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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 15:28
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -56,16 +56,18 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
68 68  
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 +
69 69  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 71  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -81,7 +81,12 @@
81 81  
82 82  (% class="box successmessage" %)
83 83  (((
84 -
84 +**Bonnes pratiques : **
85 +
86 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 +
88 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
85 85  )))
86 86  
87 87  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -105,86 +105,179 @@
105 105  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
113 +== Créer la grille ==
108 108  
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
109 109  
117 +1. (((
118 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
110 110  
111 -
112 -
113 -
120 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 +* Choisissez ensuite la **table cible**.
114 114  )))
115 -)))|(% style="width:300px" %)(((
116 -(% class="box" %)
117 -(((
118 -**Sommaire**
123 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 +1. (((
127 +**Ajoutez les champs** de votre modèle :
119 119  
120 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
129 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
121 121  )))
132 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
122 122  
123 -(% class="box" %)
134 +(% class="box successmessage" %)
124 124  (((
125 -**Aller plus loin**
136 +**Bonnes pratiques** : 
126 126  
127 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
138 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
128 128  )))
129 129  
130 -(% class="box" %)
143 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +
148 +
149 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +
151 +
152 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +
154 +
155 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +
158 +== Configurer les champs ==
159 +
160 +Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
161 +
162 +Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
163 +
164 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
168 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
169 +
170 + Pour configurer un champ :
171 +
172 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
176 +
177 +(% class="box successmessage" %)
131 131  (((
132 -**Icônes principales**
179 +Bonnes pratiques :
180 +
181 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 +* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
133 133  )))
134 134  
135 -(((
136 -
188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -
141 -)))
142 -)))
143 143  
194 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
144 144  
196 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
145 145  
198 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
200 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
203 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 +1. **Appliquez les modifications**.
205 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
146 146  
207 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
209 +----
148 148  
211 +[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 150  
214 += Modifier une grille de saisie =
151 151  
152 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
216 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
153 153  
154 -[[image:1744032578836-556.png]]
218 +(% class="box warningmessage" %)
219 +(((
220 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
221 +)))
155 155  
156 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
223 +== Ajouter des champs ==
157 157  
158 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
225 +== Supprimer des champs ==
159 159  
160 -[[image:1744032650325-591.png]]
161 161  
162 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
163 163  
164 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
229 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
165 165  
166 -[[image:1744032706632-723.png]]
231 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
167 167  
168 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
233 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
234 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
169 169  
236 +(% class="box warningmessage" %)
237 +(((
238 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
239 +)))
170 170  
241 +(% class="box successmessage" %)
242 +(((
243 +**Bonnes pratiques : **
171 171  
245 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
246 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
247 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
248 +)))
172 172  
173 -
250 +== Masquer une grille ==
174 174  
175 -
176 176  
177 -
253 +== Supprimer une grille ==
178 178  
179 -
180 180  
181 181  
182 182  
258 +
259 +)))
260 +)))|(% style="width:300px" %)(((
261 +(% class="box" %)
262 +(((
263 +**Sommaire**
183 183  
265 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
266 +)))
184 184  
268 +(% class="box" %)
269 +(((
270 +**Aller plus loin**
185 185  
272 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
273 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
274 +)))
186 186  
276 +(% class="box" %)
277 +(((
278 +**Icônes principales**
279 +)))
187 187  
281 +(((
282 +
188 188  
189 -(% style="text-align: center;" %)
190 -//sie//
284 +
285 +
286 +
287 +)))
288 +)))
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