Saisir une autorité

Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être **contextualisées, annotées, et reliées**, ce qui en fait un **outil fondamental pour structurer et valoriser les fonds**.

13

)))

14

15

(((

16

= Qu'est ce qu'une autorité ? =

== Définition ==

Une **autorité** est une **notice de référence** utilisée pour représenter **de façon unique, normalisée et documentée** une entité récurrente dans les notices principales (biens, événements, bibliothèque etc.).

Elle permet :

* d’**éviter les doublons et variantes**

25

* de **centraliser **l’information sur une entité

26

* et d’**assurer la cohérence, la qualité et la réutilisabilité** des données dans toute la base.

27

28

(% class="box infomessage" %)

29

(((

30

Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être **développée comme une véritable notice**, enrichie de métadonnées (titres, dates, sources, notes) et **liée à plusieurs autres notices** dans la base.

31

)))

32

33

== Liens avec d'autres notices de Flora ==

34

35

Les autorités ne sont **pas isolées** : elles peuvent être **liées à de nombreuses autres notices**, ce qui permet de :

36

37

* documenter** finement **les différents fonds

38

* **visualiser les contextes **de création, de circulation ou de conservation,

39

* **établir des relations croisées riches et dynamiques** dans la base.(% class="small" %)

40

41

>(% class="small" %)//Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à ~://(% class="small small" %)//plusieurs biens issus d'un dépôt par le musée//(% class="small small small" %)//un événement d'exposition temporaire organisé en partenariat//(% class="small small small small" %)//une autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)//

42

43

== Quelles différences avec un thésaurus ? ==

44

45

Les **index d’interrogation** liés à des **autorités** (personnes, lieux, périodes, ensembles…) s’appuient sur des **entités que l’on souhaite documenter en profondeur**.

46

Chaque notice d’autorité permet de centraliser des **informations biographiques, historiques, géographiques ou contextuelles**, assurant une traçabilité et une richesse documentaire.

47

48

À l’inverse, les **thésaurus** sont conçus comme des **listes hiérarchisées de termes normalisés**. Ils servent à **structurer le vocabulaire** utilisé dans la base (techniques, matériaux, disciplines…) sans qu’il soit nécessaire de créer une notice développée pour chaque terme.

49

50

Bien distinguer ces deux logiques permet d’optimiser la saisie, la recherche et la cohérence documentaire dans Flora.

51

52

(% class="box infomessage" %)

53

(((

54

**Cas particuliers – Quand thésaurus et autorités se croisent**

55

56

Certains vocabulaires dans Flora, comme **Lieux**, **Emplacements** ou **Parcours**, combinent les deux logiques. Ils sont hiérarchisés comme des thésaurus (avec des relations parents/enfants), **mais chaque terme peut faire aussi l’objet d’une notice complète**, avec des informations spécifiques (localisation, historique, usage…).

57

58

Ce double statut permet :

59

60

* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

61

* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

62

63

À retenir : ces vocabulaires doivent être saisis et interrogés **comme des autorités**, même s’ils s’appuient sur une hiérarchie typique des thésaurus.

64

)))

65

66

= Comment saisir une autorité ? =

67

68

La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.

69

70

== Comment faire ? ==

71

72

1. **Accéder à la table d'autorité** concernée

73

Depuis le **menu documentaire** ou le **tableau de bord**, ouvrez la table correspondant à l’autorité que vous souhaitez créer (Personnes, Périodes, Collections, etc.).

74

75

[[//Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire//>>image:1751296215036-773.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Créer une nouvelle notice**

80

Cliquez sur le bouton **Créer** en haut de la fenêtre.

81

82

[[//Exemple de création d'une autorité Collections//>>image:1751296315083-849.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. (((

**Renseigner les champs pertinents**

88

Complétez les informations nécessaires selon le type d’autorité (nom, type, dates, contexte, liens...).

89

90

[[//Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur//>>image:1751296373595-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

(% start="4" %)

1. **Enregistrer la notice**

99

Une fois les informations saisies, cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création.

100

101

[[Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes>>image:1751296498251-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. **Utiliser l’autorité dans une notice principale**

106

La notice d’autorité devient alors **réutilisable** dans les autres tables (Biens, Photothèque, etc.) via un **champ de lien** ou un **champ de recherche**.

107

108

[[Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités>>image:1751296626230-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

109

110

111

(% class="box infomessage" %)

112

(((

113

**Astuce : créer une autorité à la volée**

114

115

Dans certains champs de saisie, une **icône dédiée** permet de **créer une nouvelle autorité directement depuis la notice principale**.

116

Un accès rapide à la fiche autorité est alors proposé sans quitter l’écran de saisie.

117

118

[[Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale>>image:1751296741704-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

119

)))

120

)))

121

)))|(% style="width:300px" %)(((

122

(% class="box" %)

123

(((

124

**Sommaire**