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Comprendre les types de champs et leur contrôle

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/30 14:58

Version 3.5 et ultérieures

Dans Flora, chaque donnée saisie dans une notice passe par un champ. 
Ces champs varient selon leur fonction : certains sont obligatoires, d'autres facultatifs, certains ouverts à la saisie libre, d'autres soumis à des listes ou des contrôles.

Cette page présente les différents types de champs que vous pouvez rencontrer dans les grilles de saisie, avec leurs particularités (longueur, format, contrôle par thésaurus ou autorités, multisélection, etc.).
Elle vous aide à identifier rapidement la nature d’un champ et à comprendre son comportement au moment de la saisie.

Champ obligatoire

Affiché en rouge avec une astérisque, ces champs doivent être renseignés pour valider la notice.

En l'absence de saisie, un message d’erreur bloque l’enregistrement.

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Ex. Champ Titre propre → obligatoire dans la grille de saisie bibliographique.

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Ex. Champ Titre propre → si ce champ (ou un autre champ obligatoire) est vide lors de l’enregistrement :
un message d’erreur s’affiche et empêche la validation de la notice.

Champ important

Affiché en gras dans les grilles. Ils ne sont pas bloquants, mais fortement recommandés pour garantir la qualité documentaire.

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Ex. Champs Discipline, Domaine musée, Domaine SMF et Dénomination → importants dans la grille de saisie des biens. 

Champ en texte libre

Ce champ accepte tout type de texte.

Il permet :

  • des saisies longues avec retour à la ligne,
  • l’autocomplétion si activée,
  • le copier/coller depuis d’autres outils,
  • un aperçu en survol.
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Ex. Champ Précisions sur le numéro d'inventaire → retour visuel pour élargir l'espace de saisie. 

Champ converti en majuscules ou minuscules

La casse est automatiquement ajustée à la sortie du champ pour homogénéiser les données.

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Ex. Champ CODEN → grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).

Champ à longueur limitée

Certains champs imposent un nombre minimal ou maximal de caractères.

Si la limite est dépassée ou non atteinte, un message d’erreur s’affiche.

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Ex. Champ CODEN →  limité à 6 caractères dans la grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque). 

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Ex. Champ CODEN →  message erreur. 

Champ lié à une autorité

Identifié par une loupe.

Sélection par cette loupe d'une ou plusieurs notices d’autorité (Personne, Lieu, Collection…).

Le lien créé garantit la cohérence des données et leur réutilisation.

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Ex. Champ Auteur-exécutant →  grille de saisie des biens.

Champ à listes

Ces champs proposent une sélection de termes prédéfinis, évitant la saisie libre.

Liste déroulante

Identifiée par une flèche descendante

Taper les premières lettres du terme à sélectionner au clavier ou naviguer dans la liste à l’aide des flèches haut et bas.

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Ex. Champ Type →  grille de saisie des entrées.

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Ex. Champ Type → saisie au clavier. 

Liste mono-sélection

Identifiée par une icône de liste.

Sélection d'un seul terme dans une fenêtre dédiée

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Ex. Champ Langue document → grille de saisie complète de la bibliothèque.

Liste multivaluée

Identifiée par une icône de liste.

Sélection multiple de termes avec MAJ ou CTRL + Flèche

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Ex. Champ Conditions de manutention → grille de saisie des biens.

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Ex. Champ Conditions de manutention multivalué

Champ contrôlé par un thésaurus

Identifié par les lettres AB.

Ce bouton permet d’accéder à l’arborescence pour sélectionner le terme ou les termes.

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Ex. Champ Matière → grille de saisie des biens.

Champ multivalué

Champs contrôlés (listes, thésaurus, autorités, liens documentaires, etc.) permettant de renseigner plusieurs valeurs.

Le nombre maximum de valeurs par champ est consultable via un clic droit sur le libellé du champ > Information sur le champs

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Ex. Champ Détail de la représentation-décors → grille de saisie des biens. 

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Champ de date

Identifié par un calendrier simple.

Saisie effectuée via ce calendrier ou saisie manuelle avec respect des formats suivants : jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa, aaaammjj.

En cas d’erreur de format, un message s'affiche

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Ex. Champ Date de Diffusion exposée → grille de saisie des vidéos-sons. 

Champ de datation

Identifié par une icône calendrier.

Permet d’indiquer des périodes larges (siècles, millénaires…).

Un assistant spécifique est proposé pour guider la saisie.

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Ex. Champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution → grille de saisie des biens. 

Champ de durée

Identifié par une icône de montre.

Pour les durées exprimées en heures, minutes, secondes.

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Ex. Champ Durée → grille de saisie vidéos-sons. 

Champ avec contrôle décimal

Saisie obligatoire en valeur décimale.

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Ex. Champs Hauteur, Longueur, Largeur → grille de saisie des biens. 

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Champ répétable

Certains champs peuvent être répétés via un clic droit > Insérer un champ.

Seuls les champs remplis sont enregistrés.

L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC.

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Ex. Depuis la table Bibliothèque, clic droit sur le libellé d’un champ → ouverture du menu contextuel permettant d’insérer ou d’ajouter des champs issus d’une nouvelle collection..

Bloc répétable

Un bloc est un ensemble continu de champs.

Ces groupes de champs peuvent être dupliquer via un clic droit et/ou un bouton « Ajouter ».

Seuls les blocs remplis sont enregistrés.

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Ex. Dans la grille de saisie des biens, clic droit → menu contextuel permettant d’insérer ou d’ajouter un nouveau bloc Auteur-exécutant.

Champ avec contrôle d'unicité

Ce champ ne peut contenir qu’une valeur non utilisée ailleurs dans la même table (ex. numéro d’inventaire, ISBN, cote…).

En cas de doublon, l’enregistrement est bloqué.

Par exemple, un numéro d’inventaire ou un ISBN déjà existant dans la base empêchera l’enregistrement d’une nouvelle notice portant la même valeur.

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Ex.duplication d'une notice catalogue portant un numéro ISBN déjà affecté à un ouvrage dans Flora. 

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Ex. Message erreur

Champ avec valeur par défaut

Certains champs sont automatiquement remplis selon le contexte :

  • Modifiables par l'administrateur ou l'utilisateur : Type de document, Support…
  • Non modifiables : Saisi par, Saisi le, Modifié par…
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Ex. Champs Type de document, Support et Nouvelle acquisition → automatiquement implémentés dans la grille de saisie des monographies (bibliothèque) et modifiables. 

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Ex. Champs Saisie par, Saisi le, Modifié par, Modifié le → automatiquement implémentés et non modifiable par les utilisateurs.

Champ avec éditeur de contenus HTML

Identifier avec un crayon.

Certains champs texte disposent d’un éditeur avancé (styles, images, code source…)..

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Ex. Champ Cartel  → grille de saisie des biens.

Champ généré dynamiquement

Identifié par l'icône d'un engrenage.

Champ formaté automatiquement à partir d’autres données de la notice au clic sur le bouton.

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