Bien débuter avec Flora

Version 111.1 par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX le 2025/06/20 17:41

Version 3.5 et ultérieures

Flora est une interface sécurisée dédiée à la gestion documentaire des collections patrimoniales et scientifiques.

Ce petit guide est là pour vous aider à prendre vos marques et à démarrer sereinement.

Au programme :

  • Comment se connecter et se déconnecter de Flora,
  • Découvrir vos espaces de travail selon votre profil,
  • Apprendre à naviguer dans les menus et l’interface.

 

Se connecter à Flora

L’accès à Flora est sécurisé et personnalisé, afin de protéger les données sensibles et d'adapter l’interface à votre rôle.

Pour vous connecter :

  1. Saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe,
  2. Cliquez sur Entrer… Vous voilà prêt(e) à explorer Flora !
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Écran de connexion à Flora

Accéder à l'interface d'accueil

Une fois connecté(e), vous accédez à l’écran d’accueil, point de départ de votre navigation.

Vous pouvez y : 

  • Accéder à une page d’accueil ou à un tableau de bord,
  • Explorer vos espaces de travail,
  • Retrouver les menus et fonctionnalités adaptés à votre profil.

Bon à savoir : les accès sont personnalisés selon le groupe d’utilisateurs auquel vous appartenez. Vous ne voyez que ce qui vous concerne.

Fonctionnalités communes à tous les profils

Quelle que soit votre position dans l’outil, deux éléments restent accessibles en permanence :

  • Recherche sur les tables principales : rune recherche globale pour explorer les principales bases de données.
  • Wiki en accès direct : un vrai coup de pouce pour vous guider au fil de l’eau.
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Exemple d'un accès complet : tableau de bord pour un profil administrateur

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Exemple d'un accès restreint : tableau de bord pour un profil consultation

Les espaces de travail

Selon votre profil, vous aurez accès à différents espaces de travail, regroupés par domaine ou grande fonctionnalités.

Pour y accéder, jetez un œil en haut à gauche de l’écran, ou utilisez le menu latéral.

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Espaces de travail dans le menu latéral

Flora met à votre disposition plusieurs modules spécialisés, chacun conçu selon les normes professionnelles du domaine concerné :

DomaineModuleNormes utilisées
BibliothèqueBibliothèqueUNIMARC, ISBD, MARC21, Dublin Core
ArchivesArchivesISAD(G), ISAAR(CPF)
MuséeDécrireNormes Musées de France
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Modules Flora standards 

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Modules du niveau 2 de la bibliothèque – les modules optionnels sont soulignés en rose

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Modules du niveau 3 de la bibliothèque – les modules optionnels sont soulignés en rose

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Modules du niveau 2 des archives – les modules optionnels sont soulignés en rose

Naviguer dans l'interface

Quand vous ouvrez un espace de travail, le menu latéral gauche vous présente toutes les rubriques disponibles.
Besoin d’y voir plus clair ? Cliquez pour dérouler les sous-menus.

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Menus déployés dans l'espace de travail décrire

Pour un affichage plus confortable, vous pouvez aussi masquer/afficher la barre latérale via un bouton en haut de l’écran, selon votre confort de lecture.

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Masquer/démasquer la barre latérale

L’interface, côté pratique

Selon ce que vous faites, la zone centrale affiche :

  • Des formulaires de recherche,
  • Des listes de résultats,
  • Des grilles de saisie,
  • Ou encore les notices documentaires.

La barre d’outils s’adapte automatiquement, avec des boutons et menus clairs.
Un doute sur une icône ? Passez la souris dessus : un petit message vous éclaire.

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Barre d'outils dans une notice bibliothèque

Rechercher et saisir facilement

Pas de panique : Flora vous accompagne !

  • Des assistants de saisie ou de recherche sont là pour vous guider,
  • Chaque champ vous indique son format (texte, liste, date, etc.),
  • Les champs obligatoires sont bien identifiés,
  • Et avec la touche Tabulation, vous passez facilement d’un champ à l’autre.
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Assistants d'aide à la recherche sur la table des biens

Et grâce à l’autocomplétion, les termes s’affichent au fur et à mesure : vous gagnez du temps et évitez les erreurs.

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Autocomplétion dans la recherche simple sur la table des biens

Se déconnecter proprement de Flora

Pour quitter Flora en toute sécurité :

  • Cliquez sur le bouton Quitter en haut à droite.

Si vous restez inactif(ve) plus de 20 minutes, Flora vous déconnecte automatiquement.

Un bon réflexe pour clôturer votre session en toute sécurité !

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Bouton quitter dans l'interface

Si vous restez inactif(ve) plus de 20 minutes, Flora vous déconnecte automatiquement.

Pensez toujours à enregistrer votre travail avant de partir !