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Code source wiki de Les outils de la notice

Version 4.1 par Doriane Bautista le 2025/06/25 10:38
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Doriane Bautista 4.1 1 (% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**
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Doriane Bautista 2.1 4 (% class="box" %)
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Doriane Bautista 3.1 6 Dans Flora, la **barre d’outils** est un espace stratégique : elle rassemble toutes les **fonctions essentielles** applicables à une notice – création, modification, duplication, suppression, export, impression… – en fonction des droits de l’utilisateur connecté.
Doriane Bautista 2.1 7
Doriane Bautista 3.1 8 Les **fonctionnalités décrites ci-dessous sont transverses** : elles sont accessibles dans toutes les tables (biens, photothèque, bibliothèque, etc.) et vous permettent de **naviguer, éditer et structurer les données** de manière fluide.
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20 **Sommaire**
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25 **Aller plus loin**
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30 **Icônes principales**
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Doriane Bautista 1.1 36 == Retourner sur le formulaire de recherche ==
37
38 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
39
40 [[image:1742807684645-497.png]]
41
42 //Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
43
44 Résultat :
45
46 [[image:1742807813791-749.png]]
47
48 == Retourner sur la dernière liste de résultats ==
49
50 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
51
52 [[image:1742807751806-820.png]]
53
54 //Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
55
56 Résultat :
57
58 [[image:1742807780828-406.png]]
59
60 == Créer une notice ==
61
62 A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
63
64 [[image:1742802782212-387.png]]
65
66 //Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
67
68 Respecter les mêmes principes de saisie :
69
70 * Choisir une grille de saisie.
71 * Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
72 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
73
74 == Modifier une notice ==
75
76 A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
77
78 [[image:1742803313853-311.png]]
79
80 //Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
81
82 Respecter les mêmes principes de saisie :
83
84 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
85 * Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
86 * Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
87
88 == Dupliquer une notice ==
89
90 La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
91
Doriane Bautista 2.4 92 Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
Doriane Bautista 1.1 93
94 A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
95
96 [[image:1742803640427-323.png]]
97
98 //Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
99
100 Respecter les mêmes principes de saisie :
101
102 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
103 * Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
104 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
105
106 Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
107
108 Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
109
110 [[image:1742804185821-525.png]]
111
112 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
113
114 Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
115
116 [[image:1742804312071-589.png]]
117
118 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
119
120 Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
121
122 == Supprimer une notice ==
123
124 A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
125
126 [[image:1742804905821-979.png]]
127
128 //Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
129
130 Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
131
132 [[image:1742805020217-881.png]]
133
134 //Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
135
136 **La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
137
138 Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
139
140 [[image:1742804682389-425.png]]
141
142 //Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
143
144 **Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
145
146 == Exporter une notice via les modèles de publication ==
147
148 **Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
149
150 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
151
152 [[image:1742812982450-142.png]]
153
154 //Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
155
156 Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
157
158 Export possible ne PDF ou en WORD.
159
160 [[image:1742813081320-586.png]]
161
162 Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
163
164 Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
165
166 [[image:1742813189257-242.png]]
167
168 Résultat :
169
170 [[image:1742813326297-134.png]]
171
172 //Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
173
Doriane Bautista 2.3 174 Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
Doriane Bautista 1.1 175
176 == Imprimer une notice ==
177
178 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
179
180 Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
181
182 [[image:1742812710887-454.png]]
183
184 //Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
185
186 Visualisation de la page avant impression :
187
188 [[image:1742812761938-639.png]]
189
190 == Intégrer une notice aux paniers ==
191
192 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
193
194 [[image:1742814270679-483.png]]
195
196 Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.