Skip to Content
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
Depuis la version 43.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:00
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 14:01
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,12 +18,14 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
21 +La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
22 22  
23 +Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 +
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 25  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
26 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
28 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
27 27  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
28 28  
29 29  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
... ... @@ -31,154 +31,23 @@
31 31  >(% class="small" %)Cas d'usage :
32 32  
33 33  (((
34 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
36 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
35 35  )))
36 36  
37 37  (((
38 ->(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
40 +>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table Événements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
39 39  
40 ->(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
42 +>(% class="small" %)Campagne photo//(table Photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
41 41  
42 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
43 -)))
44 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table Biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
44 44  
45 -== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
46 -
47 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
48 -
49 -* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 -* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 -* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -Bonnes pratiques :
56 -
57 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
46 +
63 63  )))
64 64  
65 -= Créer une grille de saisie =
66 66  
67 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 68  
69 -== Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 -Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
72 72  
73 -1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
74 -1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
75 -1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
77 -1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
78 -1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 -1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 -1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
81 -
82 -(% class="box successmessage" %)
83 -(((
84 -**Bonnes pratiques : **
85 -
86 -Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 -
88 -* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 -* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
90 -)))
91 -
92 -[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -
94 -
95 -[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 -
106 -
107 -[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 -
110 -[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -
112 -
113 -== Créer la grille ==
114 -
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
116 -
117 -1. (((
118 -**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
119 -
120 -* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 -* Choisissez ensuite la **table cible**.
122 -)))
123 -1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 -1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 -1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 -1. (((
127 -**Ajoutez les champs** de votre modèle :
128 -
129 -* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 -* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 -)))
132 -1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
133 -
134 -(% class="box successmessage" %)
135 -(((
136 -**Bonnes pratiques** : 
137 -
138 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 -* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
141 -* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
142 -)))
143 -
144 -[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 -
146 -
147 -[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 -
149 -
150 -[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 -
152 -
153 -[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 -
155 -
156 -[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 -
158 -
159 -
160 -== Configurer les champs ==
161 -
162 -Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
163 -
164 -Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
165 -
166 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
167 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
168 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
169 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
170 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
171 -|(% style="width:167px" %)**Valeur**|(% style="width:283px" %)Affiche le **code du terme prédéfini** dans les modèles de saisie rapide (pour les listes).|Aucun impact direct sur la saisie : sert uniquement de référence technique dans l'éditeur de grille.
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -
178 -
179 -
180 -
181 -
182 182  
183 183  )))
184 184  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -185,16 +185,11 @@
185 185  (% class="box" %)
186 186  (((
187 187  **Sommaire**
188 -
189 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
190 190  )))
191 191  
192 192  (% class="box" %)
193 193  (((
194 194  **Aller plus loin**
195 -
196 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
197 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
198 198  )))
199 199  
200 200  (% class="box" %)
... ... @@ -214,11 +214,20 @@
214 214  
215 215  
216 216  
83 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
217 217  
85 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
218 218  
87 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
219 219  
89 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
220 220  
91 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
221 221  
93 +[[image:1744032015632-983.png]]
94 +
95 +//Créer un modèle de saisie//
96 +
222 222  Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
223 223  
224 224  [[image:1744032578836-556.png]]
... ... @@ -240,17 +240,47 @@
240 240  
241 241  
242 242  
118 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
243 243  
120 +(% style="\" %)
121 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
244 244  
123 +(% class="box infomessage" style="\" %)
124 +(((
125 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
126 +)))
245 245  
128 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
246 246  
130 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
247 247  
132 +[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
248 248  
134 +(% style="text-align: center;" %)
135 +//Créer un modèle de saisie//
249 249  
250 250  
138 +(% style="\" %)
139 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
251 251  
141 +[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
252 252  
143 +(% style="text-align: center;" %)
144 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
253 253  
254 254  
147 +(% style="\" %)
148 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
149 +
150 +[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
151 +
255 255  (% style="text-align: center;" %)
256 -//sie//
153 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
154 +
155 +
156 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
157 +
158 +[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
159 +
160 +(% style="text-align: center;" %)
161 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
1744187047475-142.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -53.5 KB
Contenu
1744187119368-363.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -63.6 KB
Contenu
1744187154047-676.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -89.6 KB
Contenu
1754557909695-525.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.1 KB
Contenu
1754557915659-743.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.1 KB
Contenu
1754557965715-163.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -850 bytes
Contenu
1754558217657-486.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.1 KB
Contenu
1757940991758-173.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -829 bytes
Contenu
1757941162233-883.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -86.0 KB
Contenu
1757941197364-969.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -84.9 KB
Contenu
1757941242059-381.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -105.2 KB
Contenu
1757941261207-275.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -135.2 KB
Contenu
1757941452035-618.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.7 KB
Contenu
1757941520044-364.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -146.0 KB
Contenu
1757941538116-890.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -150.5 KB
Contenu
1757941576901-592.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -8.7 KB
Contenu
1757941590456-896.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -10.7 KB
Contenu
1758014423899-928.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -95.6 KB
Contenu
1758014430817-463.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -148.8 KB
Contenu
1758014514585-202.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -63.6 KB
Contenu
1758014589896-882.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -90.1 KB
Contenu
1758014836162-872.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -98.3 KB
Contenu