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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 2.4
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:10
Commentaire de modification : Renamed back-links.
À la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils de la notice
1 +Utiliser la barre d’outils sur les notices
Contenu
... ... @@ -1,158 +1,132 @@
1 +(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -{{toc/}}
6 +La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 +En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
4 4  
5 -
9 +Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
6 6  )))
7 7  
8 -= Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices =
12 +(((
13 += Revenir au formulaire de recherche =
9 9  
10 -La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.
15 +Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
11 11  
12 -Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.
17 +[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13 13  
14 -== Retourner sur le formulaire de recherche ==
15 15  
16 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
20 +[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
17 17  
18 -[[image:1742807684645-497.png]]
19 19  
20 -//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
23 += Revenir à la dernière liste de résultats =
21 21  
22 -Résultat :
25 +Un autre bouton permet de revenir à la **dernière liste de résultats** consultée, sans relancer la recherche.
23 23  
24 -[[image:1742807813791-749.png]]
27 +[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 25  
26 -== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
27 27  
28 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
30 +[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 29  
30 -[[image:1742807751806-820.png]]
31 31  
32 -//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
33 += Créer une notice =
33 33  
34 -Résultat :
35 +Depuis une notice, cliquez sur l’icône **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
36 +Respectez les étapes suivantes :
35 35  
36 -[[image:1742807780828-406.png]]
38 +1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
39 +1. Complétez les **champs obligatoires et/ou recommandés**,
40 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie.
37 37  
38 -== Créer une notice ==
42 +[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
41 41  
42 -[[image:1742802782212-387.png]]
45 += Modifier une notice =
43 43  
44 -//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
47 +Cliquez sur l’icône **Modifier** pour accéder à l’édition d’une notice.
48 +La grille initialement utilisée est proposée par défaut.
45 45  
46 -Respecter les mêmes principes de saisie :
50 +(% class="box infomessage" %)
51 +(((
52 +Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.
53 +)))
47 47  
48 -* Choisir une grille de saisie.
49 -* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
50 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
55 +[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -== Modifier une notice ==
53 53  
54 -A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
58 += Dupliquer une notice =
55 55  
56 -[[image:1742803313853-311.png]]
60 +La duplication permet de créer une **copie complète** de la notice en cours.
57 57  
58 -//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
62 +[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -Respecter les mêmes principes de saisie :
61 61  
62 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
63 -* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
64 -* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
65 +(% class="box warningmessage" %)
66 +(((
67 +**Attention** : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.
65 65  
66 -== Dupliquer une notice ==
69 +Pour limiter les doublons, un **contrôle d’unicité** est activé dans chaque table :
67 67  
68 -La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
71 +* Une notice avec un **même numéro d’inventaire** ou **numéro ISBN **ne peut pas être enregistrée.
72 +* Certains champs sont automatiquement **vidés** lors de la duplication (ex. : le **code-barres** dans les exemplaires), d'autres **conservés** (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).
69 69  
70 -Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
74 + Pour une alternative plus sûre, utilisez les **modèles de saisie rapide ! **
71 71  
72 -A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
76 +[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +)))
73 73  
74 -[[image:1742803640427-323.png]]
75 75  
76 -//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
80 += Supprimer une notice =
77 77  
78 -Respecter les mêmes principes de saisie :
82 +Pour supprimer une notice, cliquez sur l’icône correspondante.
83 +Un **message de confirmation** s’affiche avant suppression.
79 79  
80 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
81 -* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
82 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
85 +[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
85 85  
86 -Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
88 +[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 -[[image:1742804185821-525.png]]
89 89  
90 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
91 +(% class="box warningmessage" %)
92 +(((
93 +**La suppression n’est autorisée que si la notice n’est liée à aucune autre**. Si des liens existent, un message d’erreur indique ceux à supprimer au préalable.
91 91  
92 -Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
95 +[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +)))
93 93  
94 -[[image:1742804312071-589.png]]
95 95  
96 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
99 += Éditer une notice via les modèles de publication =
97 97  
98 -Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
101 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
99 99  
100 -== Supprimer une notice ==
103 +Disponible dans de nombreuses tables, cette fonctionnalité permet d’exporter une notice au format **PDF ou Word**, selon un **modèle de publication**.
101 101  
102 -A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
105 +* Cliquez sur l’icône d’export,
106 +* Choisissez un modèle dans la liste,
107 +* Cliquez sur **Valider** puis sur **Obtenir le résultat**.
103 103  
104 -[[image:1742804905821-979.png]]
109 +(% class="box infomessage" %)
110 +(((
111 +Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
105 105  
106 -//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
113 +Les clients ayant suivi la **formation d’administration fonctionnelle** peuvent personnaliser leurs modèles un éditeur.
114 +)))
107 107  
108 -Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
116 +[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -[[image:1742805020217-881.png]]
111 111  
112 -//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
119 +[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
115 115  
116 -Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
122 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 -[[image:1742804682389-425.png]]
119 119  
120 -//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
125 +[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 -**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
123 123  
124 -== Exporter une notice via les modèles de publication ==
128 += Imprimer une notice =
125 125  
126 -**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
127 -
128 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
129 -
130 -[[image:1742812982450-142.png]]
131 -
132 -//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
133 -
134 -Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
135 -
136 -Export possible ne PDF ou en WORD.
137 -
138 -[[image:1742813081320-586.png]]
139 -
140 -Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
141 -
142 -Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
143 -
144 -[[image:1742813189257-242.png]]
145 -
146 -Résultat :
147 -
148 -[[image:1742813326297-134.png]]
149 -
150 -//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
151 -
152 -Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]**.
153 -
154 -== Imprimer une notice ==
155 -
156 156   A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
157 157  
158 158  Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
... ... @@ -165,7 +165,7 @@
165 165  
166 166  [[image:1742812761938-639.png]]
167 167  
168 -== Intégrer une notice aux paniers ==
142 += Ajouter une notice à un panier =
169 169  
170 170  A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
171 171  
... ... @@ -172,3 +172,29 @@
172 172  [[image:1742814270679-483.png]]
173 173  
174 174  Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
149 +
150 +
151 +
152 +)))
153 +
154 +
155 +)))|(% style="width:300px" %)(((
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Sommaire**
159 +
160 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
161 +)))
162 +
163 +(% class="box" %)
164 +(((
165 +**Aller plus loin**
166 +)))
167 +
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Icônes principales**
171 +)))
172 +)))
173 +
174 +
1750842956081-163.png;charset=utf-8
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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Contenu
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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Contenu