Saisir dans Flora

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**Sommaire**

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= Ouvrir et visualiser une grille de saisie =

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Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.

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Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :

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[[image:1734100425934-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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Après avoir cliqué sur le [[image:1734100449837-663.png||height="48" width="49" class="img-thumbnail"]], l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

20

//Plusieurs grilles de saisie peuvent être proposées, tout dépend du contexte et des droits dont l'utilisateur dispose dans Flora.//

)))

== Choisir une grille de saisie ==

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Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.

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[[image:1734100512716-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

33

//Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien//

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[[image:1734100556744-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)//

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== Visualiser la grille de saisie ==

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Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :

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* En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.

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* La zone centrale est réservée à la saisie.

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* Dans la partie inférieure, le bouton [[image:1734100638058-491.png||class="img-thumbnail"]]donne accès à la saisie rapide.

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[[image:1734100698968-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

54

//Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies//

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(% class="box infomessage" %)

58

(((

59

//Certaines spécificités sont liées à la norme métier exploitée. Ainsi, dans un contexte de référencement de catalogue bibliographique régi par la normalisation Unimarc, un certain nombre d'outils complémentaires sont présentés lors de la saisie : onglets pour choix d'affichage des libellés/étiquettes, champs composites, ajout/insertion de champs, vue Unimarc (voir paragraphe sur les grilles Unimarc).//

)))

== Regroupements de champs ==

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Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.

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Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.

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=== Afficher un regroupement de champs ===

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Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.

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Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.

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[[image:1734100724506-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

81

//Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique//

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=== Afficher la totalité de la grille ===

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La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.

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[[image:1734100760923-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//

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=== Fermer/ouvrir une section ===

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A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en **sections.** Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur [[image:1734100848253-451.png||class="img-thumbnail"]] ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.

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[[image:1734100808924-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

103

//Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque//

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== Insérer/Ajouter des blocs de champs répétables ==

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Dans Flora, il est possible d'insérer et d'ajouter des champs et blocs de champs répétables (ensemble de champs qui se suivent, non pas de façon hiérarchique mais continue).

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Cette fonction d'ajout est disponible :

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* via un clic droit de la souris sur un libellé d'un bloc répétable

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* via un clic avec le bouton gauche de la souris, qui insère automatiquement un nouveau champ (raccourci).

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L'ajout provoque l'affichage du nouveau bloc de champs à la fin du bloc courant.

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[[image:1744196268182-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

121

//Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout d'un nouveau bloc dans les Biens//

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[[image:1744196341634-714.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout de champs d'une nouvelle collection en passant par le libellé d'un champ dans la Bibliothèque//

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Plusieurs actions sont disponibles :

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* Annuler : annule l'opération d'insertion/ajout pour revenir à la grille courante.

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* Insérer /Ajouter : les fonctions proposées correspondent aux blocs et/ou champs qui peuvent être insérés/ajoutés selon le contexte. Un clic sur un de ces menus met automatiquement à jour le formulaire de saisie.

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* Supprimer : supprime le bloc ou le champ.

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Seuls les champs insérés/ajoutés qui ont été renseignés sont conservés à l'enregistrement de la notice.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

139

//Si les notices sont amenées à être exportées pour d'autres contextes, il faut utiliser les fonctions d'insertion/ajout avec parcimonie et en accord avec les règles d'utilisation qui ont été définies dans la charte de saisie de votre institution.//

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)))

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142

(% class="box infomessage" %)

143

(((

144

//L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC. Cette fonctionnalité est décrite plus amplement dans l'onglet Bibliothèque, sous-rubrique Saisir.//

145

)))

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(% style="text-align: center;" %)

= Types de saisie =

Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.

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== Saisir via l'éditeur HTML ==

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Un champ texte peut aussi disposer d'un outil permettant la rédaction en HTML, avec inclusion éventuelle d'images et de fichiers texte. Le bouton à côté d'un champ texte ouvre l'éditeur permettant de mettre en forme le contenu en HTML.

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Pour ouvrir un éditeur HTML, il faut se position sur un champ dont l'icône est [[image:1744198426290-296.png||height="48" width="37" class="img-thumbnail"]] .

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[[image:1744198458779-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

166

//Exemple : champ cartel dans la grille de saisie des Biens//

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[[image:1744198488431-218.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

172

//Résultat : ouverture de l'éditeur HTML dans la grille de saisie des Biens//

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A part les fonctions d'éditeur HTML classiques (styles, police, copier/coller, visualisation de code source, etc.), cet éditeur permet aussi d'intégrer des éléments pris :

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* (((

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dans des répertoires déclarés dans Flora,

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)))

180

* (((

181

parmi les documents et images associés à la notice en cours.

)))

== Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers ==

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Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.

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191

[[image:1744198591326-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

194

//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//

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Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :

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* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie [[image:1744198616900-336.png||class="img-thumbnail"]].

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200

Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.

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202

[[image:1744198674782-545.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

205

//Exemple avec une notice autres documents//

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[[image:1744198726056-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

208

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(% style="text-align: center;" %)

210

//Résultat//

211

212

* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png||class="img-thumbnail"]].

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214

La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :

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216

[[image:1744198798500-807.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

217

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(% style="text-align: center;" %)

219

//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//

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221

222

Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png||height="40" width="51" class="img-thumbnail"]] dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.

223

224

[[image:1744198987527-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="559" width="413" class="img-thumbnail"]]

225

226

(% style="text-align: center;" %)

227

//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//

228

229

Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png||height="38" width="49" class="img-thumbnail"]] avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.

230

231

[[image:1744199046837-528.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

232

233

(% style="text-align: center;" %)

234

//Résultat//

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236

Les documents associés sont insérés sous forme de lien.

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[[image:1744199133459-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

240

241

(% style="text-align: center;" %)

242

//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//

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244

245

[[image:1744199321440-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

246

247

(% style="text-align: center;" %)

248

//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//

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=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===

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[[image:1744199450803-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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* [[image:1744200154013-335.png||height="48" width="36" class="img-thumbnail"]] retourner sur la notice

258

* [[image:1744200173773-567.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] valider l'ajout d'un document

259

* [[image:1744200248285-737.png||height="38" width="36" class="img-thumbnail"]] annuler l'association d'un document

260

* [[image:2025-04-09_14h01_32.png||height="38" width="38" class="img-thumbnail"]] ajouter un dossier

261

* [[image:1744200306410-626.png||height="40" width="39" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier bureautique

262

* [[image:1744200336429-184.png||height="47" width="37" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier photo

263

* [[image:1744200363870-496.png||height="29" width="40" class="img-thumbnail"]] ajouter un fichier vidéos-sons

264

* [[image:1744200401014-873.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le bas un document

265

* [[image:1744200414180-540.png||height="36" width="41" class="img-thumbnail"]] déplacer vers le haut un document

266

* [[image:1744200455510-180.png||height="40" width="40" class="img-thumbnail"]] modifier les attributs d'un document

267

* [[image:1744200502704-220.png||height="40" width="42" class="img-thumbnail"]] couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier

268

* [[image:1744200560571-305.png||height="46" width="44" class="img-thumbnail"]] coller un document dans un autre dossier

269

* [[image:1744200590083-440.png||height="35" width="42" class="img-thumbnail"]] supprimer le document

270

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== Saisir via des listes normalisées ==

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=== Liste déroulante ===

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Les champs avec liste déroulante évitent la saisie manuelle, par sélection d'un terme parmi une liste prédéfinie.

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Dans Flora, une liste déroulante est limitée à 30 valeurs. Au-delà, la liste devient une liste longue mono-sélection (voir point suivant).

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281

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//Exemple dans les Entrées (musées), grille de saisie Acquisitions// - Complète :

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284

Se positionner sur un champ, qui dispose d'une flèche ; fonctionnalité accessible à la droite de la zone :

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[[image:1744201024930-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

287

288

(% style="text-align: center;" %)

289

//Champ TYPE avec liste déroulante (liste courte)//

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292

Un clic sur la flèche ouvre la liste déroulante : il suffit de sélectionner la valeur désirée en cliquant dessus.

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294

On peut également saisir au clavier la(les) première(s) lettre(s) du terme à sélectionner ou utiliser les flèches haute et basse du clavier pour se déplacer dans la liste.

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297

[[image:1744201070656-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

298

299

(% style="text-align: center;" %)

300

//Champ TYPE, sélection dans la liste déroulante//

301

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303

La valeur (texte correspondant dans la liste) est alors affichée dans le champ.

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305

[[image:1744201100823-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

306

307

(% style="text-align: center;" %)

//Résultat//

=== Liste longue (mono-sélection) ===

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Dans Flora, une liste longue mono-sélection comprend plus de 30 valeurs. En dessous, c'est une liste déroulante (voir point précédent).

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//Exemple dans la Bibliothèque, grille de saisie Complète// :

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Pour faciliter la navigation et la sélection, la liste s'ouvre dans une fenêtre séparée, accessible en cliquant sur le bouton [[image:1744209670267-974.png||height="43" width="44" class="img-thumbnail"]], situé à la droite à de la zone.

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320

[[image:1744209694318-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

321

322

(% style="text-align: center;" %)

323

//Champ Langue //œuvre// originale avec accès à une liste longue (mono-sélection)//

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326

Avec cette liste, **une seule valeur peut être sélectionnée** :

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328

[[image:1744209723455-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

329

330

(% style="text-align: center;" %)

331

//Liste Langue //œuvre// originale avec sélection unique, ouverture dans une fenêtre séparée//

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334

Si une valeur était déjà sélectionnée, la liste est positionnée sur cette valeur (affichée également dans la zone inférieure). Il suffit de naviguer dans la liste pour trouver la valeur adéquate (clic dans la liste, puis saisie au clavier de la(des) première(s) lettre(s) du terme à sélectionner, utilisation des flèches haute et basse du clavier, navigation par la barre de défilement à droite de la liste). Sélectionner un autre terme, il s'affiche dans la zone inférieure de la fenêtre.

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336

Trois opérations sont disponibles ici :

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* [[image:1744209751647-339.png||height="52" width="48" class="img-thumbnail"]] Efface le terme affiché dans la zone inférieure.

339

* [[image:1744209769629-736.png||height="50" width="70" class="img-thumbnail"]] Valide le terme sélectionné : la fenêtre se referme, le terme sélectionné apparaît dans la zone de saisie de la grille. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.

340

* [[image:1744209787722-126.png||height="40" width="71" class="img-thumbnail"]] Annule l'opération et retourne à la grille de saisie.

341

342

=== Liste longue (multi-sélection) ===

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345

La présentation de la liste est la même que pour la liste longue avec mono-sélection. Cependant, il est possible d'ajouter plusieurs termes dans un même champ.

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//Exemple dans les Biens, grille de saisie Complète// :

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Se positionner sur un champ qui dispose de cette fonctionnalité, dont l'icône est la même que pour la liste longue avec mono-sélection. Cliquer sur le bouton [[image:1744209871086-447.png||class="img-thumbnail"]], pour accéder à la liste de choix :

351

352

[[image:1744209855802-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

353

354

(% style="text-align: center;" %)

355

//Champ Conditions de Manutention avec accès à une liste longue (multi-sélection)//

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[[image:1744210011393-941.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

358

359

(% style="text-align: center;" %)

360

//Visualisation de la liste avec possibilité de sélection multiple//

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Les principes de navigation et de sélection sont identiques à ceux vus avec la liste mono-sélection (ci-dessus). Il y a en plus : des boutons [[image:1744209935759-990.png||class="img-thumbnail"]] et [[image:1744209945794-134.png||class="img-thumbnail"]], qui permettent - avant validation - de sélectionner/désélectionner plusieurs valeurs.

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365

* Pour sélectionner des valeurs qui se suivent dans la liste : cliquer sur la première valeur avec le bouton gauche de la souris, sélectionner la dernière valeur par clic avec le même bouton, tout en appuyant sur la touche MAJUSCULES [[image:30836.png||height="46" width="46" class="img-thumbnail"]] du clavier.

366

* Pour sélectionner des valeurs dispersées dans la liste : cliquer sur la première valeur avec le bouton gauche de la souris, sélectionner les autres valeurs par clic avec le même bouton, tout en appuyant sur la touche [[image:1705596854221-289.png||height="44" width="49" class="img-thumbnail"]] du clavier.

367

* Pour ajouter des valeurs : sélectionner les valeurs dans la liste supérieure puis cliquer sur le bouton [[image:1744209935759-990.png||class="img-thumbnail"]] : les valeurs sont affichées dans la liste inférieure. Un double clic sur une valeur la sélectionne et l'affiche dans la liste inférieure.

368

* Pour enlever des valeurs ajoutées : sélectionner les valeurs dans la liste inférieure puis cliquer sur le bouton [[image:1744209945794-134.png||class="img-thumbnail"]] : les valeurs sont supprimées de la liste inférieure. Un double clic sur une valeur la sélectionne et l'efface de la liste inférieure.(((

)))

Suite à validation, les valeurs sélectionnées sont disponible dans le champ :

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[[image:1744210082111-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

377

//Résultat : affichage d'une sélection multiple dans la grille de saisie//

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=== Ajouter des valeurs dans une liste ===

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En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.

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Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue), si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png||height="53" width="46" class="img-thumbnail"]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).

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==== Liste déroulante ====

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391

//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://

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Le bouton [[image:1744210149421-781.png||height="53" width="46" class="img-thumbnail"]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.

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[[image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

398

//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//

399

400

401

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

402

403

* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)

404

* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)

405

* la liste courante (non modifiable).

406

407

Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

408

409

410

[[image:1744210276379-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

411

412

(% style="text-align: center;" %)

413

//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//

414

415

416

(% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)

417

(((

418

//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//

419

)))

420

421

[[image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

422

423

(% style="text-align: center;" %)

424

//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//

425

426

427

==== Liste longue ====

428

429

Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png||class="img-thumbnail"]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png||height="45" width="46" class="img-thumbnail"]] associé.

430

431

[[image:1744210533401-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

432

433

(% style="text-align: center;" %)

434

//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur//

435

436

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

437

438

* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)

439

* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)

440

* la liste courante (non modifiable).

441

442

Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

443

444

[[image:1744210578813-384.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

445

446

(% style="text-align: center;" %)

447

//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//

448

449

450

(% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)

451

(((

452

//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//

453

)))

454

455

Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.

456

457

* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png||height="45" width="47" class="img-thumbnail"]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.

(((

)))

(((

[[image:1744210745453-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

)))

(((

)))

(% style="text-align: center;" %)

472

//Ajout de valeurs dans la liste//

473

474

475

* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton [[image:1744210815765-685.png||height="44" width="36" class="img-thumbnail"]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).

476

477

[[image:1744210799391-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

478

479

(% style="text-align: center;" %)

480

//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//

481

482

483

Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.

484

485

486

== Saisir des Dates ==

487

488

489

La saisie d'une date est effectuée via des champs normalisés. Dans Flora, il existe deux calendriers de date :

490

491

* le calendrier complet [[image:1744210913606-377.png||height="57" width="49" class="img-thumbnail"]]

492

493

* le calendrier simple [[image:1744210890148-174.png||class="img-thumbnail"]]

494

495

=== Utiliser le calendrier de date simple ===

496

497

498

Se positionner sur un champ où se trouve une icône [[image:1744210890148-174.png||class="img-thumbnail"]] dans la zone de saisie située à droite. Effectuer un clic gauche avec la souris dans le champ et le calendrier apparaît.

499

500

[[image:1744210997423-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

501

502

(% style="text-align: center;" %)

503

//Saisie d'une date à partir d'un calendrier simple, dans la grille de saisie de la vidéothèque//

504

505

506

Par défaut, le calendrier se présente positionné sur la date du jour. La sélection d'une autre date s'effectue par simple clic, en utilisant les flèches Précédent/Suivant pour naviguer d'un mois à l'autre. Il est également possible de sélectionner un mois et une année dans les onglets dédiés : [[image:1705591209814-745.png||height="43" width="225" class="img-thumbnail"]].

507

508

Un clic en dehors du champ annule l'opération et fait disparaître le calendrier.

509

510

Dès qu'elle est sélectionnée, la date s'affiche dans la zone de saisie :

511

512

[[image:1744211049563-165.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

513

514

(% style="text-align: center;" %)

515

//Affichage de la date dans la grille de saisie de la vidéothèque//

516

517

518

La date peut être saisie directement dans le formulaire, en respectant les formats reconnus :

* jj/mm/aaaa

* jj.mm.aaaa

* aaaammjj

(% class="box warningmessage" %)

525

(((

526

//Si ces formats ne sont pas respectés, le message suivant est affiché : "Le format de date est incorrect. Veuillez saisir une date selon l'un des formats suivants : jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa, aaaammjj".//

)))

=== Utiliser le calendrier de datation complet ===

== Champ avec longueur maximum et/ou minimum ==

542

543

544

Certains champs sont limités en nombre de caractères.

545

546

[[image:1744266160949-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="558" width="1250" class="img-thumbnail"]]

547

548

(% style="text-align: center;" %)

549

//Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//

550

551

552

Il s'avère impossible de saisir plus de 6 caractères ; si l'utilisateur en saisit moins, un message d'erreur s'affiche lors de la validation de la notice, puisque les longueurs maximum et minimum sont définies toutes les deux à 6 : La longueur minimale de ce champ doit être : 6.

553

554

[[image:1744266192457-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

555

556

(% style="text-align: center;" %)

557

//Message d'erreur Champ Coden (Bibliothèque)//

558

559

560

(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)

561

(((

562

(% style="text-align: left;" %)

563

//Il n'est pas obligatoire de paramétrer une longueur maximum et minimum. Si les deux sont possibles, elles peuvent bien sûr avoir des valeurs différentes.//

)))

== Champ stocké en majuscules ou minuscules ==

568

569

570

Pour normaliser la saisie et assurer la cohérence de la base, certaines données alphabétiques peuvent être automatiquement enregistrées en majuscules ou minuscules.

571

572

[[image:1744266239232-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

573

574

(% style="text-align: center;" %)

575

//Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)//

576

577

578

Dès que l'on se positionne sur une autre zone de saisie, le contenu se convertit automatiquement en majuscules.

579

580

581

== Champ numérique avec valeur minimum et/ou maximum ==

582

583

584

Certains champs numériques ont aussi des limitations.

585

586

Par exemple, il n'est pas possible de dépasser :

* 12 mois

* 31 jours

* 24 heures

De la même manière, il est possible d'imposer des valeurs minimales.

593

594

[[image:1744266986655-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

595

596

(% style="text-align: center;" %)

597

//Exemple avec le calendrier simple du Champ date de l'avis, dans la grille de saisie des biens//

== Champ à valeur unique ==

602

603

604

Certains champs sont à valeur unique. Cela permet d'éviter les doublons.

605

606

Si l'on essaye de créer un nouveau bien qui a le même numéro d'inventaire qu'un bien déjà affecté aux collections, Flora détectera une violation d'unicité et empêchera l'enregistrement de la notice doublon.

607

608

Il en va de même dans la Bibliothèque :

609

610

[[image:1744267070753-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

611

612

(% style="text-align: center;" %)

613

//Affichage du champ N°ISBN avec saisie d'un numéro déjà affecté à un ouvrage dans Flora//

614

615

616

Lors de l'enregistrement de la notice, un message d'erreur s'affiche :

617

618

[[image:1744267106535-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

619

620

(% style="text-align: center;" %)

621

//Message de contrôle d'unicité sur le catalogue//

622

623

624

== Caractères à ignorer à l'indexation ==

625

626

627

(% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)

628

(((

629

(% style="text-align: left;" %)

630

//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//

631

)))

632

633

Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.

634

635

636

[[image:1744266472839-529.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

637

638

(% style="text-align: center;" %)

639

//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//

640

641

[[image:1744266523925-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

642

643

(% style="text-align: center;" %)

644

//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//

645

646

[[image:1744266561792-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

647

648

(% style="text-align: center;" %)

649

//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//

650

651

652

Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).

653

654

[[image:1744266635460-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

655

656

(% style="text-align: center;" %)

657

//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//

658

659

660

[[image:1744266659890-594.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

661

662

(% style="text-align: center;" %)

663

//Affichage du contenu du champ entre crochets//

664

665

666

== Champ pré-renseigné ==

667

668

669

Un champ pré-renseigné est constitué de valeurs par défaut ou de valeurs héritées d'un contexte de saisie.

670

671

Dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque, plusieurs champs contiennent des valeurs dès l'ouverture de la grille.

672

673

674

**Certains champs renseignés automatiquement peuvent être modifiables** : la valeur par défaut est simplement celle estimée la plus courante. Ainsi, dans la Bibliothèque, pour un document de type monographie : le** type document** est monographie, le **support **est papier, et nous supposons qu'il s'agit d'une **nouvelle acquisition**, mais ces valeurs sont modifiables.

675

676

[[image:1744266714195-921.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

677

678

(% style="text-align: center;" %)

679

//Affichage du regroupement de champs Général dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque//

680

681

682

Certains champs, tels que l'opérateur de saisie, la date de saisie s'implémentent automatiquement. De la même façon, les champs modifié par et date de modification seront automatiquement renseignés par Flora au moment de la modification d'une notice. **Ces champs ne sont pas modifiables.**

683

684

__Exemple pour la table des biens __: champs system automatiquement implémentés et non modifiables par les utilisateurs.

685

686

[[image:1744266867121-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

== Autorités ==

Les champs soumis à contrôle sur autorités pointent sur une autre notice d'une table de Flora. Le lien est rapatrié dans la zone considérée : lien vers un auteur, un éditeur, etc. De ce fait, les autorités sont référencées qu'une fois dans Flora ; leur modification est automatiquement impactée sur les notices qui lui sont liées.

694

695

696

Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png||class="img-thumbnail"]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png||class="img-thumbnail"]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png||height="46" width="47" class="img-thumbnail"]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.

697

698

699

[[image:1744267286929-385.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

700

701

(% style="text-align: center;" %)

702

//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//

703

704

705

En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png||class="img-thumbnail"]], une fenêtre s'ouvre.

706

707

[[image:1744267382360-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

708

709

(% style="text-align: center;" %)

710

//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//

711

712

713

Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :

714

715

* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère

716

* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.

717

718

(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)

719

(((

720

//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//

)))

=== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ===

731

732

733

[[image:1744267382360-370.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

734

735

(% style="text-align: center;" %)

736

//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//

737

738

739

Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :

740

741

* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.

742

743

Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.

744

745

* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.

746

* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.

747

* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.

748

* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png||height="45" width="40" class="img-thumbnail"]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.

749

* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png||height="48" width="38" class="img-thumbnail"]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.

750

* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.

751

* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.

752

* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

753

754

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png||height="46" width="47" class="img-thumbnail"]]placé à droite du champ soumis à autorité.

755

756

En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.

757

758

[[image:1744267452487-960.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

759

760

(% style="text-align: center;" %)

761

//Exemple//

762

763

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

764

765

[[image:1744267606003-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

766

767

(% style="text-align: center;" %)

768

//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//

769

770

771

=== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ===

772

773

774

En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].

775

776

777

[[image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

778

779

780

[[image:1744267705438-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

781

782

(% style="text-align: center;" %)

783

//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//

784

785

786

Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :

787

788

* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.

789

790

Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).

791

792

* << Simple : pour changer de mode de recherche.

793

* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.

794

* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.

795

* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png||height="45" width="40" class="img-thumbnail"]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.

796

* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png||height="47" width="37" class="img-thumbnail"]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.

797

* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.

798

* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.

799

* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

800

801

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png||height="46" width="47" class="img-thumbnail"]]placé à droite du champ soumis à autorité.

802

803

[[image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

804

805

Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.

806

807

(% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)

808

(((

809

(% style="text-align: left;" %)

810

//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//

811

)))

812

813

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

814

815

[[image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

816

817

(% style="text-align: center;" %)

818

//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//

== Thesaurus ==

Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.

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Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png||height="49" width="45" class="img-thumbnail"]].

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En saisie, pour accéder au thésaurus :

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* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png||class="img-thumbnail"]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.

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[[image:1744269059100-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//

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[[image:1744269085108-521.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//

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Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :

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* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png||height="35" width="315" class="img-thumbnail"]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png||class="img-thumbnail"]]et [[image:1744269168001-183.png||class="img-thumbnail"]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.

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* [[image:1744269189103-125.png||height="35" width="39" class="img-thumbnail"]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.

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* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png||height="45" width="55" class="img-thumbnail"]])

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* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons [[image:1744269226594-162.png||height="36" width="32" class="img-thumbnail"]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.

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* Retirer un terme sélectionné : un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png||height="35" width="38" class="img-thumbnail"]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.

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* [[image:1744269267092-514.png||height="45" width="70" class="img-thumbnail"]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.

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[[image:1744269338839-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Exemple avec le terme toile //

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Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.

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[[image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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== Retirer les valeurs d'un champ ==

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=== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ===

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Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png||class="img-thumbnail"]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.

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__Exemple pour la table des biens__ :

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[[image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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Résultat : le champ entier a été vidé.

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[[image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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=== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ===

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Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png||class="img-thumbnail"]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png||class="img-thumbnail"]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.

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__Exemple pour la table des biens__ :

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[[image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Exemple de suppression unitaire//

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