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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 44.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/07 10:59
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À la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 10:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Utiliser la barre d’outils de la notice
1 +Les outils de la notice
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.PSZ
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,192 +3,194 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 -En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
6 +Dans Flora, la **barre d’outils** est un espace stratégique : elle rassemble toutes les **fonctions essentielles** applicables à une notice – création, modification, duplication, suppression, export, impression… – en fonction des droits de l’utilisateur connecté.
8 8  
9 -Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
8 +Les **fonctionnalités décrites ci-dessous sont transverses** : elles sont accessibles dans toutes les tables (biens, photothèque, bibliothèque, etc.) et vous permettent de **naviguer, éditer et structurer les données** de manière fluide.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Revenir au formulaire de recherche =
14 14  
15 -Cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche** depuis la notice affichée.
16 16  
17 -[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 18  
15 +
16 +)))
17 +)))|(% style="width:300px" %)(((
18 +(% class="box" %)
19 +(((
20 +**Sommaire**
21 +)))
19 19  
20 -[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +(% class="box" %)
24 +(((
25 +**Aller plus loin**
26 +)))
21 21  
28 +(% class="box" %)
29 +(((
30 +**Icônes principales**
31 +)))
32 +)))
22 22  
23 -= Revenir à la dernière liste de résultats =
34 +
24 24  
25 -Utilisez ce bouton pour retrouver la **dernière liste de résultats** sans relancer la recherche.
36 +== Retourner sur le formulaire de recherche ==
26 26  
27 -[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
28 28  
40 +[[image:1742807684645-497.png]]
29 29  
30 -[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
31 31  
44 +Résultat :
32 32  
33 -= Créer une notice =
46 +[[image:1742807813791-749.png]]
34 34  
35 -Depuis une notice existante, cliquez sur **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
48 +== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
36 36  
37 -1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
38 -1. Renseignez les champs obligatoires ou recommandés,
39 -1. Cliquez sur **Enregistrer**.
50 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
40 40  
41 -[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +[[image:1742807751806-820.png]]
42 42  
54 +//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
43 43  
44 -= Modifier ou éditer la notice =
56 +Résultat :
45 45  
46 -Cliquez sur **Modifier** pour éditer la notice selon la grille utilisée à sa création.
47 -Vous pouvez compléter ou corriger les champs, puis **enregistrer**.
58 +[[image:1742807780828-406.png]]
48 48  
49 -[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +== Créer une notice ==
50 50  
62 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
51 51  
52 -= Dupliquer la notice =
64 +[[image:1742802782212-387.png]]
53 53  
54 -La duplication crée une **copie complète** de la notice en cours.
66 +//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
55 55  
56 -[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +Respecter les mêmes principes de saisie :
57 57  
70 +* Choisir une grille de saisie.
71 +* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
72 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
58 58  
59 -(% class="box warningmessage" %)
60 -(((
61 -**Attention**
74 +== Modifier une notice ==
62 62  
63 -* Vérifiez et modifiez les champs qui ne doivent pas être repris tels quels.
64 -* Un contrôle d’unicité empêche la duplication de certaines données (ex. : numéro d’inventaire ou ISBN).
65 -* Certains champs sont automatiquement vidés (ex. : code-barres), d'autres conservés.
76 +A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
66 66  
67 -Pour un usage plus sûr : préférez les **modèles de saisie rapide**.
78 +[[image:1742803313853-311.png]]
68 68  
69 - 
80 +//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
70 70  
71 -[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -)))
82 +Respecter les mêmes principes de saisie :
73 73  
84 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
85 +* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
86 +* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
74 74  
75 -= Supprimer la notice =
88 +== Dupliquer une notice ==
76 76  
77 -Cliquez sur **Supprimer**, puis confirmez l’opération dans la fenêtre de validation.
90 +La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
78 78  
79 -[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
80 80  
94 +A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
81 81  
82 -[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +[[image:1742803640427-323.png]]
83 83  
98 +//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
84 84  
85 -(% class="box warningmessage" %)
86 -(((
87 -**Attention**
100 +Respecter les mêmes principes de saisie :
88 88  
89 -La suppression est impossible si la notice est **liée à d'autres éléments**. Un message indique les liens à supprimer en amont.
102 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
103 +* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
104 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
90 90  
91 -[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 -)))
106 +Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
93 93  
108 +Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
94 94  
95 -= Éditer la notice via les modèles de publication =
110 +[[image:1742804185821-525.png]]
96 96  
97 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
112 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
98 98  
99 -Cette fonction permet d’exporter une notice au **format PDF ou Word**, selon un modèle prédéfini.
114 +Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
100 100  
101 -1. Cliquez sur l’icône **Exporter**,
102 -1. Sélectionnez un **modèle**,
103 -1. Validez et cliquez sur **Obtenir le résultat**.
116 +[[image:1742804312071-589.png]]
104 104  
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
107 -Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
118 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
108 108  
109 -Les modèles peuvent être **personnalisés **par les utilisateurs ayant suivi la formation d’administration fonctionnelle.
110 -)))
120 +Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
111 111  
112 -[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +== Supprimer une notice ==
113 113  
124 +A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
114 114  
115 -[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +[[image:1742804905821-979.png]]
116 116  
128 +//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
117 117  
118 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
119 119  
132 +[[image:1742805020217-881.png]]
120 120  
121 -[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
122 122  
136 +**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
123 123  
124 -= Imprimer la notice =
138 +Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
125 125  
126 -Cliquez sur **Imprimer** pour générer une **aperçu avant impression**.
127 -
140 +[[image:1742804682389-425.png]]
128 128  
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -L’impression reprend la notice telle quelle, sans personnalisation de la mise en page.
132 -)))
142 +//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
133 133  
144 +**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
134 134  
135 -[[Ex. Imprimer une notice photothèque.>>image:1742812710887-454.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +== Exporter une notice via les modèles de publication ==
136 136  
148 +**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
137 137  
138 -[[Visualisation de la page avant impression. >>image:1742812761938-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
139 139  
152 +[[image:1742812982450-142.png]]
140 140  
141 -= Ajouter une notice à un panier =
154 +//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
142 142  
143 -Depuis la vue d’une notice, vous pouvez l’intégrer à un **panier de travail** en cliquant sur l’icône correspondante.
156 +Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
144 144  
145 -[[Ex. Mise au panier d'une notice photothèque.>>image:1750844033141-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +Export possible ne PDF ou en WORD.
146 146  
147 -
148 -)))
160 +[[image:1742813081320-586.png]]
149 149  
150 -
151 -)))|(% style="width:300px" %)(((
152 -(% class="box" %)
153 -(((
154 -**Sommaire**
162 +Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
155 155  
156 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
157 -)))
164 +Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
158 158  
159 -(% class="box" %)
160 -(((
161 -**Aller plus loin**
166 +[[image:1742813189257-242.png]]
162 162  
163 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome||target="_blank"]]
164 -* [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome||target="_blank"]]
165 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
166 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
167 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
168 -)))
168 +Résultat :
169 169  
170 -(% class="box" %)
171 -(((
172 -**Icônes principales**
170 +[[image:1742813326297-134.png]]
173 173  
174 -* [[image:1751876525105-415.png||height="33" width="34"]] Revenir au formulaire de recherche
175 -
176 -* [[image:Retour liste de résultats.png||height="38" width="38"]]Revenir à la dernière liste de résultats
177 -
178 -* [[image:Créer.png||height="39" width="39"]]Créer une notice
179 -
180 -* [[image:Modifier_gras.png||height="42" width="39"]]Modifier la notice
181 -
182 -* [[image:Dupliquer.png||height="42" width="45"]]Dupliquer la notice
183 -
184 -* [[image:Supprimer.png||height="36" width="37"]]Supprimer la notice
185 -
186 -* [[image:Modèles de publication.png||height="37" width="33"]]Éditer des modèles de publication
187 -
188 -* [[image:Imprimer.png||height="34" width="40"]]Imprimer la notice
189 -
190 -* [[image:1750849594347-782.png||height="36" width="37"]] Ajouter la notice à un panier
191 -)))
192 -)))
172 +//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
193 193  
194 -
174 +Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
175 +
176 +== Imprimer une notice ==
177 +
178 + A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
179 +
180 +Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
181 +
182 +[[image:1742812710887-454.png]]
183 +
184 +//Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
185 +
186 +Visualisation de la page avant impression :
187 +
188 +[[image:1742812761938-639.png]]
189 +
190 +== Intégrer une notice aux paniers ==
191 +
192 +A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
193 +
194 +[[image:1742814270679-483.png]]
195 +
196 +Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
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