Insérer un document interne à la page d’accueil

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.

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Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.

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Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.

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Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.

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= A quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =

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Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :

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* chartes de saisie,

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* chartes de nommage,

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* procédures de travail,

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* consignes internes,

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* guides de bonnes pratiques.

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Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.

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= Ajouter des documents internes pour accueil =

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== Créer une notice dans la table autres documents ==

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Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].

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[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Remplir les champs requis ==

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Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :

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* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.

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* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**

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Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.

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[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Ajouter le fichier bureautique ==

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Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.

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(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)

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(((

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Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.

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En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.

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)))

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[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Résultat sur la page d'accueil ==

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(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**

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[[Tableau de bord → bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Page d'accueil → consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Points de vigilance =

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Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :

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== Mauvais champ rempli ==

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Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.

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**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.

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== Fichier non déposé ==

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Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.

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Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.

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(% class="box infomessage" %)

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**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :

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* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)

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* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**

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)))

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[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**