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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 11:34
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 15:22
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Utiliser la barre d’outils sur les notices
1 +Les outils de la notice
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.5 Le service Référencement.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,173 +1,167 @@
1 -(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**
1 += Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices =
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 -En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
3 +La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.
8 8  
9 -Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
10 -)))
5 +Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.
11 11  
12 -(((
13 -= Revenir au formulaire de recherche =
7 +== Retourner sur le formulaire de recherche ==
14 14  
15 -Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
9 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
16 16  
17 -[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
11 +[[image:1742807684645-497.png]]
18 18  
13 +//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
19 19  
20 -[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15 +Résultat :
21 21  
17 +[[image:1742807813791-749.png]]
22 22  
23 -= Revenir à la dernière liste de résultats =
19 +== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
24 24  
25 -Un autre bouton permet de revenir à la **dernière liste de résultats** consultée, sans relancer la recherche.
21 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
26 26  
27 -[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +[[image:1742807751806-820.png]]
28 28  
25 +//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
29 29  
30 -[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 +Résultat :
31 31  
29 +[[image:1742807780828-406.png]]
32 32  
33 -= Créer une notice =
31 +== Créer une notice ==
34 34  
35 -Depuis une notice, cliquez sur l’icône **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
36 -Respectez les étapes suivantes :
33 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
37 37  
38 -1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
39 -1. Complétez les **champs obligatoires et/ou recommandés**,
40 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie.
35 +[[image:1742802782212-387.png]]
41 41  
42 -[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
43 43  
39 +Respecter les mêmes principes de saisie :
44 44  
45 -= Modifier une notice =
41 +* Choisir une grille de saisie.
42 +* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
43 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
46 46  
47 -Cliquez sur l’icône **Modifier** pour accéder à l’édition d’une notice.
48 -La grille initialement utilisée est proposée par défaut.
45 +== Modifier une notice ==
49 49  
50 -(% class="box infomessage" %)
51 -(((
52 -Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.
53 -)))
47 +A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
54 54  
55 -[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +[[image:1742803313853-311.png]]
56 56  
51 +//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
57 57  
58 -= Dupliquer une notice =
53 +Respecter les mêmes principes de saisie :
59 59  
60 -La duplication permet de créer une **copie complète** de la notice en cours.
55 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
56 +* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
57 +* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
61 61  
62 -[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +== Dupliquer une notice ==
63 63  
61 +La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
64 64  
65 -(% class="box warningmessage" %)
66 -(((
67 -**Attention** : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.
63 +Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:Foire Aux Questions.Version 4\.5.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
68 68  
69 -Pour limiter les doublons, un **contrôle d’unicité** est activé dans chaque table :
65 +A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
70 70  
71 -* Une notice avec un **même numéro d’inventaire** ou **numéro ISBN **ne peut pas être enregistrée.
72 -* Certains champs sont automatiquement **vidés** lors de la duplication (ex. : le **code-barres** dans les exemplaires), d'autres **conservés** (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).
67 +[[image:1742803640427-323.png]]
73 73  
74 - Pour une alternative plus sûre, utilisez les **modèles de saisie rapide ! **
69 +//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
75 75  
76 -[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -)))
71 +Respecter les mêmes principes de saisie :
78 78  
73 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
74 +* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
75 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
79 79  
80 -= Supprimer une notice =
77 +Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
81 81  
82 -Pour supprimer une notice, cliquez sur l’icône correspondante.
83 -Un **message de confirmation** s’affiche avant suppression.
79 +Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
84 84  
85 -[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +[[image:1742804185821-525.png]]
86 86  
83 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
87 87  
88 -[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
89 89  
87 +[[image:1742804312071-589.png]]
90 90  
91 -(% class="box warningmessage" %)
92 -(((
93 -**La suppression n’est autorisée que si la notice n’est liée à aucune autre**. Si des liens existent, un message d’erreur indique ceux à supprimer au préalable.
89 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
94 94  
95 -[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -)))
91 +Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
97 97  
93 +== Supprimer une notice ==
98 98  
99 -= Éditer une notice via les modèles de publication =
95 +A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
100 100  
101 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
97 +[[image:1742804905821-979.png]]
102 102  
103 -Disponible dans de nombreuses tables, cette fonctionnalité permet d’exporter une notice au format **PDF ou Word**, selon un **modèle de publication**.
99 +//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
104 104  
105 -* Cliquez sur l’icône d’export,
106 -* Choisissez un modèle dans la liste,
107 -* Cliquez sur **Valider** puis sur **Obtenir le résultat**.
101 +Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
108 108  
109 -(% class="box infomessage" %)
110 -(((
111 -Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
103 +[[image:1742805020217-881.png]]
112 112  
113 -Les clients ayant suivi la **formation d’administration fonctionnelle** peuvent personnaliser leurs modèles un éditeur.
114 -)))
105 +//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
115 115  
116 -[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
117 117  
109 +Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
118 118  
119 -[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +[[image:1742804682389-425.png]]
120 120  
113 +//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
121 121  
122 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 +**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
123 123  
117 +== Exporter une notice via les modèles de publication ==
124 124  
125 -[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
126 126  
121 +A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
127 127  
128 -= Imprimer une notice =
123 +[[image:1742812982450-142.png]]
129 129  
130 -Cliquez sur l’icône **Imprimer** pour générer un aperçu avant impression.
125 +//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
131 131  
132 -(% class="box warningmessage" %)
133 -(((
134 -Cette fonction imprime la **notice telle quelle**, sans personnalisation de mise en page.
135 -)))
127 +Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
136 136  
129 +Export possible ne PDF ou en WORD.
137 137  
138 -[[Ex. Imprimer une notice photothèque.>>image:1742812710887-454.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 +[[image:1742813081320-586.png]]
139 139  
133 +Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
140 140  
141 -[[Visualisation de la page avant impression. >>image:1742812761938-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
142 142  
137 +[[image:1742813189257-242.png]]
143 143  
144 -= Ajouter une notice à un panier =
139 +Résultat :
145 145  
146 -Depuis la vue d’une notice, vous pouvez l’intégrer à un **panier de travail** en cliquant sur l’icône correspondante.
141 +[[image:1742813326297-134.png]]
147 147  
148 -[[Ex. Mise au panier d'une notice photothèque.>>image:1750844033141-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
149 149  
150 -
151 -)))
145 +Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Exports triton.WebHome]]**.
152 152  
153 -
154 -)))|(% style="width:300px" %)(((
155 -(% class="box" %)
156 -(((
157 -**Sommaire**
147 +== Imprimer une notice ==
158 158  
159 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
160 -)))
149 + A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
161 161  
162 -(% class="box" %)
163 -(((
164 -**Aller plus loin**
165 -)))
151 +Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
166 166  
167 -(% class="box" %)
168 -(((
169 -**Icônes principales**
170 -)))
171 -)))
153 +[[image:1742812710887-454.png]]
172 172  
173 -
155 +//Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
156 +
157 +Visualisation de la page avant impression :
158 +
159 +[[image:1742812761938-639.png]]
160 +
161 +== Intégrer une notice aux paniers ==
162 +
163 +A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
164 +
165 +[[image:1742814270679-483.png]]
166 +
167 +Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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