Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,90 +3,94 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7		-Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
8	8
9		-Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10		-Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
	8	+Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Objectif =
	12	+= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15	15
16		-Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
	14	+Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
17	17
18		-= Étapes à suivre =
	16	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de document|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple d’usage principal
	17	+|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
	18	+|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
	19	+|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
	20	+|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
	21	+|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
19	19
20		-== Créer une notice dans la table autres documents ==
	23	+Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
21	21
22		-Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
	25	+(% class="box successmessage" %)
	26	+(((
	27	+**Bonnes pratiques : **
23	23
24		-[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	29	+* **Renseignez systématiquement** les champs obligatoires **Cote** et **Type de document** afin que les documents internes apparaissent sur la page d’accueil.
	30	+* **Vérifiez toujours** qu’un fichier bureautique est bien associé à la notice, sans quoi le document n’apparaîtra pas sur la page d’accueil. En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	31	+)))
25	25
	33	+= Ajouter des documents internes pour accueil =
26	26
27		-== Remplir les champs requis ==
	35	+== Créer une notice autre document ==
28	28
29		-Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
	37	+Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
30	30
31		-* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32		-* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
	39	+[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33	33
34		-Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
35	35
36		-[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+== Renseigner les champs requis ==
37	37
	44	+Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
38	38
39		-[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
	47	+|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	48	+|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
40	40
41		-== Ajouter le fichier bureautique ==
	50	+Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
42	42
43		-Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	52	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44	44
45		-(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
46		-(((
47		-Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48		-En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
49		-)))
50	50
51		-[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	55	+[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52	52
	57	+== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
53	53
54		-[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
55	55
	61	+(% class="box successmessage" %)
	62	+(((
	63	+**Bonnes pratiques : **
56	56
57		-== Résultat sur la page d'accueil ==
	65	+* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
	66	+* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	67	+)))
58	58
59		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	69	+[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61		-[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62	62
	72	+[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63	63
64		-[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65	65
	75	+= Consulter les documents internes pour accueil =
66	66
67		-= Points de vigilance =
	77	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
68	68
69		-Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	79	+[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71		-== Mauvais champ rempli ==
72	72
73		-Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
74		-**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
	82	+[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-== Fichier non déposé ==
77	77
78		-Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
79		-Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
	85	+= Éviter les erreurs fréquentes =
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81		-(% class="box infomessage" %)
82		-(((
83		-**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
	87	+Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
84	84
85		-* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
86		-* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
87		-)))
	89	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
	90	+|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
	91	+|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
88	88
89		-[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	93	+[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90	90	)))
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