Saisir une autorité

1

(% class="mark small small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Les autorités sont des **notices de référence** utilisées dans Flora pour **structurer, enrichir et harmoniser **les données.

7

8

Elles permettent de **documenter de manière approfondie des entités clés** (personnes, lieux, périodes, institutions, etc.) et de **les relier à d’autres types de notices** (biens, événements, images…).

9

10

Certaines autorités, comme les **Lieux** ou les **Emplacements**, adoptent une **structure hiérarchique**, facilitant la navigation et la cohérence des liens.

11

12

Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être **contextualisées, annotées, et reliées**, ce qui en fait un **levier essentiel de structuration, de traçabilité et de valorisation des fonds**.

)))

(((

= Qu'est ce qu'une autorité ? =

== Définition ==

Une **autorité** est une **notice de référence** permettant de représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans la base Flora (personne, lieu, période, collection, etc.).

Elle sert à :

* **Éviter les doublons** et variantes orthographiques,

25

* **Centraliser les informations** sur une entité donnée,

26

* **Assurer la cohérence, la qualité et la réutilisation **des données dans l’ensemble de la base.

(% class="box infomessage" %)

31

(((

32

Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être enrichie de **métadonnées** (intitulé, dates, sources, notes, relations) et **liée à d’autres notices**.

33

)))

34

35

== À quoi servent les autorités dans Flora ? ==

36

37

Les autorités permettent :

38

39

* de **structurer les données** de manière stable et normalisée,

40

* de **lier les notices entre elles** (biens, événements, images, etc.),

41

* de **documenter en profondeur** des entités importantes,

42

* d’**enrichir les recherches** grâce à des informations contextualisées.

43

* d'**établir des relations croisées riches et dynamiques** dans la base.(% class="small" %)

44

45

>(% class="small" %)//Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à ~://(% class="small small" %)//plusieurs biens issus d'un dépôt par le musée//(% class="small small small" %)//un événement exposition temporaire organisé en partenariat//(% class="small small small small" %)//une autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)//

46

47

== Autorités vs Thésaurus : quelles différences ? ==

48

49

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Autorités**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Thésaurus**

50

|Notices **documentées**, réutilisables, enrichies et liées à d'autres notices|Listes hiérarchisées de termes normalisés, **sans notice développée**

51

|Utilisées pour décrire des **entités spécifiques** (personnes, lieux, musées, périodes, etc.)|Utilisés pour encadrer le **vocabulaire** des champs contrôlés (techniques, matériaux, disciplines...)

52

|Peuvent contenir des **métadonnées, des relations, une contextualisation**|Ne contiennent que **le terme** et **sa place dans une arborescence**

53

54

== Quand thésaurus et autorités se croisent ==

55

56

Certaines autorités combinent les deux logiques :

* **Lieux**

* **Emplacements**

* **Parcours**

Ils sont à la fois :

* **Hiérarchisés** comme un thésaurus (relations parent/enfant),

65

* **Documentés** comme une autorité (localisation, historique, usage...).

66

67

Ce double statut permet :

68

69

* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

70

* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

71

72

**À retenir** : bien que leur arborescence ressemble à celle d’un thésaurus, ces entités doivent être **traitées comme des autorités**, avec saisie complète et possibilité de création à la volée.

73

74

= Comment créer une autorité ? =

75

76

== Depuis la table concernée ==

77

78

1. **Accéder à la table concernée : **Via le menu **Documentaire** ou le **Tableau de bord**, ouvrez la table du type d’autorité souhaité (ex. : //Personnes//, //Collections//, //Périodes//, etc.).

79

1. Cliquez sur le bouton **Créer** dans la barre supérieure.

80

1. **Renseigner les champs requis : **Selon le type d’autorité : nom, type, dates, contexte, liens éventuels...

81

1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création.

82

1. **Réutiliser l’autorité : **Une fois créée, l’autorité devient sélectionnable dans les autres modules de Flora (Biens, Photothèque, etc.).

83

84

[[//Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire//>>image:1751296215036-773.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

85

86

87

[[//Exemple de création d'une autorité Collections//>>image:1751296315083-849.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

(((

[[//Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur//>>image:1751296373595-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

)))

[[Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes>>image:1751296498251-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

96

97

98

[[Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités>>image:1751296626230-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

== À la volée ==

Dans certains champs de saisie, une **icône de création rapide** permet d’ajouter une autorité directement depuis une notice principale, sans quitter l’écran. Un accès direct à la fiche complète est alors proposé.

104

105

[[//Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale//>>image:1751296741704-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="413" width="840"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

110

(% class="box" %)

111

(((

112

**Sommaire**