Qu'est ce qu'une autorité ?

Définition

Une autorité est une notice de référence utilisée pour représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans les notices principales (biens, événements, bibliothèque etc.).

Elle permet :

• d’éviter les doublons et variantes
• de centraliser l’information sur une entité
• et d’assurer la cohérence, la qualité et la réutilisabilité des données dans toute la base.

Liens avec d'autres notices de Flora

Les autorités ne sont pas isolées : elles peuvent être liées à de nombreuses autres notices, ce qui permet de :

• documenter finement les différents fonds
• visualiser les contextes de création, de circulation ou de conservation,
• établir des relations croisées riches et dynamiques dans la base.​​​​​​

Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à :

plusieurs biens issus d'un dépôt par le musée

un événement d'exposition temporaire organisé en partenariat

une autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)

Quelles différences avec un thésaurus ?

Ce sont souvent des entités que l’on souhaite documenter en profondeur, avec des informations biographiques, historiques, géographiques, ou contextuelles.
Cela les distingue des thésaurus, qui sont plutôt des listes hiérarchisées de termes normalisés, destinés à structurer le vocabulaire sans créer une notice développée pour chaque terme.

Comment saisir une autorité ?

La création d’une autorité se fait dans la table correspondant à son type.

Étapes de saisie :

1. Accéder à la table des autorités souhaitée (menu documentaire ou via le tableau de bord).

2. Créer une nouvelle notice (bouton Créer).

3. Remplir les champs pertinents :

   

4. Enregistrer la notice.

Elle devient alors sélectionnable dans les notices principales via un champ de recherche ou de lien.

Une icône permet également de créer une autorité "à la volée" lors de la saisie d’une notice principale, avec un accès direct à la fiche autorité depuis le champ concerné.