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Modifications pour le document Utiliser la barre d’outils de la notice

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 15:11
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 15:22
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À la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/25 11:29
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils de la notice
1 +Utiliser la barre d’outils sur les notices
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.5 Le service Référencement.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,151 +1,132 @@
1 -= Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices =
1 +(% class="mark small" %)** Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 -La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +La barre d’outils de Flora permet d’effectuer des actions communes sur les notices, quel que soit le type de données ou la table utilisée (biens, photothèque, bibliothèque, etc.).
7 +En fonction de vos droits, vous pouvez **naviguer, créer, modifier, dupliquer, exporter ou supprimer des notices**.
4 4  
5 -Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.
9 +Découvrez les actions que vous pouvez réaliser sur chaque notice !
10 +)))
6 6  
7 -== Retourner sur le formulaire de recherche ==
12 +(((
13 += Revenir au formulaire de recherche =
8 8  
9 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png]].
15 +Depuis la vue d'une notice, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir directement au **formulaire de recherche**.
10 10  
11 -[[image:1742807684645-497.png]]
17 +[[Ex. Retour vers le formulaire de recherche depuis une notice photothèque.>>image:1742807684645-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
12 12  
13 -//Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
14 14  
15 -Résultat :
20 +[[Résultat.>>image:1742807813791-749.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16 16  
17 -[[image:1742807813791-749.png]]
18 18  
19 -== Retourner sur la dernière liste de résultats ==
23 += Revenir à la dernière liste de résultats =
20 20  
21 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png]].
25 +Un autre bouton permet de revenir à la **dernière liste de résultats** consultée, sans relancer la recherche.
22 22  
23 -[[image:1742807751806-820.png]]
27 +[[Ex. Retour à la dernière liste de résultats depuis une notice photothèque. >>image:1742807751806-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 24  
25 -//Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
26 26  
27 -Résultat :
30 +[[Résultat.>>image:1742807780828-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
29 -[[image:1742807780828-406.png]]
30 30  
31 -== Créer une notice ==
33 += Créer une notice =
32 32  
33 -A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png]], disponible dans la barre d'outils.
35 +Depuis une notice, cliquez sur l’icône **Créer** pour initier une nouvelle saisie.
36 +Respectez les étapes suivantes :
34 34  
35 -[[image:1742802782212-387.png]]
38 +1. Sélectionnez une **grille de saisie**,
39 +1. Complétez les **champs obligatoires et/ou recommandés**,
40 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie.
36 36  
37 -//Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
42 +[[Ex. Créer depuis une notice photothèque. >>image:1742802782212-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -Respecter les mêmes principes de saisie :
40 40  
41 -* Choisir une grille de saisie.
42 -* Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
43 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
45 += Modifier une notice =
44 44  
45 -== Modifier une notice ==
47 +Cliquez sur l’icône **Modifier** pour accéder à l’édition d’une notice.
48 +La grille initialement utilisée est proposée par défaut.
46 46  
47 -A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png]] , disponible dans la barre d'outils.
50 +(% class="box infomessage" %)
51 +(((
52 +Vous pouvez modifier les champs existants ou en compléter de nouveaux, puis enregistrer vos modifications.
53 +)))
48 48  
49 -[[image:1742803313853-311.png]]
55 +[[Ex. Modifier une notice photothèque. >>image:1742803313853-311.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -//Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
52 52  
53 -Respecter les mêmes principes de saisie :
58 += Dupliquer une notice =
54 54  
55 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
56 -* Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
57 -* Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
60 +La duplication permet de créer une **copie complète** de la notice en cours.
58 58  
59 -== Dupliquer une notice ==
62 +[[Ex. Dupliquer une notice photothèque.>>image:1742803640427-323.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
62 62  
63 -Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:Foire Aux Questions.Version 4\.5.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
65 +(% class="box warningmessage" %)
66 +(((
67 +**Attention** : lors de la duplication, l’intégralité des données est copiée. Il est donc essentiel de vérifier et modifier les champs qui ne doivent pas être conservés.
64 64  
65 -A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png]] , disponible dans la barre d'outils.
69 +Pour limiter les doublons, un **contrôle d’unicité** est activé dans chaque table :
66 66  
67 -[[image:1742803640427-323.png]]
71 +* Une notice avec un **même numéro d’inventaire** ou **numéro ISBN **ne peut pas être enregistrée.
72 +* Certains champs sont automatiquement **vidés** lors de la duplication (ex. : le **code-barres** dans les exemplaires), d'autres **conservés** (ex. : type de document dans une notice Bibliothèque).
68 68  
69 -//Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
74 + Pour une alternative plus sûre, utilisez les **modèles de saisie rapide ! **
70 70  
71 -Respecter les mêmes principes de saisie :
76 +[[Ex. Message erreur → violation d'unicité sur une notice bien. >>image:1742804185821-525.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +)))
72 72  
73 -* Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
74 -* Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
75 -* Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
76 76  
77 -Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
80 += Supprimer une notice =
78 78  
79 -Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
82 +Pour supprimer une notice, cliquez sur l’icône correspondante.
83 +Un **message de confirmation** s’affiche avant suppression.
80 80  
81 -[[image:1742804185821-525.png]]
85 +[[Ex. Supprimer une notice photothèque. >>image:1742804905821-979.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
84 84  
85 -Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
88 +[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la notice. >>image:1742805020217-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -[[image:1742804312071-589.png]]
88 88  
89 -//Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
91 +(% class="box warningmessage" %)
92 +(((
93 +**La suppression n’est autorisée que si la notice n’est liée à aucune autre**. Si des liens existent, un message d’erreur indique ceux à supprimer au préalable.
90 90  
91 -Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
95 +[[Ex. Message d'erreur → suppression de la notice impossible tant qu'il reste des liens. >>image:1750843294224-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +)))
92 92  
93 -== Supprimer une notice ==
94 94  
95 -A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png]], disponible dans la barre d'outils.
99 += Éditer une notice via les modèles de publication =
96 96  
97 -[[image:1742804905821-979.png]]
101 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
98 98  
99 -//Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
103 +Disponible dans de nombreuses tables, cette fonctionnalité permet d’exporter une notice au format **PDF ou Word**, selon un **modèle de publication**.
100 100  
101 -Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
105 +* Cliquez sur l’icône d’export,
106 +* Choisissez un modèle dans la liste,
107 +* Cliquez sur **Valider** puis sur **Obtenir le résultat**.
102 102  
103 -[[image:1742805020217-881.png]]
109 +(% class="box infomessage" %)
110 +(((
111 +Le fichier généré est enregistré par défaut dans le dossier **Téléchargements** de votre ordinateur.
104 104  
105 -//Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
113 +Les clients ayant suivi la **formation d’administration fonctionnelle** peuvent personnaliser leurs modèles un éditeur.
114 +)))
106 106  
107 -**La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
116 +[[Ex. Édition d'une notice photothèque. >>image:1742812982450-142.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
110 110  
111 -[[image:1742804682389-425.png]]
119 +[[Choix du modèle de publication.>>image:1742813081320-586.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -//Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
114 114  
115 -**Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
122 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1742813189257-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -== Exporter une notice via les modèles de publication ==
118 118  
119 -**Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
125 +[[Résultat. >>image:1742813326297-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png]], disponible dans la barre d'outils.
122 122  
123 -[[image:1742812982450-142.png]]
128 += Imprimer une notice =
124 124  
125 -//Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
126 -
127 -Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
128 -
129 -Export possible ne PDF ou en WORD.
130 -
131 -[[image:1742813081320-586.png]]
132 -
133 -Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
134 -
135 -Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
136 -
137 -[[image:1742813189257-242.png]]
138 -
139 -Résultat :
140 -
141 -[[image:1742813326297-134.png]]
142 -
143 -//Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
144 -
145 -Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Exports triton.WebHome]]**.
146 -
147 -== Imprimer une notice ==
148 -
149 149   A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png]], disponible dans la barre d'outils.
150 150  
151 151  Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
... ... @@ -158,7 +158,7 @@
158 158  
159 159  [[image:1742812761938-639.png]]
160 160  
161 -== Intégrer une notice aux paniers ==
142 += Ajouter une notice à un panier =
162 162  
163 163  A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png]], disponible dans la barre d'outils.
164 164  
... ... @@ -165,3 +165,29 @@
165 165  [[image:1742814270679-483.png]]
166 166  
167 167  Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
149 +
150 +
151 +
152 +)))
153 +
154 +
155 +)))|(% style="width:300px" %)(((
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Sommaire**
159 +
160 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
161 +)))
162 +
163 +(% class="box" %)
164 +(((
165 +**Aller plus loin**
166 +)))
167 +
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Icônes principales**
171 +)))
172 +)))
173 +
174 +
1750842956081-163.png;charset=utf-8
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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Contenu
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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Contenu