Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
	1	+1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome

Contenu

...	...	@@ -3,88 +3,92 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
	7	+Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
7	7
8		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
	9	+Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
	10	+Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	14	+= Objectif =
13	13
14		-Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
	16	+Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
15	15
16		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de document|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple d’usage principal
17		-|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
18		-|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
19		-|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
20		-|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
21		-|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
	18	+= Étapes à suivre =
22	22
23		-Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
	20	+== Créer une notice dans la table autres documents ==
24	24
25		-= Ajouter des documents internes pour accueil =
	22	+Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
26	26
27		-== Créer une notice autre document ==
	24	+[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28	28
29		-Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
30	30
31		-[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	27	+== Remplir les champs requis ==
32	32
33		-
34		-== Renseigner les champs requis ==
35		-
36	36	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
37	37
38		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
39		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
40		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	31	+* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
	32	+* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
41	41
42	42	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
43	43
44		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	36	+[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45	45
46	46
47		-[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	39	+[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48	48
49		-== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
	41	+== Ajouter le fichier bureautique ==
50	50
51		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	43	+Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
52	52
53		-(% class="box successmessage" %)
	45	+(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
54	54	(((
55		-**Bonnes pratiques : **
56		-
57		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
58		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	47	+Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
	48	+En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
59	59	)))
60	60
61		-[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	51	+[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62	62
63	63
64		-[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+[[Résultat → document PDF associé à la notice autres documents.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65	65
66	66
67		-= Consulter les documents internes pour accueil =
	57	+== Résultat sur la page d'accueil ==
68	68
69		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	59	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
70	70
71		-[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72	72
73	73
74		-[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	64	+[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76	76
77		-= Éviter les erreurs fréquentes =
	67	+= Points de vigilance =
78	78
79		-Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	69	+Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
80	80
81		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
82		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
83		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
	71	+== Mauvais champ rempli ==
84	84
85		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	73	+Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
	74	+**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
	75	+
	76	+== Fichier non déposé ==
	77	+
	78	+Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
	79	+Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
	80	+
	81	+(% class="box infomessage" %)
	82	+(((
	83	+**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
	84	+
	85	+* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
	86	+* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
86	86	)))
87	87
	89	+[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	90	+)))
	91	+
88	88
89	89	)))|(% style="width:300px" %)(((
90	90	(% class="box" %)
...	...	@@ -98,8 +98,8 @@
98	98	(((
99	99	**Aller plus loin**
100	100
101		-* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
102		-* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
	105	+* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
	106	+* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
103	103	)))
104	104
105	105	(% class="box" %)
...	...	@@ -107,13 +107,7 @@
107	107	**Icônes principales**
108	108
109	109	* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
110		-
111		-
112		-
113	113	* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
114		-
115		-
116		-
117	117	* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
118	118	)))
119	119	)))