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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 10:38
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À la version 44.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/07 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils de la notice
1 +Utiliser la barre d’outils de la notice
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.PSZ
Contenu
... ... @@ -3,194 +3,192 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, la **barre d’outils** est un espace stratégique : elle rassemble toutes les **fonctions essentielles** applicables à une notice – création, modification, duplication, suppression, export, impression… – en fonction des droits de l’utilisateur connecté.
6 +La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 +En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
7 7  
8 -Les **fonctionnalités décrites ci-dessous sont transverses** : elles sont accessibles dans toutes les tables (biens, photothèque, bibliothèque, etc.) et vous permettent de **naviguer, éditer et structurer les données** de manière fluide.
9 +Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
13 += Revenir au formulaire de recherche =
12 12  
15 +Cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche** depuis la notice affichée.
13 13  
17 +[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
14 14  
15 -
16 -)))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
19 -(((
20 -**Sommaire**
21 -)))
22 22  
23 -(% class="box" %)
24 -(((
25 -**Aller plus loin**
26 -)))
20 +[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 -(% class="box" %)
29 -(((
30 -**Icônes principales**
31 -)))
32 -)))
33 33  
34 -
23 += Revenir à la dernière liste de résultats =
35 35  
36 -== Retourner sur le formulaire de recherche ==
25 +Utilisez ce bouton pour retrouver la **dernière liste de résultats** sans relancer la recherche.
37 37  
38 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
27 +[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -[[image:1742807684645-497.png]]
41 41  
42 -//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
30 +[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 -Résultat :
45 45  
46 -[[image:1742807813791-749.png]]
33 += Créer une notice =
47 47  
48 -== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
35 +Depuis une notice existante, cliquez sur **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
49 49  
50 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
37 +1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
38 +1. Renseignez les champs obligatoires ou recommandés,
39 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
51 51  
52 -[[image:1742807751806-820.png]]
41 +[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
55 55  
56 -Résultat :
44 += Modifier ou éditer la notice =
57 57  
58 -[[image:1742807780828-406.png]]
46 +Cliquez sur **Modifier** pour éditer la notice selon la grille utilisée à sa création.
47 +Vous pouvez compléter ou corriger les champs, puis **enregistrer**.
59 59  
60 -== Créer une notice ==
49 +[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
63 63  
64 -[[image:1742802782212-387.png]]
52 += Dupliquer la notice =
65 65  
66 -//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
54 +La duplication crée une **copie complète** de la notice en cours.
67 67  
68 -Respecter les mêmes principes de saisie :
56 +[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -* Choisir une grille de saisie.
71 -* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
72 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
73 73  
74 -== Modifier une notice ==
59 +(% class="box warningmessage" %)
60 +(((
61 +**Attention**
75 75  
76 -A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
63 +* Vérifiez et modifiez les champs qui ne doivent pas être repris tels quels.
64 +* Un contrôle d’unicité empêche la duplication de certaines données (ex. : numéro d’inventaire ou ISBN).
65 +* Certains champs sont automatiquement vidés (ex. : code-barres), d'autres conservés.
77 77  
78 -[[image:1742803313853-311.png]]
67 +Pour un usage plus sûr : préférez les **modèles de saisie rapide**.
79 79  
80 -//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
69 + 
81 81  
82 -Respecter les mêmes principes de saisie :
71 +[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +)))
83 83  
84 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
85 -* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
86 -* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
87 87  
88 -== Dupliquer une notice ==
75 += Supprimer la notice =
89 89  
90 -La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
77 +Cliquez sur **Supprimer**, puis confirmez l’opération dans la fenêtre de validation.
91 91  
92 -Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
79 +[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
95 95  
96 -[[image:1742803640427-323.png]]
82 +[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
99 99  
100 -Respecter les mêmes principes de saisie :
85 +(% class="box warningmessage" %)
86 +(((
87 +**Attention**
101 101  
102 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
103 -* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
104 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
89 +La suppression est impossible si la notice est **liée à d'autres éléments**. Un message indique les liens à supprimer en amont.
105 105  
106 -Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
91 +[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +)))
107 107  
108 -Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
109 109  
110 -[[image:1742804185821-525.png]]
95 += Éditer la notice via les modèles de publication =
111 111  
112 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
97 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
113 113  
114 -Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
99 +Cette fonction permet d’exporter une notice au **format PDF ou Word**, selon un modèle prédéfini.
115 115  
116 -[[image:1742804312071-589.png]]
101 +1. Cliquez sur l’icône **Exporter**,
102 +1. Sélectionnez un **modèle**,
103 +1. Validez et cliquez sur **Obtenir le résultat**.
117 117  
118 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
105 +(% class="box infomessage" %)
106 +(((
107 +Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
119 119  
120 -Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
109 +Les modèles peuvent être **personnalisés **par les utilisateurs ayant suivi la formation d’administration fonctionnelle.
110 +)))
121 121  
122 -== Supprimer une notice ==
112 +[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
125 125  
126 -[[image:1742804905821-979.png]]
115 +[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 -//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
129 129  
130 -Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
118 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 -[[image:1742805020217-881.png]]
133 133  
134 -//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
121 +[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
137 137  
138 -Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
124 += Imprimer la notice =
139 139  
140 -[[image:1742804682389-425.png]]
126 +Cliquez sur **Imprimer** pour générer une **aperçu avant impression**.
127 +
141 141  
142 -//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +L’impression reprend la notice telle quelle, sans personnalisation de la mise en page.
132 +)))
143 143  
144 -**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
145 145  
146 -== Exporter une notice via les modèles de publication ==
135 +[[Ex. Imprimer une notice photothèque.>>image:1742812710887-454.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
149 149  
150 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
138 +[[Visualisation de la page avant impression. >>image:1742812761938-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -[[image:1742812982450-142.png]]
153 153  
154 -//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
141 += Ajouter une notice à un panier =
155 155  
156 -Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
143 +Depuis la vue d’une notice, vous pouvez l’intégrer à un **panier de travail** en cliquant sur l’icône correspondante.
157 157  
158 -Export possible ne PDF ou en WORD.
145 +[[Ex. Mise au panier d'une notice photothèque.>>image:1750844033141-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -[[image:1742813081320-586.png]]
147 +
148 +)))
161 161  
162 -Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
150 +
151 +)))|(% style="width:300px" %)(((
152 +(% class="box" %)
153 +(((
154 +**Sommaire**
163 163  
164 -Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
156 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
157 +)))
165 165  
166 -[[image:1742813189257-242.png]]
159 +(% class="box" %)
160 +(((
161 +**Aller plus loin**
167 167  
168 -Résultat :
163 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome||target="_blank"]]
164 +* [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome||target="_blank"]]
165 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
166 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
167 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
168 +)))
169 169  
170 -[[image:1742813326297-134.png]]
170 +(% class="box" %)
171 +(((
172 +**Icônes principales**
171 171  
172 -//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
174 +* [[image:1751876525105-415.png||height="33" width="34"]] Revenir au formulaire de recherche
175 +
176 +* [[image:Retour liste de résultats.png||height="38" width="38"]]Revenir à la dernière liste de résultats
177 +
178 +* [[image:Créer.png||height="39" width="39"]]Créer une notice
179 +
180 +* [[image:Modifier_gras.png||height="42" width="39"]]Modifier la notice
181 +
182 +* [[image:Dupliquer.png||height="42" width="45"]]Dupliquer la notice
183 +
184 +* [[image:Supprimer.png||height="36" width="37"]]Supprimer la notice
185 +
186 +* [[image:Modèles de publication.png||height="37" width="33"]]Éditer des modèles de publication
187 +
188 +* [[image:Imprimer.png||height="34" width="40"]]Imprimer la notice
189 +
190 +* [[image:1750849594347-782.png||height="36" width="37"]] Ajouter la notice à un panier
191 +)))
192 +)))
173 173  
174 -Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
175 -
176 -== Imprimer une notice ==
177 -
178 - A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
179 -
180 -Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
181 -
182 -[[image:1742812710887-454.png]]
183 -
184 -//Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
185 -
186 -Visualisation de la page avant impression :
187 -
188 -[[image:1742812761938-639.png]]
189 -
190 -== Intégrer une notice aux paniers ==
191 -
192 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
193 -
194 -[[image:1742814270679-483.png]]
195 -
196 -Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
194 +
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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