Utiliser le menu mes recherches

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:25

Version 3.5 et ultérieures

Dans Flora, plusieurs outils vous permettent de piloter et d’exploiter vos recherches de manière efficace.

Ces outils facilitent :

la sauvegarde de recherches récurrentes (requêtes),
la réception automatique d’alertes en cas de nouvelles notices correspondant à vos critères,
la consultation rapide des recherches récentes (historique),
la constitution de sélections de notices ciblées (paniers).

Accessibles dans toutes les tables via le menu Mes recherches, ils vous aident à structurer vos méthodes de travail, gagner en réactivité, et collaborer plus efficacement.

Revenir à la dernière liste de résultats

Accès : Décrire > Mes recherches > Dernière liste

Cette option permet d'afficher la dernière liste de résultats consultée, sans relancer la recherche.

Ex. Dernière liste de résultats consultée.

Gérer les requêtes et les alertes

Les requêtes et alertes permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

Enregistrer et relancer une requête

Une requête permet d’enregistrer une recherche pour la rejouer à tout moment.

Elle se met à jour dynamiquement : les notices nouvellement créées correspondant aux critères sont automatiquement ajoutées.

Lancez une recherche.
Cliquez sur l’icône Disquette.
Renseignez un nom.
Cliquez sur la disquette pour enregistrer : un message de confirmation s’affiche.

Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.

Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette.

Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête.

Message de validation → requête sauvegardée.

Créer une alerte de recherche

Une alerte reprend le principe d’une requête, avec un envoi automatique de mail lorsqu'une nouvelle notice répond aux critères.

Lancez une recherche.
Cliquez sur la disquette, puis sur l’icône disquette avec une montre.
Complétez les champs : nom, fréquence, durée.
Cliquez sur Valider.

Le champ « email » doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.

Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.

Où retrouver les requêtes et les alertes ?

Accès : Décrire > Mes recherches > Requêtes

Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**.

Depuis cette interface, vous pouvez pour chaque requête ou alerte :

Icône	Action	Exemple
	Modifier les critères	Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.
	Renommer	Ex. Modification du nom de la requête.
	Supprimer	Ex. Message de confirmation avant suppression.
	Rejouer manuellement	Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats

Utiliser l'historique des recherches

Accès : Décrire > Mes recherches > Historique

L’historique conserve les 20 dernières recherches effectuées. Cliquez sur un numéro pour relancer la recherche.

Vous pouvez combiner plusieurs recherches d’une même table à l’aide des opérateurs ET, OU, SAUF.

Les recherches issues de tables différentes ne peuvent pas être combinées.

Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.

Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.

Créer et gérer des paniers

Accès : Décrire > Mes recherches > Paniers

Les paniers permettent de regrouper des notices pour des traitements par lots : prêts, restaurations, récolements, relocalisations, etc.

Limite : 2000 notices par panier

Créer un panier depuis une liste de résultats

Sélectionnez les notices.
Cliquez sur l’icône Panier.
Choisissez Créer un nouveau panier.
Renseignez un nom (et, si besoin, un type et une description).
Cliquez sur Valider.

Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens.

Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.

Saisie d'un nouveau panier et validation.

Ajouter des notices à un panier existant

Effectuez une recherche et sélectionnez des notices.
Cliquez sur l’icône Panier
Sélectionnez le panier souhaité (filtrable par type).
Cliquez sur Valider.

Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.

Message de confirmation → notice versée au panier.

Gérer un panier

Accès : Décrire > Mes recherches > Paniers

Afficher un panier

Le dernier panier utilisé s’affiche par défaut.
Utilisez le menu déroulant pour en consulter un autre.

Liste déroulante → sélection d'un autre panier

Supprimer un panier

Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.

Bonnes pratiques : pensez à supprimer régulièrement les paniers obsolètes pour alléger votre environnement de travail.

Message de confirmation → suppression du panier

Modifier un panier

Version 4.5.40 et ultérieures

Cliquez sur l’icône crayon.
Modifiez : le nom, le type et la description
Validez les modifications.

Ex. Modification d'un panier → ajout d'une description

Gérer les types de paniers

Version 4.5.42 et ultérieures

Les types de paniers facilitent leur classement et leur recherche.

Attention : si aucun type de panier n’a encore été défini dans Flora, la liste des types sera vide et donc inutilisable. Pour activer cette fonctionnalité, il est nécessaire de créer au préalable un ou plusieurs types de paniers.

Ex. Recherche de paniers sans filtre par type → tous les paniers apparaissent.

Ex. Recherche de paniers avec filtre sur le type Exposition → seuls les paniers pour exposition apparaissent.

Créer un type de panier :

Depuis Mes recherches > Paniers,
cliquez sur l’icône Créer/modifier type.
Cliquez sur l’icône ou .
Renseignez le type.
Cliquez sur Valider.

Création d'un nouveau type de panier via le bouton créer.

Création d'un nouveau type de panier via le bouton modifier.

Créer un panier

Cliquez sur sur Créer un nouveau panier.
Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
Validez.

Ex. Création d'un nouveau panier via **Mes recherches > Paniers.**

Résultat → le panier est vide. Pour l'alimenter, effectuez une recherche dans la table souhaitée et associez les notices au panier.

Partager un panier

Bouton partager dans **Mes recherches > Paniers.**

Trois niveaux de partage sont disponibles :

Icône	Type de partage	Droits d'accès
	Accès privé	Par défaut. Visible uniquement par le créateur.
	Accès public : Lecture et écriture	Visible et modifiable (ajout, retrait de notices) par les autres utilisateurs.
	Accès public : Lecture seule	Consultable par les autres utilisateurs, sans possibilité de modification.

Pensez à repasser vos paniers en privé lorsqu’ils ne sont plus utilisés pour éviter la surcharge.

Agir sur les notices d’un panier

Une fois un panier constitué, plusieurs actions peuvent être effectuées sur les notices qu’il contient :

Retirer une notice du panier

Sélectionnez les éléments à retirer (cases à cocher bleues).
Cliquez sur l’icône poubelle (en haut à gauche) .
Confirmez dans la fenêtre qui s’affiche :
- OUI pour retirer la notice,
- NON pour annuler l’opération.

Ex. Sélection d'une notice et clic sur retirer du panier.

Message de confirmation → retrait du panier.

Basculer en mode liste de résultats

L'icône engrenage permet de transformer le panier en liste de résultats.
Ce mode donne accès à plusieurs fonctionnalités :

Transférer les notices vers un autre panier,,
Modifier les notices par lot,
Exporter les photos des notices.

Ex. Basculement en mode liste de résultats → notices de biens.

Résultat → affichage du panier en liste de résultats.

Éditer les notices du panier

Cliquez sur l’icône planète.
Choisissez un modèle (publication, export paramétré, etc.).
Validez pour éditer les notices.

Ex. Panier sélection pour le havre → édition de notices biens.

Ex. Choix d'un modèle de publication → Modèle Biens-Cartel (.pdf).

Visualiser une sélection de notices

Permet de consulter successivement les fiches complètes des notices.

Sélectionnez les notices souhaitées.
Cliquez sur l’icône lunettes .
Parcourez les notices une à une.

Ex. Sélection des notices et clic sur le bouton visualiser une sélection de notices.

Résultat → consultation de 25 notices consécutives.

Autres actions possibles sur les notices

Icônes	Actions	Tables concernées	Conditions / Remarques
	Relocaliser des notices en lot	Biens, Matériels, Colis	Déclenche une relocalisation groupée via un formulaire dédié.
	Exporter vers Horus Condition Report	Biens	Licence Horus requise. Génère un ZIP à importer dans Horus. Permet de mettre à jour les constats d'état. Version 4.2 et ultérieures
	Exporter vers POP ou Europeana	Biens	Pour POP : nécessite un numéro d'agrément SMF.
	Envoi mail	Bibliothèque, Unités d'archives, Versements	Envoie un mail avec les notices sélectionnées à la personne indiquée.
	Impression en lot	Bibliothèque, Exemplaires, Unités d'archives, Versements	Impressions au format ISBD, abrégé ou détaillé, des notices.
	Mise au pilon	Exemplaires	Suppression physique des exemplaires sélectionnés.