Les produits documentaires sont des notices transversales conçues pour regrouper, dans Flora, des contenus issus de plusieurs tables (biens, expositions, personnes, lieux, archives, bibliothèque…).
Ils permettent de structurer et centraliser des informations autour d’un thème, d’un corpus ou d’un besoin documentaire défini.
À quoi servent les produits documentaires ?
Ils permettent de réunir, structurer et valoriser des données autour d’un sujet transversal, en les extrayant de plusieurs sources au sein du système Flora.
Ils jouent un rôle essentiel dans :
la documentation interne : mise en relation d’informations issues de plusieurs notices pour éclairer une thématique,
la recherche ou l'étude scientifique : constitution de dossiers pour l’analyse historique, matérielle ou contextuelle d’un ensemble d’objets,
la conservation : constitution de dossier d'œuvres,
la préparation d’expositions : centralisation des données utiles en amont d’un accrochage ou d’une programmation,
ou encore la valorisation des collections.
Les produits documentaires peuvent être :
Numériques : notices créées et consultées exclusivement dans Flora, avec ou sans fichiers joints.
Associés à un dossier physique : dossiers papier existants dans l'institution (classeurs, chemises…), signalés dans la notice par une localisation précise.
Exemples d'usage :
Un dossier thématique sur l’égyptomanie rassemblant des objets des collections, des ouvrages de la bibliothèque, des archives, des notices bibliographique d'un voyageur, des collections... Un dossier d’artiste croisant les œuvres conservées ou non, des publications en lien et des événements passés Une revue de presse sur un prêt ou un partenariat Un document de travail interne préparant un futur projet (liste d’œuvres pressenties, sources associées, partenaires impliqués)
Un dossier d'œuvres rangé dans un placard du centre de documentation du musée
Comment créer un produit documentaire ?
La création d’une notice Produit documentaire suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées.
Bonnes pratiques
Donner un titre explicite et compréhensible.
Préciser l’objectif du dossier dans la notice.
Veiller à ne pas dupliquer des informations déjà présentes dans d’autres notices (biens, expositions, etc.).
Depuis la table Produits documentaires
Cliquer sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table produits documentaires
Depuis le tableau de bord
Cliquer sur l'icône de création
Création d'une notice produits documentaires depuis le tableau de bord
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Renseigner les champs principaux (titre, description, localisation, etc.)
Établir les liens avec les autres notices (biens, personnes, événements, lieux, etc.)
Enregistrer la notice
Exemple de champs disponibles
Exemple de champs de liens disponibles
Attention : les liaisons sont unidirectionnelles : Les liens doivent être créés depuis la notice de produit documentaire vers les autres notices. Il n’est pas possible de relier un produit documentaire depuis une notice de bien, de personne, etc.
: Créer
: Créer un produit documentaire