Préparer ses données

Champs obligatoires

Pour qu’une notice soit acceptée dans l’export POP, certains champs doivent impérativement être renseignés, à la fois sur la notice d’entrée et sur la notice de bien.

Sur la notice Entrée

• Préfixe musée (doit correspondre à celui utilisé sur le bien)
• Service acquéreur / Institution propriétaire
• Musée acquéreur

Sur la notice Bien

• Préfixe musée
• Numéro d’inventaire
• Discipline
• Domaine SMF ou Domaine
• Copyright notice
• Désignation (titre, appellation ou dénomination)
• Matières et techniques (appariées correctement)
• Dimensions

Conditions de diffusion des images

Avant de lancer l’export, il est indispensable de vérifier que les images associées aux notices respectent à la fois les règles de droits et les critères techniques imposés par le SMF.

Gestion des droits

Vérifiez le champ “Mention des droits sur les clichés” dans la notice photo :

• Si la mention est « Libre de droits », l’image peut être exportée.
• Si l’image est soumise à droits d’auteur ou droits réservés, le champ Joconde doit impérativement être renseigné avec la valeur Oui. Cela confirme que le musée dispose de l’autorisation explicite de diffusion sur Joconde.

Sans cette validation, l’image ne sera pas exportée, même si elle est rattachée à la notice.

Le nom du photographe doit également être renseigné dans l’onglet Prise de vue.

Conditions techniques des images

Pour être exportées, les images doivent également respecter des contraintes techniques précises.

• La taille conseillée est de 800 × 600 px ; les images plus grandes sont automatiquement redimensionnées.
• Les images dont la taille est inférieure à 640 × 480 px sont rejetées.
• Si la taille se situe entre 640 × 480 et 768 × 512, l’image est conservée telle quelle.
• Les proportions sont toujours préservées et toutes les images sont normalisées à 72 dpi.
• Chaque notice peut exporter jusqu’à 7 images maximum.

Constitution du corpus

Créer un panier d'export

Les notices destinées à l’export doivent être regroupées dans un panier spécifique, qui sera conservé tout au long de l’opération.

Ce panier doit obligatoirement être nommé selon la forme SMF0001.

Un même corpus peut rassembler des notices de beaux-arts, d’ethnologie ou d’archéologie, mais il ne doit jamais contenir de notices provenant de conservations différentes.

Viser les notices

Avant de pouvoir être exportées, les notices d’un corpus doivent être visées par une personne habilitée (conservateur ou attaché de conservation). Cette étape est essentielle car elle garantit que la notice a été validée sur le plan scientifique et administratif.

1. Terminer la saisie : la notice doit d’abord être déclarée comme « saisie terminée ».
2. Valider la saisie : une fois terminée, la notice doit être validée dans Flora.
3. Appliquer le visa export : le conservateur (ou la personne habilitée) appose alors le visa qui autorise l’inclusion de la notice dans l’export.

Sans visa, une notice, même incluse dans un panier, ne sera jamais exportée.

Si une notice déjà visée doit être corrigée ou enrichie, elle doit d’abord être dévisée, puis corrigée et enfin revisée.

Lors du visa, Flora affiche différents messages :

• Erreur bloquante : le visa est refusé tant que l’erreur n’est pas corrigée.
• Erreur non bloquante : le visa est accordé, mais certaines informations sont signalées comme à vérifier ou à améliorer.
• Aucune anomalie : le visa est accordé immédiatement et la notice est validée pour l’export.

Réaliser l'export

Accéder au module d'export

1. Ouvrez le menu Recherche → Paniers.
2. Sélectionnez le panier correspondant à votre corpus.
3. Cliquez sur l’icône d'export et choisir Export Joconde

4. Choisissez ensuite le type de contenu à exporter :

   • Notices et images (option la plus courante),
   • Images seules,
   • Notices seules.

Lancer et paramétrer l’export

1. Choisir le mode d'export
   • Mode test : génère un fichier d’export pour vérifier la conformité des notices. Recommandé avant tout export réel.
   • Mode réel : marque automatiquement les notices comme « exportées » et génère les fichiers définitifs à transmettre au SMF.
2. Sélectionnez le musée et le code de fonds associé aux images : tant que ce choix n’est pas fait, le bouton OK reste inactif.
3. Cliquez sur OK
4. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat

5. Flora génère alors un fichier compressé (.zip) qui contient :

   • les fichiers de données exportées,
   • les fichiers log,
   • un dossier rejeté si certaines notices ou images ne sont pas conformes.
   • En mode test, le fichier porte automatiquement le suffixe PANIER_TEST pour éviter toute confusion avec un export réel.

Contrôler et transmettre

• Vérifiez systématiquement les logs pour identifier les notices ou images rejetées et analyser les motifs.
• Corrigez et revissez les notices si nécessaire, puis relancez un export test.

• Une fois l’export validé en mode réel, transmettez au SMF :

  • l’intégralité du fichier .zip décompressé,
  • les logs associés,
  • la liste des notices rejetées, le cas échéant.

Pour faciliter le suivi, Flora génère dans le fichier .txt un export des notices au format Joconde.
Chaque champ y apparaît sous son libellé Joconde (REF, INV, DOMN, DENO, AUTR, TECH, DIMS, etc.) et résulte d’une concaténation des champs Flora (biens, entrées, événements, médias).

Le tableau suivant détaille la liste complète des champs exportés pour la version 4.5.60, leur mode de concaténation et la manière de les retrouver dans le fichier :