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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 11:29
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À la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 10:38
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Utiliser la barre d’outils sur les notices
1 +Les outils de la notice
Contenu
... ... @@ -3,130 +3,178 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 -En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
6 +Dans Flora, la **barre d’outils** est un espace stratégique : elle rassemble toutes les **fonctions essentielles** applicables à une notice – création, modification, duplication, suppression, export, impression… – en fonction des droits de l’utilisateur connecté.
8 8  
9 -Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
8 +Les **fonctionnalités décrites ci-dessous sont transverses** : elles sont accessibles dans toutes les tables (biens, photothèque, bibliothèque, etc.) et vous permettent de **naviguer, éditer et structurer les données** de manière fluide.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Revenir au formulaire de recherche =
14 14  
15 -Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
16 16  
17 -[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 18  
15 +
16 +)))
17 +)))|(% style="width:300px" %)(((
18 +(% class="box" %)
19 +(((
20 +**Sommaire**
21 +)))
19 19  
20 -[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +(% class="box" %)
24 +(((
25 +**Aller plus loin**
26 +)))
21 21  
28 +(% class="box" %)
29 +(((
30 +**Icônes principales**
31 +)))
32 +)))
22 22  
23 -= Revenir à la dernière liste de résultats =
34 +
24 24  
25 -Un autre bouton permet de revenir à la **dernière liste de résultats** consultée, sans relancer la recherche.
36 +== Retourner sur le formulaire de recherche ==
26 26  
27 -[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
28 28  
40 +[[image:1742807684645-497.png]]
29 29  
30 -[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
31 31  
44 +Résultat :
32 32  
33 -= Créer une notice =
46 +[[image:1742807813791-749.png]]
34 34  
35 -Depuis une notice, cliquez sur l’icône **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
36 -Respectez les étapes suivantes :
48 +== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
37 37  
38 -1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
39 -1. Complétez les **champs obligatoires et/ou recommandés**,
40 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie.
50 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
41 41  
42 -[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +[[image:1742807751806-820.png]]
43 43  
54 +//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
44 44  
45 -= Modifier une notice =
56 +Résultat :
46 46  
47 -Cliquez sur l’icône **Modifier** pour accéder à l’édition d’une notice.
48 -La grille initialement utilisée est proposée par défaut.
58 +[[image:1742807780828-406.png]]
49 49  
50 -(% class="box infomessage" %)
51 -(((
52 -Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.
53 -)))
60 +== Créer une notice ==
54 54  
55 -[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
56 56  
64 +[[image:1742802782212-387.png]]
57 57  
58 -= Dupliquer une notice =
66 +//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
59 59  
60 -La duplication permet de créer une **copie complète** de la notice en cours.
68 +Respecter les mêmes principes de saisie :
61 61  
62 -[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +* Choisir une grille de saisie.
71 +* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
72 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
63 63  
74 +== Modifier une notice ==
64 64  
65 -(% class="box warningmessage" %)
66 -(((
67 -**Attention** : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.
76 +A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
68 68  
69 -Pour limiter les doublons, un **contrôle d’unicité** est activé dans chaque table :
78 +[[image:1742803313853-311.png]]
70 70  
71 -* Une notice avec un **même numéro d’inventaire** ou **numéro ISBN **ne peut pas être enregistrée.
72 -* Certains champs sont automatiquement **vidés** lors de la duplication (ex. : le **code-barres** dans les exemplaires), d'autres **conservés** (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).
80 +//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
73 73  
74 - Pour une alternative plus sûre, utilisez les **modèles de saisie rapide ! **
82 +Respecter les mêmes principes de saisie :
75 75  
76 -[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -)))
84 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
85 +* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
86 +* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
78 78  
88 +== Dupliquer une notice ==
79 79  
80 -= Supprimer une notice =
90 +La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
81 81  
82 -Pour supprimer une notice, cliquez sur l’icône correspondante.
83 -Un **message de confirmation** s’affiche avant suppression.
92 +Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
84 84  
85 -[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
86 86  
96 +[[image:1742803640427-323.png]]
87 87  
88 -[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
89 89  
100 +Respecter les mêmes principes de saisie :
90 90  
91 -(% class="box warningmessage" %)
92 -(((
93 -**La suppression n’est autorisée que si la notice n’est liée à aucune autre**. Si des liens existent, un message d’erreur indique ceux à supprimer au préalable.
102 +* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
103 +* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
104 +* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
94 94  
95 -[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -)))
106 +Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
97 97  
108 +Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
98 98  
99 -= Éditer une notice via les modèles de publication =
110 +[[image:1742804185821-525.png]]
100 100  
101 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
112 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
102 102  
103 -Disponible dans de nombreuses tables, cette fonctionnalité permet d’exporter une notice au format **PDF ou Word**, selon un **modèle de publication**.
114 +Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
104 104  
105 -* Cliquez sur l’icône d’export,
106 -* Choisissez un modèle dans la liste,
107 -* Cliquez sur **Valider** puis sur **Obtenir le résultat**.
116 +[[image:1742804312071-589.png]]
108 108  
109 -(% class="box infomessage" %)
110 -(((
111 -Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
118 +//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
112 112  
113 -Les clients ayant suivi la **formation d’administration fonctionnelle** peuvent personnaliser leurs modèles un éditeur.
114 -)))
120 +Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
115 115  
116 -[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +== Supprimer une notice ==
117 117  
124 +A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
118 118  
119 -[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +[[image:1742804905821-979.png]]
120 120  
128 +//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
121 121  
122 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
123 123  
132 +[[image:1742805020217-881.png]]
124 124  
125 -[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
126 126  
136 +**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
127 127  
128 -= Imprimer une notice =
138 +Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
129 129  
140 +[[image:1742804682389-425.png]]
141 +
142 +//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
143 +
144 +**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
145 +
146 +== Exporter une notice via les modèles de publication ==
147 +
148 +**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
149 +
150 +A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
151 +
152 +[[image:1742812982450-142.png]]
153 +
154 +//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
155 +
156 +Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
157 +
158 +Export possible ne PDF ou en WORD.
159 +
160 +[[image:1742813081320-586.png]]
161 +
162 +Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
163 +
164 +Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
165 +
166 +[[image:1742813189257-242.png]]
167 +
168 +Résultat :
169 +
170 +[[image:1742813326297-134.png]]
171 +
172 +//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
173 +
174 +Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
175 +
176 +== Imprimer une notice ==
177 +
130 130   A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
131 131  
132 132  Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
... ... @@ -139,7 +139,7 @@
139 139  
140 140  [[image:1742812761938-639.png]]
141 141  
142 -= Ajouter une notice à un panier =
190 +== Intégrer une notice aux paniers ==
143 143  
144 144  A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
145 145  
... ... @@ -146,29 +146,3 @@
146 146  [[image:1742814270679-483.png]]
147 147  
148 148  Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
149 -
150 -
151 -
152 -)))
153 -
154 -
155 -)))|(% style="width:300px" %)(((
156 -(% class="box" %)
157 -(((
158 -**Sommaire**
159 -
160 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
161 -)))
162 -
163 -(% class="box" %)
164 -(((
165 -**Aller plus loin**
166 -)))
167 -
168 -(% class="box" %)
169 -(((
170 -**Icônes principales**
171 -)))
172 -)))
173 -
174 -
1750842956081-163.png;charset=utf-8
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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Contenu
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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Contenu