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Code source wiki de Autres documents

Version 16.1 par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX le 2025/08/06 13:23
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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
Joséphine Ducruet 2.1 2
Joséphine Ducruet 3.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 13.1 4 (% class="box infomessage" %)
5 (((
6 Les notices **Autres documents** permettent d’intégrer dans Flora tous les **fichiers bureautiques utiles à la gestion et au suivi des collections.**
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8 Elles offrent un cadre simple et normalisé pour centraliser des contenus variés : conventions, courriers, constats, tableaux de suivi, procédures internes… Ces documents peuvent être liés à d’autres notices du système (biens, événements, entrées, etc.) afin de garantir leur traçabilité et leur accessibilité dans le temps.
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10 Ce type de notice joue un rôle essentiel dans la **documentation administrative, technique ou opérationnelle** autour des objets, des actions de régie ou de la vie des collections.
11 )))
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13 (((
Joséphine Ducruet 7.1 14 = A quoi servent les autres documents ? =
Joséphine Ducruet 2.1 15
Joséphine Ducruet 13.1 16 Les notices **Autres documents **permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les **fichiers bureautiques** liés à la gestion, au suivi ou à la documentation des collections, sans qu’ils correspondent directement à une notice de bien, d’événement ou de produit documentaire structuré.
Joséphine Ducruet 3.1 17
Joséphine Ducruet 14.1 18 Elles constituent une **table de réservoir**, dédiée à l’**intégration, au stockage et à la consultation de documents bureautiques** utilisés dans le cadre des activités muséales.
19
Joséphine Ducruet 3.1 20 Ces notices servent à intégrer dans Flora des contenus tels que :
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22 * (((
23 **documents administratifs** (courriers, conventions, devis, comptes-rendus…),
24 )))
25 * (((
26 **documents de travail** (tableaux de suivi, plannings, listes, bilans…),
27 )))
28 * (((
29 **documents techniques** (plans, rapports, constats…),
30 )))
31 * (((
32 **documents complémentaires** utiles à l’équipe (procédures internes, fichiers de coordination…).
33 )))
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Joséphine Ducruet 7.1 35 >(% class="small" %)**Exemples d’usage :**
Joséphine Ducruet 4.1 36
37 >(% class="small" %)Une **convention de prêt** signée avec une autre institution : enregistrée comme //Autre document// et liée à l’événement de prêt.
38
39 >(% class="small" %)Un **bilan Excel des mouvements d'une salle** : intégré comme //Autre document// et associé aux biens concernés.
40
41 >(% class="small" %)Un **constat de restauration au format PDF** : rattaché via une notice //Autre document// à l'événement de traitement de conservation.
42
43 >(% class="small" %)Une **facture** : importé comme //Autre document// et lié à la notice d’entrée ou aux biens achetés.
44
Joséphine Ducruet 6.1 45 >(% class="small" %)Une **procédure à suivre en cas de contamination d'un objet par des moisissures** : intégré dans une notice //Autre document// et rendue accessible à l'ensemble de l'équipe.
Joséphine Ducruet 7.1 46
47 = Comment créer un Autre document ? =
48
49 (% class="box successmessage" %)
50 (((
51 **Bonnes pratiques**
52
53 * Donner un **titre explicite** et normalisé au document
54 * **Renseigner le type de document **via le champ dédié
55 * **Indiquer une cote et/ou un numéro de document** si applicable, pour assurer la traçabilité.
56 * **Décrire** brièvement **le contenu** ou l’usage du document
Joséphine Ducruet 8.1 57 * Privilégier des** fichiers finalisés ou validés** (éviter les versions provisoires ou non nommées).
Joséphine Ducruet 7.1 58 * **Éviter les doublons** : vérifier l’existence d’une notice avant d’en créer une nouvelle.
59 )))
60
61 == Depuis la table Autre documents ==
62
63 * Cliquez sur l'icône de **création**
64
65 [[Création d'une notice depuis la table Autres documents>>image:1752072242376-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66
67 == Depuis le tableau de bord ==
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69 * Cliquez sur l'icône de **création**
70
71 [[Création d'une notice autre document depuis le tableau de bord>>image:1752072456964-935.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72
Joséphine Ducruet 8.1 73 == A la volée depuis une autre notice ==
Joséphine Ducruet 7.1 74
75 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
76
77 [[Création d'une notice autre document depuis une notice bien>>image:1752072552192-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 (% class="box infomessage" %)
81 (((
82 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
83 )))
84
Joséphine Ducruet 8.1 85 = Renseigner et enregistrer la notice =
Joséphine Ducruet 7.1 86
87 Une fois la grille de saisie ouverte,
88
89 1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
90 1. **Enregistrer la notice**
91 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
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93 [[Exemple de champs disponibles>>image:1752072765484-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94
95
96 (% class="box infomessage" %)
97 (((
98 **À noter**
Joséphine Ducruet 15.1 99 Pour savoir **comment ajouter un document bureautique dans une notice Autre document**, consultez la page [[**//Gérer les médias et les documents associés//**>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]] ainsi que ses sous-pages (photos, fichiers bureautiques...).
Joséphine Ducruet 7.1 100 Ces pages détaillent **les étapes à suivre pour importer, lier et gérer les fichiers** dans Flora.
101 )))
Joséphine Ducruet 13.1 102 )))
Joséphine Ducruet 9.1 103 )))|(% style="width:300px" %)(((
104 (% class="box" %)
105 (((
106 **Sommaire**
Joséphine Ducruet 3.1 107
Joséphine Ducruet 9.1 108 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
109 )))
110
111 (((
112 (% class="box" %)
113 (((
114 **Aller plus loin**
115
116 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
Joséphine Ducruet 10.1 117 * Liste des champs
Joséphine Ducruet 13.1 118 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
Joséphine Ducruet 9.1 119 )))
Joséphine Ducruet 10.1 120
121 (% class="box" %)
122 (((
123 **Icônes principales**
Joséphine Ducruet 11.1 124
Joséphine Ducruet 12.1 125 * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
Joséphine Ducruet 11.1 126
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128
129 * [[image:1752135933988-364.png||height="27" width="20"]] : Créer un autre document
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