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Code source wiki de Les outils de la notice

Version 2.1 par Doriane Bautista le 2025/05/26 15:23
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8 = Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices =
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10 La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.
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12 Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.
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14 == Retourner sur le formulaire de recherche ==
15
16 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
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18 [[image:1742807684645-497.png]]
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20 //Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
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22 Résultat :
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24 [[image:1742807813791-749.png]]
25
26 == Retourner sur la dernière liste de résultats ==
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28 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
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30 [[image:1742807751806-820.png]]
31
32 //Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
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34 Résultat :
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36 [[image:1742807780828-406.png]]
37
38 == Créer une notice ==
39
40 A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
41
42 [[image:1742802782212-387.png]]
43
44 //Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
45
46 Respecter les mêmes principes de saisie :
47
48 * Choisir une grille de saisie.
49 * Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
50 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
51
52 == Modifier une notice ==
53
54 A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
55
56 [[image:1742803313853-311.png]]
57
58 //Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
59
60 Respecter les mêmes principes de saisie :
61
62 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
63 * Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
64 * Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
65
66 == Dupliquer une notice ==
67
68 La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
69
70 Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:Foire Aux Questions.Version 4\.5.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
71
72 A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
73
74 [[image:1742803640427-323.png]]
75
76 //Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
77
78 Respecter les mêmes principes de saisie :
79
80 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
81 * Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
82 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
83
84 Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
85
86 Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
87
88 [[image:1742804185821-525.png]]
89
90 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
91
92 Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
93
94 [[image:1742804312071-589.png]]
95
96 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
97
98 Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
99
100 == Supprimer une notice ==
101
102 A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
103
104 [[image:1742804905821-979.png]]
105
106 //Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
107
108 Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
109
110 [[image:1742805020217-881.png]]
111
112 //Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
113
114 **La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
115
116 Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
117
118 [[image:1742804682389-425.png]]
119
120 //Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
121
122 **Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
123
124 == Exporter une notice via les modèles de publication ==
125
126 **Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
127
128 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
129
130 [[image:1742812982450-142.png]]
131
132 //Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
133
134 Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
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136 Export possible ne PDF ou en WORD.
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138 [[image:1742813081320-586.png]]
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140 Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
141
142 Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
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144 [[image:1742813189257-242.png]]
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146 Résultat :
147
148 [[image:1742813326297-134.png]]
149
150 //Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
151
152 Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Exports triton.WebHome]]**.
153
154 == Imprimer une notice ==
155
156 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
157
158 Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
159
160 [[image:1742812710887-454.png]]
161
162 //Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
163
164 Visualisation de la page avant impression :
165
166 [[image:1742812761938-639.png]]
167
168 == Intégrer une notice aux paniers ==
169
170 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
171
172 [[image:1742814270679-483.png]]
173
174 Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.