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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
Depuis la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 16:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 14:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -25,7 +25,7 @@
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
28 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
28 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
29 29  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
30 30  
31 31  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
... ... @@ -42,104 +42,14 @@
42 42  >(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
43 43  
44 44  >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
45 -)))
46 46  
47 -== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
48 -
49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
50 -
51 -* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 -* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
53 -* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
54 -
55 -(% class="box successmessage" %)
56 -(((
57 -Bonnes pratiques :
58 -
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
46 +
65 65  )))
66 66  
67 -= Créer une grille de saisie =
68 68  
69 -== Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 -Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
72 72  
73 -1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
74 -1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
75 -1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
77 -1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
78 -1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 -1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 -1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
81 81  
82 -(% class="box successmessage" %)
83 -(((
84 -**Bonnes pratiques : **
85 -
86 -Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 -
88 -* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 -* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
90 -)))
91 -
92 -[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -
94 -
95 -[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 -
106 -
107 -[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 -
110 -[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -
112 -
113 -== Créer la grille et paramétrer ses champs ==
114 -
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
116 -
117 -1. (((
118 -**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
119 -
120 -* Sélectionnez la **source de données** (ex. //Musée// ou //Bibliothèque//).
121 -* Choisissez ensuite la **table cible**.
122 -)))
123 -1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 -1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario standard de référence** (en général, la Grille complète).
125 -1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 -1. (((
127 -**Ajoutez les champs** de votre modèle :
128 -
129 -* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 -* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 -)))
132 -1. (((
133 -**Configurez les champs** :
134 -
135 -* cochez les champs **obligatoires** ou jugés **importants**,
136 -* paramétrez les **champs à liste** (définissez s’ils sont **éditables ou non éditables**).
137 -)))
138 -1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
139 -
140 -
141 -
142 -
143 143  
144 144  )))
145 145  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -146,16 +146,11 @@
146 146  (% class="box" %)
147 147  (((
148 148  **Sommaire**
149 -
150 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
151 151  )))
152 152  
153 153  (% class="box" %)
154 154  (((
155 155  **Aller plus loin**
156 -
157 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
158 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
159 159  )))
160 160  
161 161  (% class="box" %)
... ... @@ -175,11 +175,20 @@
175 175  
176 176  
177 177  
83 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
178 178  
85 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
179 179  
87 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
180 180  
89 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
181 181  
91 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
182 182  
93 +[[image:1744032015632-983.png]]
94 +
95 +//Créer un modèle de saisie//
96 +
183 183  Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
184 184  
185 185  [[image:1744032578836-556.png]]
... ... @@ -201,17 +201,47 @@
201 201  
202 202  
203 203  
118 +**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
204 204  
120 +(% style="\" %)
121 +Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
205 205  
123 +(% class="box infomessage" style="\" %)
124 +(((
125 +**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
126 +)))
206 206  
128 +Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
207 207  
130 +Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
208 208  
132 +[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
209 209  
134 +(% style="text-align: center;" %)
135 +//Créer un modèle de saisie//
210 210  
211 211  
138 +(% style="\" %)
139 +Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
212 212  
141 +[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
213 213  
143 +(% style="text-align: center;" %)
144 +//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
214 214  
215 215  
147 +(% style="\" %)
148 +Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
149 +
150 +[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
151 +
216 216  (% style="text-align: center;" %)
217 -//sie//
153 +//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
154 +
155 +
156 +Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
157 +
158 +[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
159 +
160 +(% style="text-align: center;" %)
161 +//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
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