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Utiliser la barre d’outils sur les notices

Version 10.1 par Doriane Bautista le 2025/06/25 11:07

 Version 3.5 et ultérieures

La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
En fonction de vos droits, vous pouvez naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices.

Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice ! 

Revenir au formulaire de recherche

Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au formulaire de recherche. 

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Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.

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Résultat.

Revenir à la dernière liste de résultats

Un autre bouton permet de revenir à la dernière liste de résultats consultée, sans relancer la recherche.

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Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. 

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Résultat.

Créer une notice

Depuis une notice, cliquez sur l’icône Créer pour initier une nouvelle saisie.
Respectez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez une grille de saisie,
  2. Complétez les champs obligatoires et/ou recommandés,
  3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la saisie. 
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Ex. Créer depuis une notice photothèque. 

Modifier une notice

Cliquez sur l’icône Modifier pour accéder à l’édition d’une notice.
La grille initialement utilisée est proposée par défaut.

Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.

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Ex. Modifier une notice photothèque. 

Dupliquer une notice

La duplication permet de créer une copie complète de la notice en cours.

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Ex. Dupliquer une notice photothèque.

Attention : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.

Pour limiter les doublons, un contrôle d’unicité est activé dans chaque table :

  • Une notice avec un même numéro d’inventaire ou numéro ISBN ne peut pas être enregistrée.
  • Certains champs sont automatiquement vidés lors de la duplication (ex. : le code-barres dans les exemplaires), d'autres conservés (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).

 Pour une alternative plus sûre, utilisez les modèles de saisie rapide ! 

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Message de contrôle d'unicité sur une notice bien

Supprimer une notice

A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton 1742804637705-341.png, disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque

Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.

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Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque

La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. 

Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :

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Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque

Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.

Exporter une notice via les modèles de publication

Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742812943243-118.png, disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque

Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :

Export possible ne PDF ou en WORD.

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Une fois le fichier généré, cliquer sur Obtenir le résultat pour télécharger le fichier.

Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur. 

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Résultat :

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Visualisation du modèle complète de la Photothèque

Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer ici.

Imprimer une notice

 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742812618080-308.png, disponible dans la barre d'outils.

Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.

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Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque

Visualisation de la page avant impression :

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Ajouter une notice à un panier

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742814308403-677.png, disponible dans la barre d'outils.

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Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante Rechercher dans Flora.