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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:42
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 15:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,8 +18,10 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
22 22  
23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 +
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 25  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -54,12 +54,12 @@
54 54  (((
55 55  Bonnes pratiques :
56 56  
57 -* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 -* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 -* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 -* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
59 +* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 +* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 +* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 +* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
63 63  )))
64 64  
65 65  = Créer une grille de saisie =
... ... @@ -112,7 +112,7 @@
112 112  
113 113  == Créer la grille ==
114 114  
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
117 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
116 116  
117 117  1. (((
118 118  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -135,9 +135,10 @@
135 135  (((
136 136  **Bonnes pratiques** : 
137 137  
138 -* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 -* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 +* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 +* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 140  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
143 +* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
141 141  )))
142 142  
143 143  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -155,129 +155,93 @@
155 155  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
161 +
158 158  == Configurer les champs ==
159 159  
160 -Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
164 +Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
161 161  
162 -Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
166 +* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
167 +* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
168 +* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
169 +* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
170 +* **Valeur** : rappel du code du terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
163 163  
164 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
168 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
169 169  
170 - Pour configurer un champ :
171 171  
172 -1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 -1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 -1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 -1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
176 176  
177 -(% class="box successmessage" %)
175 +
176 +
177 +)))
178 +)))|(% style="width:300px" %)(((
179 +(% class="box" %)
178 178  (((
179 -Bonnes pratiques :
181 +**Sommaire**
180 180  
181 -* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 -* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 -* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 -* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 -* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
183 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
186 186  )))
187 187  
188 -[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +(% class="box" %)
187 +(((
188 +**Aller plus loin**
189 189  
190 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
191 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
192 +)))
190 190  
191 -[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +(% class="box" %)
195 +(((
196 +**Icônes principales**
197 +)))
192 192  
199 +(((
200 +
193 193  
194 -== Affecter la grille aux utilisateurs ==
195 195  
196 -Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
197 197  
198 -1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 -1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
200 -1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 -1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 -1. **Sélectionnez la table** concernée.
203 -1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 -1. **Appliquez les modifications**.
205 -1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
204 +
205 +)))
206 +)))
206 206  
207 -[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 -----
210 210  
211 -[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 213  
214 -= Modifier une grille de saisie =
215 215  
216 -Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
217 217  
218 -(% class="box warningmessage" %)
219 -(((
220 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
221 -)))
222 222  
223 223  
224 -= Masquer ou supprimer une grille de saisie =
216 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
225 225  
226 -Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
218 +[[image:1744032578836-556.png]]
227 227  
228 -* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
229 -* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
220 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
230 230  
231 -(% class="box warningmessage" %)
232 -(((
233 -Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
234 -)))
222 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
235 235  
236 -(% class="box successmessage" %)
237 -(((
238 -**Bonnes pratiques : **
224 +[[image:1744032650325-591.png]]
239 239  
240 -* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
241 -* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
242 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
243 -)))
226 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
244 244  
245 -== Masquer une grille ==
228 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
246 246  
230 +[[image:1744032706632-723.png]]
247 247  
248 -== Supprimer une grille ==
232 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
249 249  
250 250  
251 251  
252 252  
253 -
254 -)))
255 -)))|(% style="width:300px" %)(((
256 -(% class="box" %)
257 -(((
258 -**Sommaire**
259 259  
260 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
261 -)))
262 262  
263 -(% class="box" %)
264 -(((
265 -**Aller plus loin**
266 266  
267 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
268 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
269 -)))
270 270  
271 -(% class="box" %)
272 -(((
273 -**Icônes principales**
274 -)))
275 275  
276 -(((
277 -
278 278  
279 279  
280 280  
281 -
282 -)))
283 -)))
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +(% style="text-align: center;" %)
250 +//sie//
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