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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 10:46
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À la version 29.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 13:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils de la notice
1 +Utiliser la barre d’outils sur les notices
Contenu
... ... @@ -12,171 +12,141 @@
12 12  (((
13 13  = Revenir au formulaire de recherche =
14 14  
15 -Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône [[image:1742807637380-146.png]] pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
15 +Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
16 16  
17 -[[image:1742807684645-497.png]]
17 +[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 18  
19 -Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice Photothèque
20 20  
21 -Résultat :
20 +[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 -[[image:1742807813791-749.png]]
24 24  
25 -
26 26  = Revenir à la dernière liste de résultats =
27 27  
28 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
25 +Un autre bouton permet de revenir à la **dernière liste de résultats** consultée, sans relancer la recherche.
29 29  
30 -[[image:1742807751806-820.png]]
27 +[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
33 33  
34 -Résultat :
30 +[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -[[image:1742807780828-406.png]]
37 37  
38 -
39 39  = Créer une notice =
40 40  
41 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
35 +Depuis une notice, cliquez sur l’icône **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
36 +Respectez les étapes suivantes :
42 42  
43 -[[image:1742802782212-387.png]]
38 +1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
39 +1. Complétez les **champs obligatoires et/ou recommandés**,
40 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie.
44 44  
45 -//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
42 +[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 -Respecter les mêmes principes de saisie :
48 48  
49 -* Choisir une grille de saisie.
50 -* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
51 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
45 += Modifier la notice =
52 52  
47 +Cliquez sur l’icône **Modifier** pour accéder à l’édition d’une notice.
48 +La grille initialement utilisée est proposée par défaut.
53 53  
50 +(% class="box infomessage" %)
51 +(((
52 +Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.
53 +)))
54 54  
55 -= Modifier une notice =
55 +[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
58 58  
59 -[[image:1742803313853-311.png]]
58 += Dupliquer la notice =
60 60  
61 -//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
60 +La duplication permet de créer une **copie complète** de la notice en cours.
62 62  
63 -Respecter les mêmes principes de saisie :
62 +[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
66 -* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
67 -* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
68 68  
69 -= Dupliquer une notice =
65 +(% class="box warningmessage" %)
66 +(((
67 +**Attention** : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.
70 70  
71 -La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
69 +Pour limiter les doublons, un **contrôle d’unicité** est activé dans chaque table :
72 72  
73 -Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
71 +* Une notice avec un **même numéro d’inventaire** ou **numéro ISBN **ne peut pas être enregistrée.
72 +* Certains champs sont automatiquement **vidés** lors de la duplication (ex. : le **code-barres** dans les exemplaires), d'autres **conservés** (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).
74 74  
75 -A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
74 + Pour une alternative plus sûre, utilisez les **modèles de saisie rapide ! **
76 76  
77 -[[image:1742803640427-323.png]]
76 +[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +)))
78 78  
79 -//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
80 80  
81 -Respecter les mêmes principes de saisie :
80 += Supprimer la notice =
82 82  
83 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
84 -* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
85 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
82 +Pour supprimer une notice, cliquez sur l’icône correspondante.
83 +Un **message de confirmation** s’affiche avant suppression.
86 86  
87 -Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
85 +[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
90 90  
91 -[[image:1742804185821-525.png]]
88 +[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
94 94  
95 -Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
91 +(% class="box warningmessage" %)
92 +(((
93 +**La suppression n’est autorisée que si la notice n’est liée à aucune autre**. Si des liens existent, un message d’erreur indique ceux à supprimer au préalable.
96 96  
97 -[[image:1742804312071-589.png]]
95 +[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +)))
98 98  
99 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
100 100  
101 -Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
99 += Éditer la notice via les modèles de publication =
102 102  
103 -= Supprimer une notice =
101 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
104 104  
105 -A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
103 +Disponible dans de nombreuses tables, cette fonctionnalité permet d’exporter une notice au format **PDF ou Word**, selon un **modèle de publication**.
106 106  
107 -[[image:1742804905821-979.png]]
105 +* Cliquez sur l’icône d’export,
106 +* Choisissez un modèle dans la liste,
107 +* Cliquez sur **Valider** puis sur **Obtenir le résultat**.
108 108  
109 -//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
109 +(% class="box infomessage" %)
110 +(((
111 +Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
110 110  
111 -Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
113 +Les clients ayant suivi la **formation d’administration fonctionnelle** peuvent personnaliser leurs modèles un éditeur.
114 +)))
112 112  
113 -[[image:1742805020217-881.png]]
116 +[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 -//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
116 116  
117 -**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
119 +[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
120 120  
121 -[[image:1742804682389-425.png]]
122 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
124 124  
125 -**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
125 +[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -= Exporter une notice via les modèles de publication =
128 128  
129 -**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
128 += Imprimer la notice =
130 130  
131 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
130 +Cliquez sur l’icône **Imprimer** pour générer un aperçu avant impression.
132 132  
133 -[[image:1742812982450-142.png]]
132 +(% class="box warningmessage" %)
133 +(((
134 +Cette fonction imprime la **notice telle quelle**, sans personnalisation de mise en page.
135 +)))
134 134  
135 -//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
136 136  
137 -Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
138 +[[Ex. Imprimer une notice photothèque.>>image:1742812710887-454.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 -Export possible ne PDF ou en WORD.
140 140  
141 -[[image:1742813081320-586.png]]
141 +[[Visualisation de la page avant impression. >>image:1742812761938-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
144 144  
145 -Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
144 += Ajouter la notice à un panier =
146 146  
147 -[[image:1742813189257-242.png]]
146 +Depuis la vue d’une notice, vous pouvez l’intégrer à un **panier de travail** en cliquant sur l’icône correspondante.
148 148  
149 -Résultat :
148 +[[Ex. Mise au panier d'une notice photothèque.>>image:1750844033141-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -[[image:1742813326297-134.png]]
152 -
153 -//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
154 -
155 -Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
156 -
157 -= Imprimer une notice =
158 -
159 - A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
160 -
161 -Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
162 -
163 -[[image:1742812710887-454.png]]
164 -
165 -//Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
166 -
167 -Visualisation de la page avant impression :
168 -
169 -[[image:1742812761938-639.png]]
170 -
171 -= Ajouter une notice à un panier =
172 -
173 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
174 -
175 -[[image:1742814270679-483.png]]
176 -
177 -Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
178 -
179 -
180 180  
181 181  )))
182 182  
... ... @@ -186,19 +186,32 @@
186 186  (((
187 187  **Sommaire**
188 188  
189 -{{toc/}}
190 -
191 -
159 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
192 192  )))
193 193  
194 194  (% class="box" %)
195 195  (((
196 196  **Aller plus loin**
165 +
166 +* [[Gérer des paniers>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Mes recherches.WebHome]]
167 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
197 197  )))
198 198  
199 199  (% class="box" %)
200 200  (((
201 201  **Icônes principales**
173 +
174 +* [[image:Retour formulaire recherche.png||height="57" width="59"]]Revenir au formulaire de recherche
175 +* [[image:Retour liste de résultats.png||height="53" width="53"]]Revenir à la dernière liste de résultats
176 +* [[image:Créer.png||height="47" width="47"]]Créer une notice
177 +* [[image:Modifier_gras.png||height="51" width="47"]]Modifier la notice
178 +* [[image:Dupliquer.png||height="53" width="57"]]Dupliquer la notice
179 +* [[image:Supprimer.png||height="53" width="55"]]Supprimer la notice
180 +* [[image:Modèles de publication.png||height="51" width="45"]]Éditer des modèles de publication
181 +* [[image:Imprimer.png||height="44" width="52"]]Imprimer la notice
182 +* [[image:1750849594347-782.png||height="47" width="48"]] Ajouter la notice à un panier
183 +
184 +
202 202  )))
203 203  )))
204 204  
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