 -1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]] 80 -1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile. 81 - 82 -(% class="box successmessage" %) 54 + 55 +))) 56 +)))|(% style="width:300px" %)((( 57 +(% class="box" %) 83 83 ((( 84 -**Bonnes pratiques : ** 85 - 86 -Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela : 87 - 88 -* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique) 89 -* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme. 59 +**Sommaire** 90 90 ))) 91 91 92 -[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 93 - 94 - 95 -[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 96 - 97 - 98 -[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 - 100 - 101 -[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 102 - 103 - 104 -[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 - 106 - 107 -[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 - 109 - 110 -[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 111 - 112 - 113 -== Créer la grille == 114 - 115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée. 116 - 117 -1. ((( 118 -**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**. 119 - 120 -* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue). 121 -* Choisissez ensuite la **table cible**. 62 +(% class="box" %) 63 +((( 64 +**Aller plus loin** 122 122 ))) 123 -1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche. 124 -1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide). 125 -1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1. 126 -1. ((( 127 -**Ajoutez les champs** de votre modèle : 128 128 129 -* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou 130 -* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire. 67 +(% class="box" %) 68 +((( 69 +**Icônes principales** 131 131 ))) 132 -1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création. 133 133 134 -(% class="box successmessage" %) 135 135 ((( 136 - **Bonnespratiques** :73 + 137 137 138 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps. 139 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation. 140 -* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards. 141 -))) 142 142 143 -[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 144 144 77 + 78 +))) 79 +))) 145 145 146 -[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 148 148 149 -[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 150 150 84 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]]. 151 151 152 - [[//Sélectiondumodèledesaisierapide crééàl'étape1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]86 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web. 153 153 88 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.** 154 154 155 - [[//Ajouterleschampsdansla nouvellegrilledesaisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]90 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario. 156 156 92 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]]. 157 157 158 - == Configurer les champs ==94 +[[image:1744032015632-983.png]] 159 159 160 - Après avoir créé la grille, vous devez affinerson fonctionnement en configurantchaque champ. Flora propose plusieurs options permettantde définirlecomportement et l’affichagedeschampsselon vos besoins.96 +//Créer un modèle de saisie// 161 161 162 - Letableauci-dessousrécapitulecespossibilités:98 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario. 163 163 164 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie 165 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée. 166 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur. 167 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**. 168 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis. 100 +[[image:1744032578836-556.png]] 169 169 170 - Pourconfigurerunchamp:102 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.// 171 171 172 -1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille. 173 -1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration. 174 -1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//). 175 -1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur. 104 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario. 176 176 177 -(% class="box successmessage" %) 178 -((( 179 -Bonnes pratiques : 106 +[[image:1744032650325-591.png]] 180 180 181 -* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles. 182 -* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu. 183 -* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie. 184 -* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01). 185 -* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée. 186 -))) 108 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle// 187 187 188 - [[//Configurerleschamps :rendreun champobligatoireourendreun champ nonéditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]110 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles. 189 189 112 +[[image:1744032706632-723.png]] 190 190 191 - [[//Configurerleschamps : rendre un champimportantoucacherunchamprempliavecdesdonnées//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]114 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie// 192 192 193 193 194 -== Affecter la grille aux utilisateurs == 195 195 196 -Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel 197 197 198 -1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**. 199 -1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné. 200 -1. **Allez dans l’onglet Scenarii**. 201 -1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives). 202 -1. **Sélectionnez la table** concernée. 203 -1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles. 204 -1. **Appliquez les modifications**. 205 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée. 119 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]]. 206 206 207 -[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 121 +(% style="\" %) 122 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web. 208 208 209 ----- 210 - 211 -[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 212 - 213 - 214 -= Modifier une grille de saisie = 215 - 216 -Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration). 217 - 218 -(% class="box warningmessage" %) 124 +(% class="box infomessage" style="\" %) 219 219 ((( 220 -L es**grillesstandards**livréesavecFloranepeuventpas êtremodifiées.126 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.** 221 221 ))) 222 222 223 - ==Ajouter des champs==129 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario. 224 224 225 - ==Supprimer des champs==131 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]]. 226 226 133 +[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 227 227 135 +(% style="text-align: center;" %) 136 +//Créer un modèle de saisie// 228 228 229 -= Masquer ou supprimer une grille de saisie = 230 230 231 -Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous : 139 +(% style="\" %) 140 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario. 232 232 233 -* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement. 234 -* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible. 142 +[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 235 235 236 -(% class="box warningmessage" %) 237 -((( 238 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées. 239 -))) 144 +(% style="text-align: center;" %) 145 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.// 240 240 241 -(% class="box successmessage" %) 242 -((( 243 -**Bonnes pratiques : ** 244 244 245 -* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle. 246 -* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées. 247 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur. 248 -))) 148 +(% style="\" %) 149 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario. 249 249 250 - == Masquer unegrille==151 +[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 251 251 153 +(% style="text-align: center;" %) 154 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle// 252 252 253 -== Supprimer une grille == 254 254 157 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles. 255 255 159 +[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 256 256 257 - 258 - 259 -))) 260 -)))|(% style="width:300px" %)((( 261 -(% class="box" %) 262 -((( 263 -**Sommaire** 264 - 265 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 266 -))) 267 - 268 -(% class="box" %) 269 -((( 270 -**Aller plus loin** 271 - 272 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 273 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]] 274 -))) 275 - 276 -(% class="box" %) 277 -((( 278 -**Icônes principales** 279 -))) 280 - 281 -((( 282 - 283 - 284 - 285 - 286 - 287 -))) 288 -))) 161 +(% style="text-align: center;" %) 162 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
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