Saisir une autorité

Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être **contextualisées, annotées, et reliées**, ce qui en fait un **outil fondamental pour structurer et valoriser les fonds**.

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= Qu'est ce qu'une autorité ? =

== Définition ==

Une **autorité** est une **notice de référence** utilisée pour représenter **de façon unique, normalisée et documentée** une entité récurrente dans les notices principales (biens, événements, bibliothèque etc.).

Elle permet :

* d’**éviter les doublons et variantes**

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* de **centraliser **l’information sur une entité

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* et d’**assurer la cohérence, la qualité et la réutilisabilité** des données dans toute la base.

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(% class="box infomessage" %)

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Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être **développée comme une véritable notice**, enrichie de métadonnées (titres, dates, sources, notes) et **liée à plusieurs autres notices** dans la base.

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== Liens avec d'autres notices de Flora ==

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Les autorités ne sont **pas isolées** : elles peuvent être **liées à de nombreuses autres notices**, ce qui permet de :

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* documenter** finement **les différents fonds

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* **visualiser les contextes **de création, de circulation ou de conservation,

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* **établir des relations croisées riches et dynamiques** dans la base.(% class="small" %)

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>(% class="small" %)Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à :(%%)(((

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* (% class="small" %)plusieurs biens issus d'un dépôt par le musée

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* (% class="small" %)un événement d'exposition temporaire organisé en partenariat

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* (% class="small" %)une autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)

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== Quelles différences avec un thésaurus ? ==

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Les **index d’interrogation** liés à des **autorités** (personnes, lieux, périodes, ensembles…) s’appuient sur des **entités que l’on souhaite documenter en profondeur**.

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Chaque notice d’autorité permet de centraliser des **informations biographiques, historiques, géographiques ou contextuelles**, assurant une traçabilité et une richesse documentaire.

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À l’inverse, les **thésaurus** sont conçus comme des **listes hiérarchisées de termes normalisés**. Ils servent à **structurer le vocabulaire** utilisé dans la base (techniques, matériaux, disciplines…) sans qu’il soit nécessaire de créer une notice développée pour chaque terme.

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Bien distinguer ces deux logiques permet d’optimiser la saisie, la recherche et la cohérence documentaire dans Flora.

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(% class="box infomessage" %)

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**Cas particuliers – Quand thésaurus et autorités se croisent**

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Certains vocabulaires dans Flora, comme **Lieux**, **Emplacements** ou **Parcours**, combinent les deux logiques. Ils sont hiérarchisés comme des thésaurus (avec des relations parents/enfants, **mais chaque terme peut faire aussi l’objet d’une notice complète**, avec des informations spécifiques (localisation, historique, usage…).

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Ce double statut permet :

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* une **navigation structurée** dans l’arborescence du vocabulaire,

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* une **documentation complète** de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).

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À retenir : ces vocabulaires doivent être saisis et interrogés **comme des autorités**, même s’ils s’appuient sur une hiérarchie typique des thésaurus.

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= Comment saisir une autorité ? =

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La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.

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== Comment faire ? ==

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1. **Accéder à la table d'autorité** concernée

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Depuis le **menu documentaire** ou le **tableau de bord**, ouvrez la table correspondant à l’autorité que vous souhaitez créer (Personnes, Périodes, Collections, etc.).

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[[//Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire//>>image:1751296215036-773.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Créer une nouvelle notice**

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Cliquez sur le bouton **Créer** en haut de la fenêtre.

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[[//Exemple de création d'une autorité Collections//>>image:1751296315083-849.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. (((

**Renseigner les champs pertinents**

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Complétez les informations nécessaires selon le type d’autorité (nom, type, dates, contexte, liens...).

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[[//Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur//>>image:1751296373595-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(((

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(% start="4" %)

1. **Enregistrer la notice**

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Une fois les informations saisies, cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création.

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[[Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes>>image:1751296498251-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. **Utiliser l’autorité dans une notice principale**

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La notice d’autorité devient alors **réutilisable** dans les autres tables (Biens, Photothèque, etc.) via un **champ de lien** ou un **champ de recherche**.

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[[Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités>>image:1751296626230-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce : créer une autorité à la volée**

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Dans certains champs de saisie, une **icône dédiée** permet de **créer une nouvelle autorité directement depuis la notice principale**.

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Un accès rapide à la fiche autorité est alors proposé sans quitter l’écran de saisie.

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[[Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale>>image:1751296741704-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**