Dans Flora, un déménagement est traité comme un évènement structuré.
Il permet de planifier, suivre et historiser le transfert de collections d’un ou plusieurs emplacements vers de nouveaux lieux de conservation.
Comprendre un évènement de type déménagement
Comprendre le rôle de Flora
Un déménagement désigne le transfert massif d’objets ou de collections d’un lieu à un autre. C'est un mouvement définitif vers par exemple de nouvelles réserves ou un autre
Il se distingue des mouvements courants par :
son ampleur (grand nombre de biens),
son impact durable sur la localisation réglementaire,
son organisation par phases (préparation, transport, installation).
Flora facilite la gestion d’un déménagement grâce à :
Une traçabilité complète : chaque bien est suivi avec mise à jour automatique des localisations et de l’historique.
Une organisation centralisée : l’évènement « Déménagement » regroupe tous les biens, mouvements et acteurs associés dans une même notice.
Des outils adaptés à l’échelle : suivi par lots ou par phases, édition de documents (bordereaux, étiquettes, listes de colis).
Contrairement à une simple relocalisation, le déménagement permet d’anticiper les affectations, de gérer les mouvements de manière collective ou individualisée, et de garantir la mise à jour automatique de l’emplacement de référence lors de l’exécution. Ce processus assure une traçabilité complète dans l’historique de régie du bien.
Déménager vs. re-localiser ?
Dans Flora, deux modes existent pour gérer un changement d’emplacement :
Solution
Quand l'utiliser ?
Caractéristiques
Déménagement (évènement)
Transfert massif de biens
Planifié dans le temps (préparation, exécution)
Par lots ou phases
Traçabilité
Prévisualisation des emplacements d’arrivée (la mise à jour de l'emplacement de référence n'intervient qu'à l'exécution du mouvement)
Mise à jour automatique de l’emplacement de référence uniquement à l’exécution
Traçabilité réglementaire complète
Relocalisation (mise à jour simple)
Déplacement ponctuel, sans transport complexe ni logistique lourde
Immédiat
Nombre de biens limités
Modification directe du champ Emplacement de référence dans la notice du bien
Pas de phase préparatoire ni de mouvements planifiés
En résumé :
Déménagement = opération planifiée, structurée, traçable, adaptée aux transferts massifs ou complexes.
Relocalisation = mise à jour rapide et ponctuelle, adaptée aux changements simples.
Gérer l'évènement dans Flora
Utiliser la grille de saisie Déménagement
Flora met à disposition une grille spécifique intitulée Déménagement.
Elle reprend les champs classiques d’un évènement, en ajoutant ceux propres à un transfert (organisme destinataire, dates, documents logistiques).
Grille de saisie Déménagement
Suivre le cycle de gestion d'un déménagement
La gestion d’un déménagement dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
Créez de l’évènement : saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (Déménagement), qui reprend les champs habituels d’un évènement et ajoute les éléments spécifiques liés au transfert (organisme du lieu de destination, dates de début et de fin, documents associés).
Associez des biens concernés par le déménagement : génération automatique de notices Bien dans l’évènement et ajout des informations complémentaires (remarques, précisions logistiques).
Planifiez des mouvements : traçabilité du transfert. Ces mouvements peuvent être préparés à l’avance, par lots ou par phases, et reflètent les différentes étapes du déménagement.
Exécutez les mouvements : mise à jour automatique des emplacements de référence et enregistrement de la relocalisation dans l’historique.
Suivez l’évènement, : passage de l’état En cours à Terminé une fois toutes les phases exécutées.
Cycle de gestion d'un déménagement
Bien choisir le type de mouvement
Pour que le déménagement soit correctement historisé comme une relocalisation, utilisez la grille de saisie Transfert lors de la création du mouvement.
Il est ensuite possible de choisir entre trois types de mouvements. La différence ne porte pas sur le fonctionnement, mais uniquement sur la formulation du commentaire historisé dans la notice du bien après exécution :
la mise à jour automatique de l’emplacement de référence à l’exécution du mouvement,
une traçabilité réglementaire complète dans l’historique du bien.
Attention Si un autre type est utilisé, l’opération sera interprétée comme une sortie/retour simple et ne mettra pas à jour le champ Emplacement de référence.
Types de mouvement disponibles
Organiser le transport
Renseigner les informations logistiques
La notice de mouvement sert à la fois à relocaliser et à documenter le transport.
Elle inclut :
adresses précises de départ et d’arrivée : : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
convoyeur : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
transporteur, assurance,
rattachement de documents logistiques (contrat, bordereau, assurance) dans l'onglet Documentation
Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de compléter ou corriger les informations logistiques (transporteur, assurance, convoyeur, etc.). Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en modification : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
Exemple de champs d'une grille de saisie transfert
Documenter les conditions de transport du bien
Dans la notice Bien dans l’évènement, il est recommandé de saisir :
les dimensions avec conditionnement (caisse, socle…),
Champs d'une notice bien dans l'évènement
le colisage prévu :
temporaire (saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition),
pérenne (défini dans la notice du bien et repris automatiquement).
Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement
Planifier le nouvel emplacement de référence
Vous pouvez préparer à l’avance les emplacements d’arrivée dans la notice Bien dans le mouvement :
Visualiser la répartition prévue sans impacter immédiatement la notice,
Anticiper la logistique des nouvelles réserves,
Limiter les erreurs lors de l’exécution.
L’emplacement de référence du bien n’est mis à jour qu’à l’exécution du mouvement, garantissant une transition maîtrisée.
En résumé pour gérer un déménagement dans Flora
Toujours utiliser la grille Transfert lors de la création des mouvements, afin de garantir la mise à jour automatique de l’emplacement de référence et la traçabilité réglementaire.
Anticiper les colisages pérennes (caisse, conditionnement récurrent) dans la notice Bien : Flora pourra les reprendre automatiquement dans les mouvements.
Renseigner les dimensions utiles avec conditionnement (socle, caisse, protection) pour faciliter la préparation logistique et le choix des moyens de transport.
Planifier les emplacements d’arrivée en amont dans les notices Bien du mouvement : cela permet de visualiser la future organisation sans impacter la notice avant exécution.
Vérifier les documents associés (bordereaux, assurances, conventions de transport) et les rattacher à l’évènement ou aux mouvements via l’onglet Documentation.
Travailler par lots pour les opérations massives : la gestion en lot (création, exécution, suivi) évite les oublis et garantit la cohérence des phases du déménagement.
Clore l’évènement uniquement lorsque toutes les phases sont exécutées : l’état Terminé doit refléter que tous les biens ont bien été transférés et que les emplacements de référence sont à jour.
Créer un évènement ou créer des mouvements manuellement