A quoi servent les notices Photothèque ?

La table Photothèque permet de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers photographiques liés aux collections ou à leur gestion.

Il s’agit d’une table de réservoir, indépendante des notices de biens ou d’événements, conçue pour accueillir un fichier par notice, avec ses métadonnées techniques, contextuelles, et ses liaisons documentaires.

Les notices de la Photothèque concernent tout fichier image ayant un lien direct ou indirect avec les collections, que ce lien soit :

• Documentaire : photographie d’un bien pour l’inventaire ou la base de données,
• Technique : vue d’un détail, d’un revers, d’un défaut ou d’une opération de restauration,
• Événementiel : visuel d’une exposition temporaire, d’un montage ou d’un transport,
• Scientifique : cliché de laboratoire, image macro, vue en lumière spécifique,
• Historique : photographie ancienne d’un objet ou d’un espace,
• Iconographique : image représentant un élément de décor, une scène, un motif ou une inscription,
• Médiation : visuel utilisé dans une publication, une fiche pédagogique ou une application numérique.
• Patrimoniale : photographie en tant qu’objet de collection, décrite également dans une notice Bien.
• Communication : (affiches, flyers...)

Dès qu’une photographie est produite, utilisée ou associée à une activité muséale — qu’elle illustre, documente ou témoigne —, une notice Photothèque est nécessaire pour en garantir la conservation, la traçabilité et l’exploitation conforme aux droits associés.

Exemples d’usage :
Une photographie d’un objet prise en 2021 pour l’inventaire : enregistrée dans la Photothèque et liée à la notice Bien.
Un cliché pris avant restauration montrant un éclat : notice dédiée, liée à l’objet et à l’événement « Restauration ».
Une image ancienne retrouvée dans un fonds d’archives montrant l’objet en situation : notice Photothèque liée au bien.
Une photographie prise lors du vernissage d'une exposition : notice Photothèque liée à l'événement d'exposition
La numérisation d'une plaque de verre conservée au titre de bien : notice dans la table des Biens pour la plaque de verre et notice Photothèque pour gérer le fichier image correspondant.

L'affiche d'une exposition : notice Photothèque liée à l'événement d'exposition

Comment créer une notice Photothèque ?

Depuis la table Photothèque

• Cliquez sur l'icône de création

Depuis le tableau de bord

• Cliquez sur l'icône de création

A la volée depuis une notice

• Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien

Renseigner et enregistrer la notice

Une fois la grille de saisie ouverte,

1. Remplir les champs de la grille
2. Enregistrer la notice
3. Une fois enregistrée, la notice devient disponible dans tous les formulaires liés.

Cas particulier : création d'une notice photo depuis la visualisation d'une notice bien

Cette méthode permet de créer une notice Photothèque directement depuis la notice Bien, sans passer par la table Photothèque ni par un champ de lien standard.
Elle présente l’avantage de lier immédiatement le fichier image à la nouvelle notice au moment de sa création, via un simple glisser-déposer.
C’est une méthode rapide et efficace, idéale lorsque vous travaillez à partir d’un objet déjà renseigné et que vous souhaitez lui associer un ou plusieurs visuels.

1. Cliquez sur l’icône de la barre d’outils permettant d’ajouter une photographie.
2. Sélectionnez le champ de lien approprié et la position de la photo
3. Une fenêtre de saisie s’ouvre : renseignez les champs de la nouvelle notice Photothèque.
4. Cliquez sur suivant
5. Ajoutez le fichier image en glisser-déposer depuis votre poste de travail.
6. La notice est créée et est automatiquement liée au Bien.

Droits sur les photos : gérez-les sans flou juridique

Dans Flora, les notices Photo disposent de leur propre ensemble de champs pour décrire les droits liés à chaque image. Ces informations sont essentielles pour garantir une diffusion conforme, encadrer les usages des visuels, et protéger les droits des photographes ou des personnes représentées.

Ce cadre vous permet de maîtriser la gestion juridique des images dans Flora, d’assurer la conformité de vos diffusions et d’éviter les mauvaises surprises lors de publications ou de partenariats.

Identifier les droits applicables à la photo

Mention des droits sur le(s) cliché(s)

Ce champ permet de spécifier le statut juridique de l’image. À utiliser avec précision :

• Libre de droits : uniquement si la photo n’a jamais été soumise à des droits d’auteur (cas rare).
• Tombée dans le domaine public : à réserver aux clichés anciens dont l’auteur est décédé depuis plus de 70 ans.
• Soumise à droits d’auteur : à utiliser dans la plupart des cas (photographe identifié, image récente).

Photographe

Renseignez ici le nom du photographe.

Représentant(s) de l’auteur/Titulaire(s) des droits sur le(s) cliché(s)

Indiquez ici une société de gestion, un ayant droit ou un mandataire si les droits ne sont pas gérés directement par le titulaire.

Définir les conditions d'utilisation

Licence accordée par l'auteur du(es) cliché(s)

Ce champ précise la licence ou le régime de diffusion appliqué :

• CC0 : réutilisation libre, sans restriction.
• CC BY-NC-SA : mention obligatoire, pas d’usage commercial, partage dans les mêmes conditions.
• Droits cédés : si la photo a été confiée au musée avec une autorisation explicite.
• Diffusion/réutilisation interdite : le photographe s’oppose à toute exploitation.
• Tous droits réservés : par défaut si aucune autorisation claire n’est fournie.

Notes - Type d'utilisations autorisées

Détaillez les conditions spécifiques : durée, territoire, type d’usage (édition, web, expo), gratuité ou rémunération…

Contrôler la diffusion sur Joconde et le portail des collections

Deux champs spécifiques permettent de définir les autorisations de publication des images sur les plateformes numériques de diffusion patrimoniale :

• Joconde : indique si l’image peut être exportée vers la base POP/Joconde (gérée par le ministère de la Culture).
• Portail du musée : précise si la photographie peut être diffusée sur le site web ou portail des collections de l’établissement.

Si vous répondez oui à l’un de ces champs, l’image sera incluse dans les exports correspondants et donc publiée.
Si vous indiquez non, l’image sera exclue des exports, même si la notice elle-même est transmise.

Ces deux autorisations permettent d’ajuster la diffusion au cas par cas, en fonction des droits documentés, des choix de communication, ou des souhaits des ayants droit.

Tracer les autorisations dans le temps

Certains droits sont encadrés par un contrat : pensez à renseigner les éléments suivants dans la notice Photo pour garder une trace complète :

• Date d’entrée du(es) cliché(s) dans le domaine public, le cas échéant.
• Référence du contrat de cession des droits.
• Dates de début et de fin du contrat.
• Durée du contrat.
• Documents : rattachez les pièces justificatives (PDF du contrat, courrier de cession, etc.).

Gérer les cas complexes : les autres titulaires de droits

Lorsque plusieurs personnes détiennent des droits sur l’image (ex. : photographe + personne représentée), utilisez le bloc Autre titulaire de droits. Ce bloc répétable vous permet de :

• Ajouter d’autres ayants droit,
• Préciser leur rôle (modèle, coproducteur, etc.),
• Définir les mêmes éléments que pour le titulaire principal (licence, durée, conditions…).