Revenir au formulaire de recherche

Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au formulaire de recherche. 

Revenir à la dernière liste de résultats

Un autre bouton permet de revenir à la dernière liste de résultats consultée, sans relancer la recherche.

Créer une notice

Depuis une notice, cliquez sur l’icône Créer pour initier une nouvelle saisie.
Respectez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez une grille de saisie,
2. Complétez les champs obligatoires et/ou recommandés,
3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la saisie. 

Modifier une notice

Cliquez sur l’icône Modifier pour accéder à l’édition d’une notice.
La grille initialement utilisée est proposée par défaut.

Dupliquer une notice

La duplication permet de créer une copie complète de la notice en cours.

Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

• Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
• Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
• Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.

Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.

Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.

Message de contrôle d'unicité sur une notice bien

Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.

Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque

Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.

Supprimer une notice

A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque

Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.

Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque

La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. 

Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :

Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque

Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.

Exporter une notice via les modèles de publication

Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque

Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :

Export possible ne PDF ou en WORD.

Une fois le fichier généré, cliquer sur Obtenir le résultat pour télécharger le fichier.

Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur. 

Résultat :

Visualisation du modèle complète de la Photothèque

Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer ici.

Imprimer une notice

 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.

Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque

Visualisation de la page avant impression :

Ajouter une notice à un panier

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton , disponible dans la barre d'outils.

Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante Rechercher dans Flora.