Code source wiki de Autres documents
Version 17.1 par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX le 2025/08/06 13:32
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** |
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2.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
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13.1 | 4 | (% class="box infomessage" %) |
| 5 | ((( | ||
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17.1 | 6 | Les notices //Autres documents// servent à intégrer et centraliser tous les fichiers bureautiques utiles à la gestion des collections (conventions, constats, courriers, bilans, procédures…). |
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13.1 | 7 | |
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17.1 | 8 | Elles assurent la traçabilité et l’accessibilité de ces documents dans le temps, grâce à leur liaison possible avec les autres notices du système (biens, événements, entrées…). |
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13.1 | 9 | |
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17.1 | 10 | Elles jouent un rôle clé dans la documentation administrative, technique et opérationnelle liée aux collections. |
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13.1 | 11 | ))) |
| 12 | |||
| 13 | ((( | ||
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17.1 | 14 | = À quoi servent les autres documents ? = |
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2.1 | 15 | |
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17.1 | 16 | Ces notices permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les fichiers bureautiques associés à la gestion des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de document structuré. |
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3.1 | 17 | |
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17.1 | 18 | Cette table réservoir stocke par exemple : |
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14.1 | 19 | |
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17.1 | 20 | * **Des documents administratifs** : courriers, conventions, devis, comptes-rendus… |
| 21 | * **Des documents de travail** : tableaux de suivi, plannings, listes, bilans… | ||
| 22 | * **Des documents techniques** : plans, rapports, constats… | ||
| 23 | * **Des procédures internes** : consignes, fiches réflexes, fichiers partagés entre services… | ||
| 24 | * **ou tout type de documents complémentaires** | ||
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3.1 | 25 | |
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17.1 | 26 | |
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3.1 | 27 | |
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7.1 | 28 | >(% class="small" %)**Exemples d’usage :** |
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4.1 | 29 | |
| 30 | >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt. | ||
| 31 | |||
| 32 | >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés. | ||
| 33 | |||
| 34 | >(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation. | ||
| 35 | |||
| 36 | >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés. | ||
| 37 | |||
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6.1 | 38 | >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe. |
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7.1 | 39 | |
| 40 | = Comment créer un Autre document ? = | ||
| 41 | |||
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17.1 | 42 | La création d’une notice Autre document suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées. |
| 43 | |||
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7.1 | 44 | (% class="box successmessage" %) |
| 45 | ((( | ||
| 46 | **Bonnes pratiques** | ||
| 47 | |||
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17.1 | 48 | * Donner un **titre explicite et normalisé** au document |
| 49 | * Renseigner le **type de document** via le champ dédié | ||
| 50 | * Indiquer une **cote** ou un **numéro de référence**, si disponible | ||
| 51 | * Décrire brièvement le **contenu** ou l’**usage** du document | ||
| 52 | * Privilégier les **versions finalisées ou validées** | ||
| 53 | * Vérifier l’absence de **doublon** avant création | ||
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7.1 | 54 | ))) |
| 55 | |||
| 56 | == Depuis la table Autre documents == | ||
| 57 | |||
| 58 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 59 | |||
| 60 | [[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 61 | |||
| 62 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 63 | |||
| 64 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 65 | |||
| 66 | [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| |
17.1 | 68 | == À la volée depuis une autre notice == |
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7.1 | 69 | |
| 70 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 71 | |||
| 72 | [[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 73 | |||
| 74 | |||
| 75 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 76 | ((( | ||
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17.1 | 77 | **À savoir** : après la création à la volée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice initiale, sans interruption de saisie. |
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7.1 | 78 | ))) |
| 79 | |||
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8.1 | 80 | = Renseigner et enregistrer la notice = |
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7.1 | 81 | |
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17.1 | 82 | Une fois la grille de saisie ouverte : |
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7.1 | 83 | |
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17.1 | 84 | 1. Complétez les champs principaux (titre, type, description…) |
| 85 | 1. Enregistrez la notice | ||
| 86 | 1. Le document devient alors disponible dans tous les formulaires de lien | ||
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7.1 | 87 | |
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17.1 | 88 | |
| 89 | |||
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7.1 | 90 | [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 91 | |||
| 92 | |||
| 93 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 94 | ((( | ||
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17.1 | 95 | **À noter : **Pour les étapes liées à l’import du fichier image (ajout, remplacement, visualisation), référez-vous à la page [[**« Gérer les médias et documents associés »**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]], qui détaille les manipulations selon les formats (photos, documents bureautiques, etc.). |
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7.1 | 96 | ))) |
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13.1 | 97 | ))) |
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9.1 | 98 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 99 | (% class="box" %) | ||
| 100 | ((( | ||
| 101 | **Sommaire** | ||
| |
3.1 | 102 | |
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9.1 | 103 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| 104 | ))) | ||
| 105 | |||
| 106 | ((( | ||
| 107 | (% class="box" %) | ||
| 108 | ((( | ||
| 109 | **Aller plus loin** | ||
| 110 | |||
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17.1 | 111 | * [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Autres documents.WebHome||target="_blank"]] |
| 112 | * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] | ||
| 113 | |||
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9.1 | 114 | * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]] |
| 115 | ))) | ||
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10.1 | 116 | |
| 117 | (% class="box" %) | ||
| 118 | ((( | ||
| 119 | **Icônes principales** | ||
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11.1 | 120 | |
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12.1 | 121 | * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer |
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11.1 | 122 | |
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12.1 | 123 | |
| 124 | |||
| 125 | * [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document | ||
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9.1 | 126 | ))) |
| 127 | ))) | ||
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10.1 | 128 | ))) |
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9.1 | 129 | |
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2.1 | 130 |