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Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/17 16:04
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,93 +3,103 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, modèles, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document apparaisse sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice** dans la table Autres documents, en respectant certaines règles de saisie.
10 -
11 -Dans cette page, vous apprendrez :
12 -
13 -* comment créer une notice dédiée dans la table Autres documents,
14 -* quelles valeurs saisir pour assurer son affichage sur la page d’accueil,
15 -* comment rattacher le fichier bureautique,
16 -* et comment vérifier le résultat dans l’interface du tableau de bord.
8 +Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
17 17  )))
18 18  
19 19  (((
20 -
12 += Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
21 21  
22 -= Présentation =
14 +Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
23 23  
24 -Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
16 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de document|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple d’usage principal
17 +|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
18 +|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
19 +|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
20 +|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
21 +|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
25 25  
26 -* à des ressources externes (Joconde, etc.)
27 -* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
28 -* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
23 +Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
29 29  
30 -[[image:1742568813175-237.png]]
31 -Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
25 +(% class="box successmessage" %)
26 +(((
27 +**Bonnes pratiques : **
32 32  
33 -= Créer une notice Autres documents =
29 +* **Renseignez systématiquement** les champs obligatoires **Cote** et **Type de document** afin que les documents internes apparaissent sur la page d’accueil.
30 +* **Vérifiez toujours** qu’un fichier bureautique est bien associé à la notice, sans quoi le document n’apparaîtra pas sur la page d’accueil. En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
31 +)))
34 34  
33 += Ajouter des documents internes pour accueil =
35 35  
36 -Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png]].
35 +== Créer une notice autre document ==
37 37  
38 -[[image:1742567622542-295.png]]
37 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
39 39  
39 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -== Préconisations de saisie ==
42 42  
42 +== Renseigner les champs requis ==
43 43  
44 -Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
44 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
45 45  
46 -* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
47 -* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
46 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
47 +|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
48 +|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
48 48  
49 -Compléter la notice et enregistrer.
50 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
50 50  
51 -[[image:1742567996461-905.png]]
52 -Résultat :
52 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -[[image:1742568295513-943.png]]
55 55  
56 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
55 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
57 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
59 59  
60 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
59 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
61 61  
62 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
61 +(% class="box successmessage" %)
63 63  (((
64 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
63 +**Bonnes pratiques : **
64 +
65 +* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
66 +* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
65 65  )))
66 66  
67 -[[image:1742568487553-593.png]]
68 -Résultat :
69 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
71 71  
72 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
74 74  
75 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
75 += Consulter les documents internes pour accueil =
76 76  
77 -[[image:1742567276499-621.png]]
78 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
77 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
79 79  
80 -[[image:1742568669480-360.png]]
79 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
82 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 84  
85 -
85 += Éviter les erreurs fréquentes =
86 +
87 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
88 +
89 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
90 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
91 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
92 +
93 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  )))
95 +
96 +
87 87  )))|(% style="width:300px" %)(((
88 88  (% class="box" %)
89 89  (((
90 90  **Sommaire**
91 91  
92 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
102 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
93 93  )))
94 94  
95 95  (% class="box" %)
... ... @@ -96,13 +96,23 @@
96 96  (((
97 97  **Aller plus loin**
98 98  
99 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
100 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
109 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
110 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
101 101  )))
102 102  
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((
105 105  **Icônes principales**
116 +
117 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
118 +
119 +
120 +
121 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
122 +
123 +
124 +
125 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
106 106  )))
107 107  )))
108 108  
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