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Insérer un document interne à la page d’accueil

Version 31.1 par Doriane Bautista le 2025/09/09 16:33

Version 4.2 et ultérieures

Dans Flora, les documents internes pour accueil sont créés et gérés dans la table Autres documents.

Ils centralisent les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.

Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ?

Les documents internes pour accueil regroupent des fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs :

Type de documentExemple d’usage principal
Chartes de saisieUniformiser la saisie des notices
Chartes de nommageHarmoniser les noms de fichiers et dossiers
Procédures de travailDécrire pas à pas les opérations internes
Consignes internesDiffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
Guides de bonnes pratiquesFaciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections

Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.

Ajouter des documents internes pour accueil

Créer une notice dans la table autres documents

Dans la table autres documents : cliquez sur Créer une notice autres documents. 

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Créer une notice autres documents

Renseigner les champs requis

Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, deux champs sont obligatoires :

ChampRôle dans l’affichage
CoteSert de libellé cliquable sur la page d’accueil
Type de documentDoit contenir la valeur Documents internes pour accueil pour activer l’affichage dans la page d'accueil

Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis enregistrez la notice.

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Saisie des données et enregistrement

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Notice autre document créée

Glisser-déposer le fichier bureautique

Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.

Bonnes pratiques : 

  • Glissez-déposez des fichiers PDF.
  • En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
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Glisser déposer d'un document PDF

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Document PDF associé à la notice autre document

Résultat sur la page d'accueil

Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Aide. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de liens cliquables.

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Icône aide

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Consultation des documents interne de l'institution

Points de vigilance

Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :

Bonnes pratiques : 

Si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez en priorité ces deux éléments :

  • Le champ Cote est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
  • Un fichier a bien été joint par glisser-déposer

Mauvais champ rempli

Le champ Nom du fichier est parfois renseigné à la place du champ Cote.
Seul le champ Cote permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est obligatoire.

Fichier non déposé

Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
Sans fichier attaché à la notice, rien ne s’affichera sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.

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Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil