Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Contenu

@@ -18,8 +18,10 @@
  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
--La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
++La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
++Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
++
  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
@@ -54,23 +54,20 @@
  (((
  Bonnes pratiques :
--* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
--* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
--* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
--* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
--* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
--* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
++* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
++* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
++* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
++* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
++* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
++* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
  )))
  = Créer une grille de saisie =
--La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
--
  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
--1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
 . Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
 . **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
 . Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
@@ -79,16 +79,6 @@
 . **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
 . **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--
--Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
--
--* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
--* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
--)))
--
  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -110,174 +110,111 @@
  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Créer la grille ==
--Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
--1. (((
--**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
--* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
--* Choisissez ensuite la **table cible**.
++
  )))
--1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
--1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
--1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
--1. (((
--**Ajoutez les champs** de votre modèle :
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
--* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
--1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--**Bonnes pratiques** :
++**Aller plus loin**
--* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
--* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
--* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
++* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  )))
--[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++(((
++
--[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
++)))
--[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Configurer les champs ==
++[[image:1744032015632-983.png]]
--Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
++//Créer un modèle de saisie//
--Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
++Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
--|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
--|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
--|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
--|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
++[[image:1744032578836-556.png]]
-- Pour configurer un champ :
++//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
--1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
--1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
--1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
--1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
++Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
++[[image:1744032650325-591.png]]
--* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
--* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
--* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
--* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
--* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
--)))
++//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
--[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
++[[image:1744032706632-723.png]]
--[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
--== Affecter la grille aux utilisateurs ==
--Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
--1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
--1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
--1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
--1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
--1. **Sélectionnez la table** concernée.
--1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
--1. **Appliquez les modifications**.
--1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
++**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
--[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="\" %)
++Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
------
--
--[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Modifier une grille de saisie  =
--
--Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" style="\" %)
  (((
--Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
++**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
  )))
++Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
--= Masquer ou supprimer une grille de saisie  =
++Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
--Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
++[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
--* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
++(% style="text-align: center;" %)
++//Créer un modèle de saisie//
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
--)))
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++(% style="\" %)
++Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
--* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
--* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
--* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
--)))
++[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--== Masquer une grille  ==
++(% style="text-align: center;" %)
++//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
--== Supprimer une grille ==
++(% style="\" %)
++Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
++[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
++[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--
--* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
--)))
--
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--
--(((
--
--
--
--
--
--)))
--)))
++(% style="text-align: center;" %)
++//Le scénario est attribué à un profil de saisie//

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