Saisir une autorité

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(% class="mark small small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Les autorités sont des **notices de référence** utilisées dans Flora pour **structurer, enrichir et harmoniser **les données.

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Elles permettent de **documenter de manière approfondie des entités clés** (personnes, lieux, périodes, institutions, etc.) et de **les relier à d’autres types de notices** (biens, événements, images…).

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Certaines autorités, comme les **Lieux** ou les **Emplacements**, adoptent une **structure hiérarchique**, facilitant la navigation et la cohérence des liens.

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Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être **contextualisées, annotées, et reliées**, ce qui en fait un **levier essentiel de structuration, de traçabilité et de valorisation des fonds**.

)))

(((

= Qu'est ce qu'une autorité ? =

== Définition ==

Une **autorité** est une **notice de référence** permettant de représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans la base Flora (personne, lieu, période, collection, etc.).

Elle sert à :

* **Éviter les doublons** et variantes orthographiques,

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* **Centraliser les informations** sur une entité donnée,

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* **Assurer la cohérence, la qualité et la réutilisation **des données dans l’ensemble de la base.

(% class="box infomessage" %)

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(((

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Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être enrichie de **métadonnées** (intitulé, dates, sources, notes, relations) et **liée à d’autres notices**.

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== À quoi servent les autorités dans Flora ? ==

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Les autorités permettent :

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* de **structurer les données** de manière stable et normalisée,

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* de **lier les notices entre elles** (biens, événements, images, etc.),

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* de **documenter en profondeur** des entités importantes,

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* d’**enrichir les recherches** grâce à des informations contextualisées.

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* d'**établir des relations croisées riches et dynamiques** dans la base.(% class="small" %)

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>(% class="small" %)//Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à ~://(% class="small small" %)//plusieurs biens issus d'un dépôt par le musée//(% class="small small small" %)//un événement d'exposition temporaire organisé en partenariat//(% class="small small small small" %)//une autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)//

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== Autorités vs Thésaurus : quelles différences ? ==

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|(% style="width:495px" %)**Libellé**|(% style="width:521px" %)**Nom interne**

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|(% style="width:495px" %)(((

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Lien pour imports

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)))|(% style="width:521px" %)ILINK

53

|(% style="width:495px" %)Filtre pour lien|(% style="width:521px" %)SQL_FILTER

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|(% style="width:495px" %)Code Lien pour imports|(% style="width:521px" %)CODE_ACRO

Les **index d’interrogation** liés à des **autorités** (personnes, lieux, périodes, ensembles…) s’appuient sur des **entités que l’on souhaite documenter en profondeur**.

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Chaque notice d’autorité permet de centraliser des **informations biographiques, historiques, géographiques ou contextuelles**, assurant une traçabilité et une richesse documentaire.

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À l’inverse, les **thésaurus** sont conçus comme des **listes hiérarchisées de termes normalisés**. Ils servent à **structurer le vocabulaire** utilisé dans la base (techniques, matériaux, disciplines…) sans qu’il soit nécessaire de créer une notice développée pour chaque terme.

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Bien distinguer ces deux logiques permet d’optimiser la saisie, la recherche et la cohérence documentaire dans Flora.

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(% class="box infomessage" %)

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**Cas particuliers – Quand thésaurus et autorités se croisent**

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Certains vocabulaires dans Flora, comme **Lieux**, **Emplacements** ou **Parcours**, combinent les deux logiques. Ils sont hiérarchisés comme des thésaurus (avec des relations parents/enfants), **mais chaque terme peut faire aussi l’objet d’une notice complète**, avec des informations spécifiques (localisation, historique, usage…).

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Ce double statut permet :

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* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

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* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

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À retenir : ces vocabulaires doivent être saisis et interrogés **comme des autorités**, même s’ils s’appuient sur une hiérarchie typique des thésaurus.

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)))

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= Comment saisir une autorité ? =

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La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.

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== Comment faire ? ==

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1. **Accéder à la table d'autorité** concernée

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Depuis le **menu documentaire** ou le **tableau de bord**, ouvrez la table correspondant à l’autorité que vous souhaitez créer (Personnes, Périodes, Collections, etc.).

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[[//Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire//>>image:1751296215036-773.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Créer une nouvelle notice**

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Cliquez sur le bouton **Créer** en haut de la fenêtre.

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[[//Exemple de création d'une autorité Collections//>>image:1751296315083-849.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. (((

**Renseigner les champs pertinents**

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Complétez les informations nécessaires selon le type d’autorité (nom, type, dates, contexte, liens...).

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[[//Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur//>>image:1751296373595-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

(% start="4" %)

1. **Enregistrer la notice**

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Une fois les informations saisies, cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création.

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[[Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes>>image:1751296498251-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. **Utiliser l’autorité dans une notice principale**

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La notice d’autorité devient alors **réutilisable** dans les autres tables (Biens, Photothèque, etc.) via un **champ de lien** ou un **champ de recherche**.

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[[Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités>>image:1751296626230-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce : créer une autorité à la volée**

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Dans certains champs de saisie, une **icône dédiée** permet de **créer une nouvelle autorité directement depuis la notice principale**.

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Un accès rapide à la fiche autorité est alors proposé sans quitter l’écran de saisie.

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[[Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale>>image:1751296741704-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**